Missions de la Direction Administrative et Financière

La direction administrative et financière (DAF) regroupe 5 fonctions supports organisées en trois services pour :

>      Assurer le fonctionnement quotidien de deux EPA

>      Garantir le respect d’un certain nombre d’obligations légales (dont une partie est inhérente au statut d’EPIC à comptabilité publique)

>      Accompagner la croissance de l’activité des deux EPA et le développement de projets innovants.

La DAF assure le suivi et la réalisation d’un certain nombre de fonction support et intervient, sur toutes ces fonctions, avec l’ensemble des directions des établissements.

Le Service Achats assure aux pouvoirs adjudicateurs des deux établissements publics la garantie du respect du code de la Commande Publique et de la règlementation administrative en général.

Au service de l’ensemble des directions, le Service Achats intervient, dans un processus uniformisé, dès la réception du cahier des charges émis par une direction ayant défini un besoin précis, pour ensuite formaliser le DCE, le publier, en assurer l’attribution et procéder aux opérations de notification.

Le service achats participe également au suivi de l’exécution des contrats notifiés en lien avec l’opérationnel et le service financier.

L’activité du service achats consiste à assurer une mission de conseil et d’expertise permanente, en lien avec la règlementation applicable à la commande publique, afin de garantir la sécurité juridique des établissements.

Missions principales du poste

L’assistant(e) juridique marchés publics H/F assure principalement la gestion administrative et juridique des marchés jusqu’à leurs notifications. Il/elle assiste au quotidien la responsable du service achats et intervient en soutien des juristes marchés publics. Enfin, Il/elle promeut une culture achats au sein des établissements et participe à la formalisation des procédures internes du service.

Les tâches confiées sont réparties en deux missions principales

1.     Une mission de gestion administrative et juridique de l’expression du besoin jusqu’à la notification des marchés y compris leurs modifications :

>      Accompagner et conseiller les directions et services sur les bonnes pratiques en matière de commande publique

>      Mise à jour des divers tableaux de suivi (marchés, modifications de marché, prolongation, prévision des marchés)

>      Publication des consultations via la plateforme d’acheteur public

>      Ouverture des plis dématérialisés et rédaction des PV

>      Préparation des comités des marchés (convocation et rédaction des PV) et des comités trimestriels d’exécution budgétaire pour la partie achats

>      Classement et tenue des dossiers en cours de consultation jusqu’à la notification

>      Rédaction et envoi des lettres de déliement et d’attribution des marchés

>      Rédaction de courrier en lien avec une consultation en cours (précisions, régularisations, offre anormalement basse, négociations.) en soutien aux juristes marchés publics

>      Notification des marchés et des modifications de marché (via la plateforme ou lettre AR24)

>      Rédaction des modifications de marché administratives sans incidence financière

>      Suivi des réunions inter-direction en lien avec l’activité du service achats

>      Recensement annuel des marchés pour la Direction des Achats de l’Etat (DAE)

>      Publication des avis d’attribution et des données essentielles

>      Gestion des services faits sur SIFOW du service achats

>      Participer à la rédaction et mise à jour de tout document de procédure interne relatif à l’activité achats ainsi que les modèles type, le cas échéant en lien avec le Pôle Méthode et Qualité

2.     Une mission d’assistanat classique

>      Gestion de l’agenda de la Responsable du service achats

>      Préparation et organisation de réunions (réservation de salle et convocation)

>      Gestion et suivi quotidien de la boîte mail générique du service achats

>      Gestion du courrier du service achats

>      Réception et filtrage des appels téléphoniques

Profil & qualités requises

Profil : Titulaire d’un Bac+2 minimum, type BTS et/ou DUT Carrières Juridiques

Qualités requises : Savoir-faire et savoir-être requis :

>      Connaissances du cadre règlementaire de la commande publique et modalités d’application,

>      Capacité à gérer les priorités et à s’organiser,

>      Esprit logique et qualités orales et rédactionnelles,

>      Sens du service et de la confidentialité,

>      Rigueur, réactivité et souplesse,

>      Autonomie et capacité d’initiatives,

>      Aptitude et goût du travail en équipe,

>      Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Outlook, Power Point…)

Présélection des candidatures (CV +LM) reçues, pour un entretien téléphonique avec le Service des RH
1er entretien en présentiel avec la responsable hiérarchique, présence éventuelle de la RRH