Sous la responsabilité de la direction de Nouvelles Ecritures, et en lien avec l’ensemble de l’équipe de Saint-Ouen et de Montpellier, les missions du / de la responsable administratif et financier sont les suivantes :

Responsable de la tenue régulière des outils de pilotage administratif et financier :

• Tableau mensuel des dépenses

• Versement des factures et justificatifs dans le logiciel comptable

• Rapprochement bancaire

• Tableau de trésorerie mis à jour mensuellement

• Préparation du tableau mensuel de paiements

Gestion des dépenses :

• Centralisation et tri de toutes les factures et notes de frais, dans le cadre d’une comptabilité analytique.

• Réalisation des virements sur validation du tableau mensuel des paiements.

Gestion RH :

• Vérification des bulletins de salaire et transmission aux salariés

• Gestion des entrées et sorties des salariés permanents et intervenants salariés : DPAE, transmission des contrats de travail, information au cabinet social, inscriptions à la médecine du travail, à la mutuelle.

Intégration et suivi des élèves :

• Réalisation d’entretiens administratifs avec les élèves

• Vérification de la complétude des dossiers administratifs d’inscription

• Inscriptions sur les différentes plateformes concernées : plateformes régionales, KAIROS, etc.)

• Suivi des bourses et de leur versement le cas échéant.

Intégration et suivi des intervenants :

• Échanges d’ordre administratif avec les intervenants

• Émission des notes de droits d’auteur le cas échéant

• Réalisation des déclarations nécessaires en cas de salariat

• Récupération et traitement des factures le cas échéant.

Partenaires :

• Mise à jour de l’ensemble des tableaux de rendu de comptes en lien avec les obligations de l’association auprès de ses partenaires publics et privés.

Comptes, bilan, et obligations légales et réglementaires de l’association :

• Bilan et comptes : échanges réguliers avec le cabinet d’expert-comptable et le commissaire aux comptes de la structure, notamment pour la préparation du bilan et des comptes annuels.

• Réalisation d’une veille légale et réglementaire

• Vérification de la conformité de l’association à ses obligations (déclarations AGESSA, BPF, etc.).

Matériel :

• Inventaire

• Prêts aux élèves et à l’équipe, vérification des contrats de prêt et des délais de restitution

• Suivi de la réparation du matériel défectueux

• Achats et commandes de fournitures : gestion des stocks

• Achats et commandes de matériel informatique, de bureau, etc.

Locaux :

• Suivi régulier des prestataires : assurances, vérifications périodiques sécurité incendie et installations électriques, entreprise de ménage, abonnement internet, etc.

• Réparations et déclarations assurantielles diverses.

Contrats :

• Suivi de l’ensemble des contrats liant la structure avec ses différents interlocuteurs.

Participation à la vie de l’école :

• La mise à jour régulière du logiciel de CRM

• Ouverture et fermetures des locaux, en lien avec le reste de l’équipe

Expérience :

· 4 ans d’expérience minimum hors stages.

• Expérience comptabilité et gestion administrative

• Intérêt pour la formation professionnelle et connaissance de la réglementation concernée

• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités publiques et de leurs compétences.

Compétences techniques / Savoir-faire :

• Solide maîtrise des outils informatiques bureautiques

• Autonomie et organisation

• Sens de l’organisation, rigueur et méthode.

Savoir-être :

• Réagir à l’imprévu et aux situations d’urgence

• Mener de front plusieurs activités avec des interlocuteurs multiples, en hiérarchisant les priorités

• Faire preuve de discrétion, de loyauté et de confidentialité des données traitées dans le cadre de sa mission

• Esprit d’équipe.

Conditions :

• Rémunération : à négocier selon expérience

• Date de démarrage : asap

• Le télétravail n’est pas possible, sauf pendant les périodes d’absence des élèves.