Rattachée à la Responsable de l’Organisation Interne, l’assistante apporte un soutien administratif et organisationnel pour garantir la fluidité des activités quotidiennes, la coordination des agences et l’optimisation des moyens généraux.

Missions principales

1. Gestion des moyens généraux

• Gestion des fournitures administratives et de réception interne.

• Suivi des livraisons et relance des fournisseurs.

• Vérification des factures et préparation des validations.

2. Organisation et coordination

• Planification des réunions.

• Réservation des salles et gestion de la logistique (matériel, restauration).

• Préparation des ordres du jour et envoi des convocations.

3. Support administratif

• Prise de notes lors des réunions et rédaction des procès-verbaux.

• Accompagnement de la Responsable de l’Organisation Interne lors des déplacements pour assurer la prise de notes et la préparation des synthèses

• Mise à jour des documents administratifs et des tableaux de suivi après chaque réunion.

• Préparation des supports de présentation et des tableaux de bord.

4. Communication et interface

• Interlocuteur pour les prestataires (maintenance, assurances).

• Centralisation des demandes des agences.

• Diffusion des informations internes.

5. Organisation des événements

• Gestion de la logistique des événements internes (journée du personnel, séminaires).

• Gestion de la logistique des événements externes (AG, CA, séminaires).

• Coordination des prestataires (traiteurs, salles, matériel).

• Préparation des listes de participants et des supports.

6. Gestion administrative

• Assurer la bonne tenue des dossiers administratifs (contrats, assurances, documents institutionnels).

• Préparer et suivre les formalités liées aux réunions stratégiques (convocations, envois, archivage).

• Mettre à jour les bases de données et les fichiers partagés pour garantir la traçabilité.

• Veiller à la conformité des documents et au respect des procédures internes.

• Participation à la gestion du standart

• Gestion du courrier et d’accueil

Des déplacements sont à prévoir régulièrement au niveau national.

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

• Organisation, rigueur, sens du détail.

• Bonne capacité rédactionnelle et relationnelle.

• Discrétion et sens du service.

• Déplacements

• Formation : Bac +2 (type BTS Assistant Manager ou équivalent).

• Expérience : 2 ans minimum dans un poste similaire.

• Qualités : Autonomie, réactivité, esprit d’équipe.

Premier entretien avec la Responsable