Au sein d’un environnement dynamique et international, nous recherchons un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) pour rejoindre notre équipe Office Management et contribuer au bon fonctionnement quotidien de nos services généraux ainsi qu’à la gestion de la flotte automobile du Groupe.

Vous évoluerez dans un rôle clé, au cœur des interactions internes, en binôme avec l’Office Manager et en lien avec de nombreux interlocuteurs (collaborateurs, prestataires, Direction, partenaires externes).

 Principales activités :

 ·       Gérer le parc automobile du Groupe (contribution à l’élaboration et à l’évolution de la Car Policy, gestion des commandes, des livraisons et des restitutions de véhicules, gestion du suivi administratif de la flotte (contrats, assurances, sinistres, entretiens…)

·       Assurer l’accueil physique et téléphonique en binôme avec l’Office Manager

·       Gérer la vie du site (suivi des prestataires de services, gestion et suivi des badges, répondre aux demandes internes des collaborateurs..)

·       Gérer les déplacements et les voyages dans le respect de la politique Voyage de l’entreprise

·       Apporter un support à l’assistante de Direction (participation à l’organisation d’évènements internes en France et à l’International…)

Vos atouts :

Titulaire d’un Bac +2 en Gestion ou Administration des PME ou équivalent, vous  justifiez d’une expérience réussie de 3 à 5 ans minimum en tant qu’Office Manager, idéalement acquise au sein d’un environnement international.

 Vous disposez d’une solide maîtrise des activités liées aux services généraux et idéalement d’une expérience en gestion de flotte automobile.

À ce titre, vous êtes à l’aise avec le suivi administratif, la coordination de prestataires et la gestion opérationnelle quotidienne d’un site.
Votre excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, vous permet d’assurer un suivi rigoureux des données, des coûts et des indicateurs d’activité.

 Compétences Clés :

Doté(e) d’un excellent sens de l’organisation, vous savez gérer des priorités multiples et intervenir efficacement sur des sujets variés. Vous faites preuve de rigueur dans le suivi des dossiers et êtes capable de coordonner plusieurs interlocuteurs internes et externes.
Votre sens du service et votre aisance relationnelle vous permettent de répondre avec pertinence aux besoins des collaborateurs. Vous appréciez les environnements dynamiques nécessitant réactivité, anticipation et polyvalence.

Atout Supplémentaire :

Vous évoluez avec aisance dans un environnement international et êtes capable d’échanger en anglais professionnel, à l’écrit comme à l’oral, avec différents interlocuteurs (collaborateurs, prestataires, partenaires).
Votre capacité d’adaptation vous permet de faire face à des situations variées et parfois imprévues, en proposant des solutions efficaces et pragmatiques.

Qualités Personnelles :

Vous êtes reconnu(e) pour votre fiabilité, votre discrétion et votre sens des responsabilités. Proactif(ve), vous n’hésitez pas à prendre des initiatives pour améliorer les process et le fonctionnement quotidien.
Votre esprit d’équipe, votre sens du service et votre engagement contribuent à instaurer un climat de confiance avec vos interlocuteurs.
Enfin, votre dynamisme et votre polyvalence vous permettent de vous investir pleinement dans un rôle central au sein de l’entreprise.