Le titulaire du poste assure des missions de secrétariat et d'assistance administrative pour les personnes rattachées à l'échelon central du département des cellules Projet et Sûreté (BQSE), soit environ 30 personnes.

À ce titre, vos missions sont les suivantes :

1. Vous assurez la responsabilité du secrétariat et êtes en particulier chargé.e du secrétariat classique (mise en forme et saisie de documents, gestion du courrier, etc.).

2. Vous réalisez l'archivage de documents, y compris informatiques, dans le respect des règles de conservation et de protection de l'information.

3. Vous assurez le suivi administratif du personnel (habilitations, fiches de poste et nuisances, visites médicales, etc.).

4. Vous organisez les déplacements des personnes.

5. Vous prenez et organisez les rendez-vous et les réunions, et assurez l'accueil des visiteurs (gestion des accès).

6. Vous êtes en charge de la réalisation, du suivi et de la réception des commandes, et vous assurez la gestion du stock de fournitures administratives ou autres produits nécessaires au fonctionnement du département.

7. Vous assurez la préparation des supports de réunions et des supports de communication.

8. Vous assurez la gestion de la logistique des bureaux (mouvements de bureaux, etc.) ainsi que la gestion des véhicules de service.

9. Vous assurez également la fonction de correspondant.e formation (formations obligatoires) et êtes en charge de la préparation et du suivi de ce plan de formation.

10. Vous assurez également la fonction de correspondant.e communication.

11. Vous participez à l'amélioration du processus administratif.
Votre environnement de travail :

Rattaché.e à la direction de l'unité, vous travaillez au coeur des équipes UADF.

PARLONS DE VOUS !

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 dans le domaine du secrétariat, de l'assistance administrative ou de la gestion (type BTS SAM, BTS GPME, DUT GEA ou équivalent).

Vous disposez de 6 à 10 ans d'expérience sur un poste similaire.

Ce poste nécessite une expérience confirmée en secrétariat ou en assistance administrative. Il n'est donc pas adapté aux débutants.

Vous êtes rigoureux.se et vous savez réaliser vos missions en respectant les procédures administratives adéquates.

Autonome, organisé.e et discret.e, vous savez prioriser vos missions et garder pour vous les informations confidentielles qui vous seront confiées.

Vous avez un très bon relationnel, vous savez travailler en équipe et écouter vos collaborateurs ainsi que vos interlocuteurs.

Vous excellez dans votre communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.

Vous savez faire preuve d'initiative et mettre à profit vos compétences informatiques au service de l'optimisation des processus administratifs.