Office Manager (H/F/X)

Comet c’est un nouveau concept de lieux de réunion et séminaire (les “meeting spaces”) fondé en 2016 par Victor, Maxime et Nicholas, trois entrepreneurs soutenus par des Business Angels issus de start-ups de la French Tech. Ils ont croisé leurs cultures de l’innovation et de la collaboration pour inventer la réunion et le séminaire de demain, accessibles au plus grand nombre. Car chez Comet, ils pensent que la réunion est devenue un moment clé de l’entreprise pour collaborer sur des sujets de fond, stimuler la créativité des collaborateurs et développer la cohésion.

En bref, Comet, ce sont des lieux atypiques au cœur des quartiers d’affaires Parisiens : Ternes, Places des Victoires, Étoile, Bourse et La Défense, mais aussi à Bruxelles et bientôt Espagne avec l’ouverture d’un site magnifique à Madrid ! 
Des espaces adaptés aux nouveaux modes de travail, tournés vers la productivité, la créativité et le bien-être et qui font vivre aux participants une expérience unique !

L’équipe Comet, aujourd’hui composée de 120 collaborateurs, s’organise autour de 5 principaux pôles :

• Opérations & Sales : les commerciaux (a.k.a “Meeting Scientists”) accompagnent les clients dans l’organisation de leur réunion ou séminaire, en collaboration avec les équipes opérationnelles qui veillent au respect de la promesse de l’expérience Comet
• Immobilier & Développement : en véritables chefs de projets, ils développent le parc de lieux et animent la marque en construisant chaque jour l’image de Comet
• Digital & Finance : toujours en veille sur les dernières technologies, ils améliorent au quotidien les outils back-office/front-office pour satisfaire collaborateurs et clients
• Tech & Produit : parce qu’on développe une appli’ dingue pour nos utilisateurs de Comet Hospitality
• Wellness : garants du bien-être au travail, les Chief Wellness Officers transmettent leurs conseils de relaxation et de concentration pour permettre aux participants de tirer le meilleur de leur journée chez Comet.

Après une levée de fonds de plus de 30 millions en septembre 2020, l’internationalisation et le développement de Comet sont les beaux challenges du moment.

Ce poste est à fort enjeu : il s’agit de diffuser, dans le lieu sur lequel vous serez, notre identité, notre culture et notre savoir-faire. Vous serez le premier contact avec nos résident.e.s et leurs visiteurs. C’est un poste qui est multi-casquette, avec pour enjeu principal de faire vivre à nos clients la meilleure expérience utilisateurs possible sur leur lieu de travail.
De l’accueil client, à la logistique,en passant par la restauration et la technique,ce poste est au cœur de l’action !
Vous pourrez compter sur une équipe avec vous pour vous accompagner sur tous les sujets (technique, entretien,…)

-Gestion quotidienne, office management :

• Accueil des résidents et des clients externes
• tours réguliers du site pour s’assurer que nos standards COMET sont respectés
• S’assurer de la bonne tenue des lieux (contact régulier avec le personnel d’entretien)
• Point de contact pour toutes les questions du quotidien pour les résidents
• Gestion opérationnelle des événements de restauration (petit-déjeuner / snacking / afterwork)
• Ouverture et la fermeture du lieu (9h-18h)

-Gestion administrative :

• Suivi des arrivées et de l’installation de nos nouveaux résidents
• Suivi des colis et livraisons (résidents et COMET)
• Gestion des fournitures : Suivi de la bonne tenue des machines à café et suivi de l’approvisionnement du thé / café et autres éléments à disposition de nos résidents
• Suivi de la papeterie mise à disposition en salle de réunion

-Enfin, nous attendons que vous soyez force de proposition pour améliorer nos espaces, nos process et ainsi faciliter le quotidien de nos résidents.

Vous l’aurez compris : vous serez au cœur du réacteur et participerez activement à l’envolée de notre navette !

Vous êtes la personne qu’il nous faut si :

💥 Vous êtes énergique, enthousiaste, gai.e et curieux.se
👨‍🎓👩‍🎓 Pas vraiment besoin de diplôme spécifique pour faire de vous LA bonne personne.
🎯 Vous êtes polyvalent.e
🌈 Vous aimez le contact et vous aimez gérer les demandes multiples
💪 Vous avez un grand sens du relationnel
🚀 Vous êtes très organisé(e), pointilleux.se et capable de prioriser les demandes.
🏅 Vous maîtrisez l’anglais
😍 Une première expérience dans l’hospitality est un plus

• Echange téléphonique avec Constance, notre Chargée de Recrutement
• Entretien avec Aurélie, notre Responsable des Opérations
• Rencontre avec Julie, la Responsable du Site qui serait votre Manager directe