Missions

L’adjoint(e) au (à la) chef(fe) de service est placé(e) sous l’autorité du (de la) chef(fe) du service des produits et projets informatiques.

Il/elle coordonne et pilote les projets stratégiques du service, organise et supervise les activités de maintien en condition opérationnelle (MCO) des applications informatiques, encadre les chefs de projets et porte les décisions de la direction auprès de l’équipe.

Il/elle assure le pilotage du budget annuel, la bonne exécution des marchés publics et la gestion de la relation fournisseur. Il/elle réalise un reporting régulier au chef de service et rend compte des difficultés et arbitrages à réaliser.

 Activités

Coordination et pilotage des projets
· Coordonner et piloter les projets stratégiques du service (ex : programme MesAides en mode agile SCRUM).
· Porter les enjeux et la vision des programmes (fonctionnelle et technique).
· Garantir la feuille de route, la qualité et le respect du budget des projets.
· Coordonner les parties prenantes métiers, techniques, Product Owners et recette applicative.
· Participer aux instances opérationnelles des programmes.
· Réaliser un reporting hebdomadaire de l’avancée, des difficultés et des arbitrages avec le chef de service.

Organisation et supervision des activités
· Organiser le travail de l’équipe selon les priorités définies.
· Superviser l’avancée des autres projets et du MCO.
· Veiller au respect des procédures de conduite de projets et de reporting par les chefs de projets.
· Remonter les risques et arbitrages au chef de service.
· Participer à l’administration du SI dans son périmètre (référentiels, règles, méthodologies, outils).
· Veiller au respect des consignes de sécurité des projets informatiques.

Pilotage des marchés et du budget
· Participer à la définition de la politique d’externalisation des prestations informatiques.
· Gérer la relation avec les fournisseurs.
· Participer à la rédaction des marchés publics.
· Participer à l’analyse des offres techniques et à l’attribution des marchés.
· Piloter le budget annuel alloué au service.
· Réaliser le reporting attendu par la direction financière et juridique.
· Valider les devis, commandes, PV et factures.

Coordination et transversalité

· Faire circuler l’information au sein de l’équipe.

· Animer des réunions d’équipe.

· Élaborer et/ou mettre à jour des documents de référence.

· Assurer une veille documentaire, réglementaire et technologique.

· Participer à des réunions internes et apporter une contribution technique dans sa spécialité.

Relations extérieures

 · Assurer les relations et le dialogue avec les institutions, partenaires et prestataires.

· Représenter l’établissement auprès d’instances et de manifestations, et apporter une expertise dans sa spécialité.

COTATION DU POSTE: C1

Encadrement de proximité

· Encadrer fonctionnellement et hiérarchiquement une équipe ou une unité organisationnelle.

· Contribuer à la définition et à la réalisation des objectifs du service.

· Planifier les tâches et s’assurer de la qualité des services effectués.

· Répartir les activités entre les agents, transmettre les instructions et veiller à leur application.

· Evaluer les agents sous sa responsabilité et accompagner les nouveaux arrivants.

· Contribuer au développement professionnel des agents et à l’amélioration des pratiques.

Connaissances

·        Environnement professionnel du secteur informatique et des projets.

·        Environnement administratif et institutionnel.

·        Techniques d’animation et d’encadrement d’équipe

·        Code des marchés publics si possible

Savoir-faire

·        Analyse de contexte et de problématique.

·        Synthèse et rédaction de documents techniques ou administratifs.

·        Arbitrage et prise de décision.

·        Conduite de projet et conduite du changement.

·        Animation de réunions.

Savoir-faire relationnel

·        Sens des relations humaines, écoute, diplomatie.

·        Pédagogie, adaptation.

·        Animation de réseau, prise de parole en public, négociation.

Compétences d’encadrement

·        Animation, motivation et implication de l’équipe

·        Organisation, planification et suivi

·        Conduite du changement

·        Capacité à définir, fixer un objectif et évaluation

·        Capacité à arbitrer et à prendre des décisions

·        Savoir déléguer

·        Savoir animer une réunion

·        Gestion des conflits

Etudes
·        Formation supérieure (Bac +3 minimum, idéalement dans le domaine informatique).