Missions principales (80 % du temps) :

Gestion de la facturation client :

• Référencement chez les clients ;

• Vérification des informations nécessaires à la facturation en lien avec l’équipe Sales (entité juridique, bons de commande ou contrats, conditions de paiement, contacts clients, etc.) ;

• Préparation et envoi des factures d’acompte via l’outil Odoo ;

• Élaboration et émission des avoirs ou refacturations le cas échéant, avec communication au client ;

• En collaboration avec l’équipe Opérations, préparation et envoi des factures liées aux jalons du projet jusqu’à leur clôture.

Coordination interne et relation client :

• Organisation et animation de réunions régulières avec les équipes Sales (pour les acomptes) et Opérations (pour les jalons suivants) afin de fluidifier la communication et garantir une facturation régulière ;

• Suivi actif de la relation client pour tout ce qui concerne les aspects administratifs de la facturation (référencements chez les clients).

Suivi des paiements & relances :

• Suivi des paiements clients via l’outil Pennylane ;

• Gestion hebdomadaire des relances clients (via Pennylane et Odoo) ;

• Suivi de la balance âgée clients et propositions d’actions.

Clôture mensuelle & reporting

• En fin de mois, préparation du suivi des missions travaux (factures clients et fournisseurs) en lien avec les chargé·es de projets travaux ;

• Transmission aux cabinets comptables des éléments nécessaires à la clôture mensuelle ;

• Suivi de la rentabilité financière des projets (temps passé par les équipes, éventuelle sous-traitance, déplacements, etc.) : vérification de l’exactitude des informations, identification des potentielles anomalies, corrections si nécessaires et analyses (tendances, écarts, rentabilités par type de mission ou par équipe, etc.) ;

• Réalisation ponctuelle d’analyses et de tableaux de bord complémentaires.

Amélioration continue :

• Vérification et nettoyage des données dans Odoo ;

• Contribution active à l’optimisation des processus ADV internes.

Missions annexes (20 % du temps) :

Dans un contexte de forte croissance, le·la Chargé·e ADV pourra être amené·e à participer à d’autres projets transverses ou à des missions administratives ponctuelles, selon ses appétences et les besoins de l’équipe.

• Formation : Bac +3 à Bac +5 en gestion, comptabilité, administration, finance ou équivalent ;

• Expérience : 2 à 3 ans d’expérience minimum sur un poste similaire (ADV, admin, comptabilité) ;

• Contexte international : à l’aise dans un environnement en croissance rapide, avec des interlocuteurs européens.

Compétences requises

• Rigueur et organisation : grande attention aux détails, fiabilité, respect des délais ;

• Esprit d’analyse : capacité à détecter les anomalies et à proposer des améliorations ;

• Communication : aisance dans les échanges internes (Sales, Opérations) comme externes (clients) ;

• Autonomie et proactivité : gestion autonome des missions et force de proposition ;

• Maîtrise des outils : Odoo, Pennylane, Notion et Excel ;

• Langues : Anglais professionnel indispensable.

• Premier échange RH de 30 minutes ;  

• Entretien avec la Responsable Administratif et Financier ;

• Rencontre avec le Directeur Général et/ou le Directeur des Opérations.