Le Terrass’ Hotel recherche actuellement Un(e) stagiaire assistant(e) commercial(e) séminaires et Groupes !

Vos missions

📞 1. Réception et traitement des demandes

• Réception des demandes de prestations événementielles (séminaires, réunions, cocktails, etc.) par téléphone et par mail ;

• Analyse des besoins du client (nombre de participants, format, restauration, matériel, hébergement, etc.) ;

• Vérification des disponibilités (salles, chambres, équipements) dans notre PMS MEWS ;

• Orientation et conseil sur les offres proposées par l’établissement.

📄 2. Élaboration des propositions commerciales

• Rédaction de propositions commerciales sur mesure, en adéquation avec les besoins et le budget du client ;

• Mise en page soignée des offres selon la charte de l’établissement ;

• Suivi de l’envoi des propositions et réponse dans les délais impartis ;

• Adaptation des offres selon les retours ou nouvelles demandes du client.

💻 3. Saisie et suivi des dossiers

• Création et gestion des dossiers de réservation ;

• Mise à jour régulière des informations : coordonnées clients, prestations réservées, horaires, nombre de participants, etc.

✅ 4. Finalisation des dossiers événementiels

• Vérification de la conformité des prestations confirmées ;

• Suivi de la signature des devis et du versement d’acomptes si nécessaire ;

• Rédaction et diffusion des feuilles de fonction à destination des services internes (restauration, réception, housekeeping, technique…) ;

• Préparation des éléments nécessaires à la bonne tenue de l’événement (badges, affichage, signalétique, supports clients, etc.).

🔄 5. Coordination interne et suivi opérationnel

• Assurer une bonne communication entre les différents départements impliqués dans l’événement ;

• Suivi de la mise en place le jour J si besoin, en lien avec le Responsable Événementiel ;

• Être en appui pour répondre aux imprévus ou demandes de dernière minute ;

• Garantir la satisfaction client tout au long du processus.

🔔 6. Relances et gestion administrative des dossiers

• Relancer les clients n’ayant pas confirmé leur demande dans les délais ;

• Vérification du respect des échéances (retour des feuilles de fonction signées, réception des paiements, etc.) ;

• Archivage et classement des dossiers après l’événement ;

• Participation à l’analyse post-événement (retours client, amélioration continue).

• Formation en événementiel, hôtellerie ou commerce

• Excellent sens de l’organisation et du service client

• Aisance orale et rédactionnelle

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

• Une première expérience dans l’hôtellerie ou l’événementiel est un plus

• Nous vous proposons

  • Un stage rémunéré

  • 39h/semaine (lundi au vendredi)

  • Une équipe conviviale et enthousiaste

  • Un challenge dans un secteur d’activité stimulant

  • Des locaux en plein cœur de Montmartre à Paris

Le challenge vous tente ?

Envoyez votre CV + lettre de motivation à :

Léo RISBET, responsable évènementiel : seminaire@terrass-hotel.com