En tant qu'assistante de direction de l’Audit Interne d’AXA France & Région France, votre mission consiste à assurer des fonctions administratives clés pour la Direction, tout en accompagnant les 6 directeurs d’Audit dont le Directeur d’Audit AXA France et Région France.

A ce titre, Vous assurez les missions principales suivantes:

1.            Administration de la Direction de l’Audit :

Vous êtes le point de contact principal sur l’administration de la Direction. En particulier vous assurez l’accueil des nouveaux entrants (gestion casiers, badges au kiosque),  la création de la fiche du nouvel arrivant,

Vous assurez l’alimentation et mise à jour dans les outils (liée aux départs et aux arrivées). Vous tenez à jour les organigrammes.

Vous soutenez l’organisation logistique des évènements de la vie de la Direction de l’Audit  (ex les plénières, les comités de direction offsites ) incluant la planification, la réservation d’espaces, la coordination du cadre de vie, la commande de la restauration, la préparation des supports de présentation, …. Vous êtes force de proposition dans les activités ou évènements. Vous administrez pour cela la boite mail de service Audit Club de la Direction.

Vous validez des factures et les notes de frais en délégation de la Directrice de l’Audit .

Vous organisez les déplacements (vols, trains, hôtels, etc.) des auditeurs dans le cadre de leurs missions d’audit.

Vous contribuez avec le Practice Management et le Contrôle de Gestion à l’élaboration du budget annuel (évaluation du coût des déplacements et de l’impact Carbone liés au plan d’Audit ), au suivi du budget annuel de la Direction (participation aux réunions mensuelles de suivi,, maintien du fichier excel).

2.            Assistanat de la Direction de l’Audit :

Vous gérez les agendas des Directeurs en fonction des priorités et évolutions ;

Vous participez à l’organisation du plan d’Audit en organisant les rendez-vous liés au planning des missions de la Région France (réunions de debrief, réunions de relecture de rapport avec les membres du COMEX et les directeurs d’Audit ; ~60 missions par an) ainsi que les réunions d’échange dans le cadre l’évaluation annuelle des risques et la gestion des agendas des comités d’audit (7 entités juridiques).

Vous maintenez le tableau de suivi des comités d’Audit en fonction des planifications de la Direction Juridique, incluant les 1/1 de préparation avec les présidents des comités d’audit (administrateurs externes).

Vous participez, à l’organisation des comités de Direction en veillant à la cohérence des ordres du jour et en organisant la participation des intervenants extérieurs.

Expérience confirmée sur des missions similaires.

• Avoir une bonne capacité à travailler en équipe, un sens de l’organisation et de l’anticipation (capacité à gérer plusieurs dossiers, agendas et priorités avec précision) et volonté d’apprendre
• Avoir d’excellentes qualités relationnelles, être orienté(e) solutions et faire preuve de proactivité et d’esprit d’initiatives,
• Avoir une bonne sensibilité en matière de discrétion et de confidentialité,
• Avoir d’excellentes compétences en communication : maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit, pour échanger efficacement avec différents interlocuteurs.
• Pratique d’un anglais professionnel de bon niveau à l'oral comme à l'écrit, notamment dans le cadre des échanges avec AXA Partners et le Groupe,
• Maîtriser les outils bureautiques classiques (Word, Excel, PowerPoint), et éventuellement des logiciels spécifiques à l’audit ou à la gestion budgétaire,