Dans le cadre du développement des activités digitales au sein de la Business Unit Digital Transformation Services sous la responsabilité de Carole, notre responsable d’activité. Nous recherchons un(e) consultant(e) en appui documentaire pour accompagner des projets industriels internationaux. Dans le cadre du développement des activités digitales au sein de la Business Unit Digital Transformation Services sous la responsabilité de Carole, notre responsable d’activité. Nous recherchons un(e) consultant(e) en appui documentaire pour accompagner des projets industriels internationaux.

Missions

1. Appui à la gestion documentaire courante

Intervention sur les outils de gestion documentaire (ECM, PLM Teamcenter, Easydoc, moteur de recherche documentaire) :

• Répondre aux questions des équipes projet concernant la documentation :
  • Fourniture de numéros de canal
  • Identification et mise à disposition des canevas adaptés
  • Mise à jour des supports pédagogiques (formation nouveaux arrivants, fiches métier, etc.)
• Assistance ECM :
  • Contrôle qualité des documents produits par rapport au référentiel projet
  • Reprise de forme documentaire si nécessaire (marquage documentaire, mise en conformité)
  • Enregistrement et archivage de notes techniques
• Appui à l’utilisation de l’outil PLM Teamcenter dans le cadre de la surveillance documentaire des fournisseurs.
• Support à la création de fiches d’observation :
  • Création de la FID
  • Attribution du numéro de canal
  • Création de la fiche d’observation
  • Intégration des éléments techniques
  • Lancement du workflow d’approbation ECM
• Support à la création de documents de correspondance :
  • Création de la FID
  • Attribution du numéro de canal
  • Création du courrier
  • Intégration des éléments techniques
  • Lancement du workflow d’approbation ECM
• Appui à la recherche documentaire via les outils dédiés.

2. Gestion de la diffusion documentaire

Gestion des livrables via le PLM et mise à disposition des documents :

• Création, mise à jour et suppression des placeholders de livrables
• Réalisation des envois de livrables après contrôle qualité
• Collecte des Review Codes issus des activités de surveillance documentaire
• Mise en cohérence du SharePoint projet avec le cycle documentaire :
  • Références
  • Dates d’envoi
  • Statuts documentaires
  • Review codes
• Transmission des documents pour enregistrement ou diffusion documentaire
• Gestion des documents soumis à export control via les outils dédiés
• Envoi des livrables pour diffusion après contrôle qualité
• Collecte des retours de surveillance documentaire associés aux livrables

3. Gestion des accès et comptes utilisateurs (PLM Teamcenter)

• Accompagnement à la création des comptes utilisateurs
• Modification des rôles et des accès utilisateurs
• Déblocage et récupération des mots de passe
• Suppression des comptes lors des départs
• Adaptation des modes opératoires en fonction des évolutions de l’outil

4. Autres activités d’appui

• Prise en charge des demandes de traduction (réalisation effectuée par un prestataire dédié)
• Mise à jour des pages et composants SharePoint liés à la gestion documentaire et au référentiel projet
• Production et mise à jour de fiches pratiques d’accompagnement métier pour la production documentaire et les processus associés

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Vos atouts et les conditions de réussite :

• Suivi hebdomadaire des activités, de la charge, remontées des alertes aux bons interlocuteurs
• Suivi des indicateurs de performance (KPI)
• Gestion du planning pour assurer une continuité de service sur chacune des activités de la cellule documentaire
• Planification, préparation du support, et animation des COPIL bimestriel, rédaction et envoi du CR
• Planification, préparation du support et animation du COSTRAT annuel, rédaction et envoi du CR
• Envoi du rapport d’activité et du bon de livraison
• Gestion de l’organisation de la cellule, de la répartition des activités, et suivi de l’interopérabilité des ressources
• Autonome, proactif
• Vous maîtrisez idéalement l’anglais à l’oral et à l’écrit.

Informations supplémentaires

Nous nous engageons au respect de l’égalité de traitement entre les candidats, et célébrons toutes les formes de diversité. Chez Assystem, seules les compétences comptent ! Si vous souhaitez porter à la connaissance d’Assystem une quelconque situation ou des besoins spécifiques, n’hésitez pas vous serez accompagné(e) !