Le Rôle :

L'équipe Communication est basée à Paris et se compose de 16 personnes réparties entre les pôles Presse, Contenu, Digital, Evénements et Marque.

Le pôle Events, constitué de 6 personnes, est responsable de la conception, de la planification et de la mise en œuvre de tous les événements organisés par Ardian, en veillant à leur qualité et à leur cohérence avec l'image et les objectifs de l'entreprise.

Au sein d'Ardian, le pôle Events organise une grande diversité de formats : événements clients, séminaires internes, conférences, ainsi que notre assemblée générale annuelle, qui réunit chaque année près de 500 participants dans une grande ville européenne.

Dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons un(e) professionnel(le) motivé(e) pour renforcer notre équipe événementielle dynamique et contribuer à la réussite de nos projets ambitieux.

Rattaché à la Senior Events manager, le ou la candidate rejoindra une équipe soudée et collaborative, où créativité, rigueur et sens du service sont au cœur de chaque mission.

Les principales missions seront :

1. Préparation et planification

• Rédiger les documents préparatoires : briefs, propositions, repérages, comptes rendus.
• Concevoir les cahiers des charges, rétroplannings, feuilles de services, trombinoscopes et autres outils nécessaires à la bonne réalisation de l'événement.
• Élaborer et suivre les budgets, intégrer les factures dans l'outil Yooz.
• Organiser les réunions de suivi de projets.

2. Coordination logistique et prestataires

• Participer à l'identification, comparaison et négociation avec les prestataires, lieux et fournisseurs.
• Coordonner les prestataires et opérations de production avant, pendant et après l'événement.
• Aider à la supervision sur site : montage, répétitions, tests techniques, sécurité, accueil, restauration, plan de table, respect des contrats.

3. Gestion des participants et communication

• Créer et gérer les invitations, inscriptions, mini-sites et supports visuels.
• Paramétrage des plateformes et forms.
• Mettre à jour et suivre la base de données Evenium, et réaliser l'extraction et la mise en page des listes.
• Organiser les transferts, hébergements et réserver les salles de réunion avec les prestataires, lieux ou agences.
• Assurer le respect des normes RGPD et droit à l'image.

4. Amélioration continue

• Contribuer à l'amélioration des processus et outils IT.
• Mettre à jour les documents de suivi (site web, fichiers Excel, listings), plateforme de reporting et tableau de suivi des événements.

5. Administration et support interne

• Produire les documents de présentation avant, pendant et après l'événement.
• Gérer et classer les boîtes e-mails dédiées aux événements.

• Les formats d'événements sont variés et nous recherchons un soutien sur l'organisation des événements internes, tels que :

• Séminaires internes (50 à 150 personnes) en France ou à l'étranger
• Noël des Enfants
• Webinars et conférences
• Autres événements internes divers
• Événements organisés par la Fondation, l'Ardian Women et le CSE

Et sur les événements clients, tels que :

• Divers événements clients
• Coordination de l'agence pour l'organisation des assemblés générales digitales (3 à 7 réunions par an en format webinar)
• Aide à l'organisation des assemblées générales (gestion de participants, support logistique global)

Qualités requises

• Opérationnel et polyvalent
• Rigueur et précision
• Sens du service et dynamisme
• Bonne gestion des imprévus
• Excellent relationnel et esprit d'équipe
• Organisation et gestion des priorités
• Flexibilité & disponibilité
• Respect de la confidentialité (Evénements haut de gamme)
• Quelques déplacements à prévoir

Profil

Expérience préalable de 1-2 ans minimum au sein d'une agence ou d'une entreprise.

Langues : anglais courant (oral/écrit)

Informatique :

• Maîtrise de Word, Power Point, Excel, pack Office 365
• L'appétence pour l'IT et la technique audiovisuelle est un plus
• La connaissance d'Evenium et/ou FileMaker est un plus

Modalités du poste

Le poste est à pourvoir dès que possible.

Le poste est localisé à Paris (9 Place Vendôme 75001)

Avantages : Ticket restaurant, +60% du passe Navigo pris en charge, participation employeur à la mutuelle, CSE, Convention Assurance