Directement en lien avec le fondateur et l’associé de l’agence, vous serez amené(e) quotidiennement à naviguer entre de multiples sujets tout aussi divers les uns que les autres : les ressources humaines, la finance ainsi que l’office management.

Vous comprenez et partagez la devise : “il n’y a jamais de problèmes, uniquement des solutions !”

RESSOURCES HUMAINES (40%) :

• Recrutement : vous rédigez et publiez les fiches de postes, vous participez à la sélection des CV directement avec les managers et organisez les premiers entretiens. Puis, en lien avec notre cabinet RH, vous éditez les différents documents de la vie d’un collaborateur et intermittents ( promesse d’embauche, contrat, avenant, DPAE, justificatifs, contrat d’alternance (OPCO)… ). Vous gérez également les visites médicales et obligations employeur

• Contact privilégié des collaborateurs : vous répondez aux diverses questions du quotidien ( renseignements rh, mutuelle, contrats, paies, congés, absences… ) et développez la culture d’entreprise

• Paies : en lien avec le cabinet RH, vous tenez à jour un rapport mensuel des différents éléments de paie (EVP) des collaborateurs ( congés, remboursement navigo, mutuelle… ) et effectuez le rechargement mensuel des cartes swile

• Entretiens annuels : vous organisez et pilotez les entretiens annuels avec les différents managers ( documents, réunions… )

• Onboarding & Offboarding : vous préparez le welcome kit des collaborateurs entrants ( ordinateurs, badge, carte swile, réunion d’onboarding, réunions avec les managers… ) et organisez les offboardings des collaborateurs sortants

FINANCES (30%) :

• Stratégie financière : avec les associés, vous formalisez le BP annuel et des hypothèses business par la création et et le suivi des budgets dédiés (Office, Facility, Happiness Management, Frais généraux, RH… ) tout en participant à la mise en place d’une politique des dépenses internes

• Pilotage financier : vous éditez, suivez et effectuez les relances des factures clients, tout en tenant à jour le suivi financier quotidien ( revenus et dépenses ) ainsi que les NDF des collaborateurs. Vous réalisez également les paiements fournisseurs ( freelance, bureaux, informatique, événementiel.. )

• Comptabilité : en lien avec notre cabinet comptable, vous leur faites parvenir mensuellement les différentes pièces comptables ( factures fournisseurs, clients, NDF, CB… )

• Clôture annuelle : vous êtes le responsable de la clôture annuelle (GL Clients & fournisseurs) et vous gérez les neutralisations annuelles

OFFICE MANAGEMENT (20%) :

• Services généraux : en contact direct avec notre bailleur, vous gérez nos prestataires, négociez les contrats ( ménage, vitrier, informatique, techniciens… ) et gérez les aléas ( fuite, chauffage/clim… )

• Parc informatique : vous tenez à jour le parc informatique et les abonnements des différents logiciels utilisés ( Suite Adobe, Gsuite, Pack Office, Slack… ) et êtes le référent des problèmes d’IT

• Accueil : vous accueillez les différents visiteurs et clients, réceptionnez les colis et livraisons

• Gestion quotidienne : vous réapprovisionnez les fournitures du quotidien ( encre, papier imprimantes… ) et effectuez des rondes quotidiennes pour vous assurer de l’état général des locaux et des stocks

HAPPINESS MANAGEMENT (10%) :

• Événementiel : vous organisez et pilotez les évènements d’agence ( petit-déjeuner, apéro, séminaire… ) et dynamisez les canaux slack en animations et annonces

• Réapprovisionnement quotidien : vous gérez les stocks et réapprovisionnez la cuisine en boissons et snacks ( café/thé, céréales, fruits, bonbons… )

Après une première expérience dans le domaine de l’assistanat de direction, office manager, vous êtes familier avec les points ci-dessous :

• Les règlementations et obligations des employeurs en matière de Ressources Humaines

• Les bases de la finance en entreprise et la gestion des flux financiers

Par ailleurs :

• Vous êtes rigoureux(euse), organisé(e) et fiable

• Vous faites preuve d’initiative, d’adaptabilité et de flexibilité pour parer aux éventuels imprévus pouvant survenir chaque jour

• Vous connaissez et/ou comprenez le système comptable et financier d’une entreprise et vous savez travailler avec un ERP

• Vous maîtrisez le Pack Office, GSuite, Slack, Notion/Trello, les produits Apple (Macbook, iMac, etc..)

• Excellentes compétences orales et écrites

• Vous êtes souriant(e) et de bonne humeur chaque jour

• Vous aimez rendre service : l’office management est un état d’esprit

• Entretien en visioconférence de 30min avec l’un des associés

• Entretien en présentiel à l’agence avec le fondateur de l’agence