💖 La perle que l’on cherche

Tu es le pilier administratif de l’entreprise : aux côtés de la Responsable Administrative (manager du poste), tu contribues directement à la structuration et à la fiabilité des process internes et clients.

📋 Description du poste et responsabilités

Tes missions se focaliseront en particulier sur le cycle client (de la commande à l’encaissement), ainsi que sur le support administratif général aux équipes commerciales, RH et Direction.

Voici une liste des principales missions attendues :

• Assurer la gestion administrative du cycle client, avec un focus sur la facturation : devis, émission des factures, suivi des échéances, relances et gestion des impayés

• Gérer la partie administrative des appels d’offres (constitution des dossiers, collecte des pièces, organisation et suivi des dépôts)

• Être l’interlocuteur·rice privilégié·e des clients sur les sujets administratifs et commerciaux, et assurer l’accueil (téléphone et e-mails)

• Contribuer à la mise en œuvre, à la bonne application et à l’amélioration continue des process administratifs

• Saisir, mettre à jour et fiabiliser les données administratives dans les outils internes (par exemple : tenue à jour des documents légaux fréquemment demandés pour les démarches commerciales et administratives)

• Suivre les demandes internes courantes (fournitures, équipements, besoins ponctuels) et les achats associés

• Participer à la gestion opérationnelle du quotidien du bureau (suivi logistique, organisation et coordination lors d’événements, …)

• Apporter un support ponctuel à l’équipe Ressources Humaines (gestion administrative et contractuelle, volet réglementaire, …)

• Tu as une première expérience réussie dans un rôle administratif ou de support

• Tu es rigoureux·se, organisé·e et fiable, avec le sens du détail

• Tu sais prioriser et gérer plusieurs sujets en parallèle

• Tu as un fort sens du service et un bon relationnel client

• Tu es à l’aise avec les outils numériques et les environnements collaboratifs (expériences recherchées notamment : utilisation de logiciels de facturation ou de comptabilité, travail avec des outils collaboratifs comme le suite Google ou Notion)

• Tu es à l’aise avec les chiffres (facturation, suivi, tableaux de bord)

• Tu fais preuve de proactivité, d’autonomie et d’un bon esprit d’équipe

• Tu communiques clairement, à l’écrit comme à l’oral

• Prise de contact téléphonique ou visio

• Entretiens avec manager & RH

• Exercice pratique

• Entretien avec l’un des cofondateurs d’Aktio (N+2)