Tu seras rattaché.e à Armand, notre Head of Operations et auras 4 principales missions :

A. Gestion de la facturation clients/fournisseurs (avec Pennylane)

• Gestion de la facturation client : création et envoi des factures, relances

• Gestion de la facturation fournisseurs : paiement des factures fournisseurs à échéance et sur validation d’Aurore et Armand

• Tracking des paiements clients et fournisseurs

• Comptabilité analytique par projet

• Gestion de l’interface avec le service comptable Pennylane

• Mise en place de process pour envoi des factures, délais de paiement, adresse de fac, process de relance, informations clients

B. Gestion des sujets RH

• Validation des bulletins de salaire et mise en paie (via Elysa Paie)

• Etablissement du contrat de travail et démarches administratives associées pour tout recrutement en collaboration avec Elysa Paie

• Inscription à la mutuelle et à la prévoyance et médecine du travail

• Réception et suivi des candidatures lors des recrutements

• Onboarding de tout nouveau collaborateur et offboarding

C. Gestion administrative

• Gestion des bureaux

• Gestion du matériel informatique

• Gestion et commandes de fournitures internes et externes (ex. goodies pour événement)

• Gestion des abonnements divers (SaaS, abonnements, etc.)

• Réservation hôtels et billets train / avion pour l’équipe

• Gestion des identifiants via un outils SSO

• Assurances RC et MRE

D. Logistique

• Réservation des lieux événementiels

• Expériences : 4 à 5 minimum en tant qu’Office Manager

• Etudes niveau BTS / Licence

• Mindset entrepreneurial : tu es autonome, force de proposition et tu n’as pas peur de mettre les mains dans le cambouis

• Organisation : tu aimes optimiser ton travail pour être efficient

• Très bon sens du relationnel : tu communiques de façon claire, directe et précise

• Esprit analytique : tu aimes analyser les résultats pour améliorer notre fonctionnement

• Tu maîtrises sur le bout des doigts le Pack Office

• Tu es un adepte de la culture de la transparence et du « feedback »

• Tu parles l’anglais couramment

Les petits + :

• Tu connais déjà Pennylane

• Tu connais déjà Notion

Le processus de recrutement se fait en 5 étapes :

• First call RH avec Audrey, Talent Manager pour faire connaissance 

• Cultural fit avec Armand, Head of Opérations : on te parle plus en détail du projet

• Entretien avec Aurore, Fondatrice & CEO afin de détecter un ADN commun sur la façon de travailler et de discuter de la pertinence d’une collaboration

• Journée d’immersion pour vivre l’expérience “Acmé Homies”

Si tout le process est concluant, nous te demanderons pour finir une prise de référence.