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Acmé
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Office Manager H/F

Rejoins Acmé, une start-up dynamique et en pleine croissance. En tant qu'Office Manager, tu seras en charge de la gestion de la facturation clients/fournisseurs et de la gestion administrative. Tu travailleras en étroite collaboration avec Aurore, la CEO et fondatrice de l'entreprise.

Résumé suggéré par Welcome to the Jungle

Résumé du poste
Freelance
Paris
Télétravail fréquent
Salaire : Non spécifié
Expérience : > 3 ans
Éducation : Bac +5 / Master
Compétences & expertises
Communication
Gestion des systèmes d'information
Missions clés

Gestion de la facturation clients et fournisseurs, y compris la création et l'envoi des factures, les relances et le suivi des paiements.

Gestion administrative, y compris l'établissement des contrats de travail, la gestion des bureaux et du matériel informatique, et le contrôle des notes de frais.

Mise en place de processus pour faciliter la vie de l'entreprise, en particulier en ce qui concerne la facturation et les paiements.

Acmé
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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Tu seras rattaché.e à Aurore, CEO et fondatrice d’Acmé, et auras 2 principales missions :

A. Gestion de la facturation clients/fournisseurs (avec Pennylane)

  • Gestion de la facturation client : création et envoi des factures, relances

  • Gestion de la facturation fournisseurs : paiement des factures fournisseurs à échéance et sur validation d’Aurore et Victoire - notre Head of Operations

  • Suivi des paiements clients et fournisseurs

  • Gestion des demandes de notre Expert Comptable

  • Mise en place de processus pour faciliter la vie de l’entreprise (envoi des factures, délais de paiement, codes projets, process de relance, informations clients, etc.)

B. Gestion administrative

  • Etablissement du contrat de travail et démarches administratives associées pour tout recrutement en collaboration avec notre partenaire RH

  • Gestion des bureaux et du matériel informatique

  • Gestion et commandes de fournitures internes et externes (ex. goodies pour événement)

  • Gestion des abonnements divers (SaaS, abonnements, etc.)

  • Gestion des identifiants via un outils SSO

  • Assurances RC et MRE, Supervision des changements contractuels, assurance AXA, documents URSSAF

  • Contrôle des notes de frais

  • Traitement du courrier et suivi administratif

Profil recherché

  • Expériences : 4 à 5 minimum en tant qu’Office Manager ou assistanat de direction

  • Etudes niveau BTS / Licence

  • Mindset entrepreneurial : tu es autonome, force de proposition et tu n’as pas peur de mettre les mains dans le cambouis

  • Organisation : tu aimes optimiser ton travail pour être efficient

  • Très bon sens du relationnel : tu communiques de façon claire, directe et précise

  • Esprit analytique : tu aimes analyser les résultats pour améliorer notre fonctionnement

  • Tu maîtrises sur le bout des doigts le Pack Office

  • Tu es un adepte de la culture de la transparence et du « feedback »

  • Tu parles l’anglais couramment

Les petits + :

  • Tu connais déjà Pennylane

  • Tu connais déjà Spendesk

  • Tu connais déjà Notion

Déroulement des entretiens

Le processus de recrutement se fait en 3 étapes :

  • Cultural fit avec Armand, Head of Sales : on te parle plus en détail du projet

  • Entretien avec Aurore, Fondatrice & CEO afin de détecter un ADN commun sur la façon de travailler et de discuter de la pertinence d’une collaboration

  • Journée d’immersion pour vivre l’expérience “Acmé Homies”

Si tout le process est concluant, nous te demanderons pour finir une prise de références.

Envie d’en savoir plus ?