Dans le cadre d’un CDD de 5 mois, ACE Education recherche un.e coordinateur.trice administratif.ve de projet ACE. Rattaché.e à la Direction, le.a coordinateur.trice administratif.ve intervient au quotidien sur la gestion, l’organisation et la fiabilisation des processus administratifs des campus. À ce titre, ses missions sont les suivantes :

• Mettre à jour, formaliser et déployer les process administratifs Groupe applicables aux campus, en particulier ceux liés aux parcours spécifiques (sportifs de haut niveau, mobilités étudiantes, dispositifs particuliers).

• Rédiger, mettre à jour et diffuser les documents administratifs à destination des étudiants et des équipes, notamment :
  - livrets étudiants,
  - livrets de professionnalisation,
  - guides et supports ACE Education.

• Rédiger, contrôler et actualiser les documents contractuels, incluant :
  - conventions d’inscription et de réinscription,
  - avenants,
  - documents administratifs propres aux différentes écoles.

• Élaborer, vérifier et fiabiliser les calendriers académiques à venir, en lien avec les équipes pédagogiques et les services concernés.

• Contrôler la conformité des dossiers, documents et pratiques administratives, en collaboration avec le service Qualité, et assurer la mise en conformité lorsque nécessaire.

• Participer activement à la préparation et au suivi des audits QUALIOPI Groupe pour le périmètre administratif ACE Education (collecte des preuves, mise à jour des documents, suivi des actions correctives).

• Accompagner opérationnellement les équipes administratives, en apportant un soutien quotidien sur les outils, les process et les bonnes pratiques.

• Organiser l’intégration des nouveaux collaborateurs administratifs, incluant :
  - la formation aux outils et procédures,
  - la remise des supports,
  - les points de suivi durant la prise de poste.

• Mettre à jour et enrichir les contenus de formation de l’intranet, afin de garantir l’homogénéité des pratiques et faciliter l’onboarding et la formation continue des équipes.

Qualités / personnalité

• Excellent relationnel et aisance verbale indispensables

• Polyvalence et réactivité

• Excellence rédactionnelle

Profil

• Expérience dans la gestion administrative

• Maitrise des outils bureautiques

• Travailler en équipe

Avantages et statut

💼 CDD de 5 mois (jusqu’au 30 juin 2026), temps plein

🌞 6 semaines de CP

🍣 Carte titres-resto | SWILE

🦷 Mutuelle prise en charge à 50%

🚍 Transports pris en charge à 50%

Entretien téléphonique / visio / physique