Rattaché.e à l’Office Manager et au Directeur Administratif et Financier, Tu seras en charge de la gestion administrative interne et externe pour notre prestation phare, le bilan de compétences au féminin, et changer ainsi la vie de milliers de femmes ! Tu aimes créer des relations humaines ? Tu recherches un environnement ambitieux et stimulant ? Tu as envie de t’investir dans une entreprise innovante avec un impact sociétal fort ?

Alors découvre dès maintenant quelles vont être tes principales missions dans l’accompagnement de nos clientes et de l’équipe administrative :

Missions

Une seule obsession : offrir à nos prospectes un niveau d’accompagnement exceptionnel

Missions d’Accueil

• Assurer l’accueil téléphonique, physique et par mailde nos clients.
• Donner un premier niveau d’information concernant nos prestations à nos clients.
• Suivi et accompagnement des clients dans leurs démarches administratives.

Missions Service Généraux

• Traitement du courrier.
• Gestion des fournitures, consommables, et des contrats d’entretien,
• Assurer le bon fonctionnement de la structure et être l’interlocuteur principal des prestataires (Entretien locaux, Alarme, Ascenseur, Fontaine à eau, extincteur, chaudière…).
• Support sur l’organisation d’évènements internes.

Missions Administratives

• Positionner des rendez-vous dans l’agenda des consultantes.
• Gérer la facturation globale des ventes : édition des devis, saisie des factures…
• Instruire les dossiers de prises en charge financière pour nos différentes prestations (recueil des documents, contrôle de conformité, montage du dossier).
• Informer nos clients et les consultant.e.s sur l’état d’avancement des dossiers de financement.
• S’assurer que tous les éléments sont réunis pour établir la facturation client.

Missions RH & Onboarding

• Création des accès aux outils pour les nouveaux entrants.
• Mise en place du planning des candidats recrutés (1ère semaine d’arrivée) selon process d’onboarding existant.

Missions Aide à la comptabilité

• Relancer les organismes financeurs pour les impayés.
• Support à la comptabilité : états de rapprochement.
• Facturation des achats / suivi des fournisseurs.

Tu possèdes les qualités suivantes :

• Expression orale et écrite impeccable en français.
• Organisation, rigueur et sens de l’excellence.
• Polyvalence et adaptabilité.
• Réactivité et sens du service client.
• Grandes qualités relationnelles
• Rapidité de compréhension et d’exécution
• Sens de l’anticipation et bonne gestion des priorités.
• Ne pas avoir peur des chiffres !
• Maîtrise parfaite du Pack Office, très à l’aise avec les outils digitaux et du web.
• Tu fais preuve d’empathie et adapte ton discours en fonction des personnes à qui tu parles.

Tu es à la recherche d’un job qui te permettras de t’épanouir dans un cadre agréable, de participer au développement d’une entreprise innovante avec un impact sociétal fort, tout en consolidant tes connaissances et compétences ? Rejoins-nous !

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