Entre présence et distance : l’art subtil de la réunion post-Covid

Entre présence et distance: l’art subtil de la réunion post-Covid
Un article de notre expert.e

À mesure que nous retournons tous progressivement au bureau, un semblant de vie normale s’installe dans les open space. Pourtant, il reste un endroit où les situations bien connues d’une autre époque ont du mal à se diluer dans le monde d’après. Cet endroit, c’est la salle de réunion où les animateur·rice·s tout comme les participant·e·s peinent à trouver la juste mesure, entre la présence des un·e·s et la distance des autres. Notre expert réuniologue, Louis Vareille appelle ça « les réunions asymétriques ». Et il a quelques idées pour qu’elles deviennent enfin automatiques.

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Si loin, et pourtant si proches. C’est le sentiment que peuvent connaître beaucoup d’équipes lorsqu’il a fallu organiser des réunions dernièrement. Car vous voilà pris·e entre deux feux, celui que vous avez toujours connu – la salle de réunion – et celui que vous maîtrisez désormais comme un·e conférencier·e international·e – la visio-conférence. Ce lundi matin, rien ne va. Dès les premières minutes, vous sentez la maîtrise de l’animation vous échapper. Vous n’êtes plus animateur·rice d’ailleurs, vous êtes DJ. Quand Paul parle, il faut que vous coupiez votre micro, sinon Maya entendra un affreux larsen depuis chez elle. D’ailleurs, elle nous voit bien là ? « Paul. De là où je suis, je ne t’entends pas ? Peux-tu te rapprocher du micro ? », dit-elle. Un ange passe. Puis, une blague fuse, à propos du chaos ambiant. « Je ne vous vois pas. Pouvez-vous me dire ce qui vous fait rire ? ».

Le monde d’avant, mais plus vraiment

Voici (re)venu le temps de ce que j’appelle les réunions asymétriques. Elles dessinent une configuration où une partie des participant·e·s sont regroupé·e·s dans une salle, et les autres à distance. Et vous l’aurez compris, elles peuvent vite devenir des calvaires quand les personnes rassemblées vivent des expériences très différentes, selon qu’elles sont dans la salle, le plus souvent avec l’animateur·rice, ou bien à distance, avec le sentiment d’être la cinquième roue du carrosse. Cela dit, il va bien falloir s’y habituer car ces réunions asymétriques vont devenir le nouveau standard dans un monde du travail de plus en plus hybride.

Renault, Stellantis, Google, Apple et beaucoup d’autres entreprises communiquent depuis quelques jours sur leurs accords de télétravail. Deux jours de télétravail minimum pour les uns, trois jours au bureau minimum pour d’autres. Pour des groupes internationaux comme ces entreprises et pour beaucoup d’organisations multi-sites, la réunion asymétrique n’est bien entendu pas une réelle nouveauté. Mais cela va le devenir pour beaucoup d’autres dont les nouveaux accords de télétravail vont sensiblement augmenter le temps de travail à distance. Dans un article récent, le cabinet de conseil McKinsey prévoit que 20 à 25% des salarié·e·s dans les économies avancées pourraient télétravailler entre 3 et 5 jours par semaine, soit 4 à 5 fois plus de télétravail que ce qui était pratiqué avant la pandémie.

Résultat ? Vous ne connaîtrez probablement plus jamais de réunions avec votre équipe au complet, assise autour de la table. De quoi inciter les fournisseurs à développer à marche forcée de nouveaux équipements pour transformer les visio-conférences. Salles spécifiques chez Microsoft ou Zoom, nouvelles barres son et images à poser sur une table chez Jabra. Bourrées d’intelligence artificielle, ces technologies permettent de vivre de nouvelles expériences, notamment pour les réunions asymétriques, avec la possibilité de capter tout ce qui peut se passer dans une salle et projeter sur de grands écrans les vidéos des participant·e·s à distance. Une startup française est même allée jusqu’à inventer la Vitre, immense panneau tactile qui permet de voir votre collègue de plain-pied tout en lui donnant accès à des documents comme si vous étiez dans Minority Report.

À travers une vaste enquête internationale, l’entreprise Zoom s’est intéressée à la part que pourrait représenter le virtuel dans le monde du travail de demain. À l’affirmation – « Même après la pandémie, toutes nos activités auront une composante virtuelle » –, tous les pays interrogés déclarent être d’accord à 80%. En France, le chiffre tombe à 49%, comme si nous étions nombreux·ses à penser que l’ancien monde va revenir. Permettez-moi d’en douter. Nos vies vont continuer à faire la part belle au virtuel. Et plus particulièrement dans le cadre professionnel, où l’animation de réunions asymétriques va clairement devenir un savoir-faire critique pour beaucoup d’organisations. Aussi, pour rester dans le train du changement et optimiser vos moments d’équipe, je vous propose quelques idées simples pour que vous puissiez gérer ces réunions d’un nouveau genre.

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1 - Les éviter

Étonnant ? Pas tant que ça. Car pendant le premier confinement, nous avons tou·te·s découvert qu’il était possible de faire avancer des projets, entretenir des équipes dans des visioconférences où chacun·e était isolé·e et connecté·e avec son ordinateur, voire son smartphone. Tout le monde avait voix au chapitre. Hiérarchie, localisation et formalisme furent relégués au second plan, notamment après avoir découvert que le·la boss passait ses appels depuis la chambre à coucher. « Les équipes à distance regrettent le bon temps du confinement qui leur permettait de peser autant dans les discussions que les gens du siège… », me confiait récemment un directeur international de l’innovation chez Danone.

Même si la configuration 100% à distance va redevenir exceptionnelle, il est toujours possible de rétablir les mêmes conditions. Cela peut se faire de différentes manières, comme rester à son bureau, ou en utilisant les cabines acoustiques que l’on voit fleurir sur les plateaux d’open space. Si certain·e·s auront l’impression de rater une opportunité de se retrouver ensemble, les interlocuteur·rice·s à distance apprécieront.

2 - Penser « remote first »

Faites-en une obsession, pour que cela se transforme en automatisme. Il est aussi facile que rassurant de s’adresser aux personnes présentes dans la salle en premier. Que ce soit la continuité d’une bonne blague qu’on a lancée dans le couloir en arrivant. Ou bien une trace de mousse au chocolat sur le menton que Christian a gardé de son déjeuner, qui provoque un moment d’hilarité. Ces micro événements qui font tant de bien aux équipes sur place, peuvent être difficiles à vivre depuis leur écran chez celles et ceux qui sont à distance. « Je commence à ressentir la même sensation qu’avant le Covid quand j’étais en télétravail et qu’il y avait une réunion dans les bureaux. On n’entend pas toujours ce qui se dit dans la salle. Les face-à-face semblent plus fluides, on sait que les personnes se regardent entre elles… Bref, ça crée un décalage », témoigne Marion, salariée en « full remote » d’une start-up parisienne.

Dès les premiers instants de l’échange, veillez à parler aux « distant·e·s » en premier. Lors de chaque tour de table, surtout lorsqu’une décision doit être prise, il est aussi essentiel de solliciter nominativement les participant·e·s à distance : « Paul. Ton avis là-dessus ? », « Caroline, comment aviez-vous fait la dernière fois ? »

3 - Veiller à bien inclure

Une inclusion dynamique permet d’embarquer tout le monde. « On s’éclate avec les inclusions. C’est notre moment fun de la semaine lorsque nous sommes en réunion avec les usines et le dépôt. » Voilà ce que me disait il y a encore quelques jours Marie, responsable des flux d’une entreprise agro-alimentaire. Les inclusions ? De courts moments informels qui permettent à tou·te·s les participant·e·s de se sentir connecté·e·s aux autres.

Vous avez peur de faire un bide ? Alors n’hésitez pas à poser des questions simples : « Quel est votre niveau d’énergie aujourd’hui ? » ou bien « Quelle est votre fierté de la semaine dernière ? », « Quel est votre kif de la semaine à venir ? ». Lors des réunions asymétriques, ce tour d’inclusion est d’autant plus crucial qu’il existe un risque de voir celles et ceux qui sont à distance tenu·e·s à l’écart des premiers échanges. Cela permet également de vérifier que tout le monde est audible et visible. En bonus, je recommande d’établir une règle pratique qui évite beaucoup de déconvenues et qui consiste à exiger d’annoncer son arrivée dans la réunion, même si on est en retard. « Au fait, vous savez si Karim est avec nous ? / Oui. Oui. Je suis là depuis le début. »

4 - S’arrêter quand c’est terminé

Quoi de pire que de découvrir dans un compte rendu que le plan d’actions décidé en réunion a été modifié. « Après avoir raccroché, Paul a soulevé une question à laquelle personne n’avait pensé avant. Cela nous a amené à revoir la décision que nous avions prise. » Cette situation doit être évitée à tout prix, tant elle génère de la frustration chez celles et ceux qui en sont victimes. Aussi, lorsque la connexion à distance est coupée, il est recommandé de stopper les discussions sur les points abordés.

5 - Revenir aux fondamentaux

Nous avons tous besoin de lien, d’interactions. Durant le confinement, le fortuit des rencontres dans les couloirs – «  Alors ? T’es contente ? Il avance le projet Catapulte ? » –, l’impromptu des rendez-vous à la machine à café – « Tu as 5 minutes ? J’ai besoin de ton aide sur Excel. » –, les petits secrets partagés durant les repas à la cantine – « Tu sais que Caroline part au marketing ? » –, tout comme les délires des afterworks  – « Tu as vu comment il était habillé l’autre jour Gérald ? » –, nous ont terriblement manqué, alors qu’ils ont disparu de nos vies au travail.

Pour compenser, c’est en réunion que nous avons essayé de faire vivre l’informel. Cela a été une source d’apprentissage pour mieux distinguer l’usage que l’on pouvait faire des réunions qui peuvent aussi être des moments de partage et de convivialité. Dans certaines situations, cela nous a conduit à changer l’objet des réunions : au lieu d’y faire avancer les projets, nous les avons détournées pour entretenir le lien. C’était nécessaire mais aujourd’hui, il nous faut reprendre la main sur la raison d’être des réunions et identifier d’autres activités pour dessiner les moments d’équipe.

Nous entrons dans une ère paradoxale, qui exige toujours plus de collaboration, dans des conditions de plus en plus complexes. Cela nous invite à non seulement investir des moyens pour que les équipements et les technologies ne soient pas un facteur limitant, mais surtout à mener des efforts de formation pour que toutes les bonnes pratiques, qui sont pour la plupart de l’ordre du bon sens, soient transmises et mises en œuvre par le plus grand nombre.

Photo par WTTJ

Article édité par Matthieu Amaré

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