Retour aux bureaux : deux DRH face aux défis du déconfinement

Depuis le 11 mai, les bureaux peuvent rouvrir un peu partout dans l’Hexagone. Et si la règle doit rester le télétravail pour le plus grand nombre quand cela est possible, de nombreuses entreprises ont fait le choix de rouvrir (un peu) leurs portes, entre protocole national de déconfinement, astuces personnelles et souci du lien humain. Alexia Vigneau est la DRH de Fabernovel en France. L’entreprise, qui emploie 410 personnes (dont 40 à l’international), a rouvert son siège le 18 mai pour 86 collaborateurs, avec un plan de déconfinement tout droit inspiré de ses bureaux chinois : escaliers à sens unique ou encore poignées qui s’ouvrent avec le coude ! Un scénario grand format hyper rodé, quand d’autres comme Hugo Perrier, DRH de Cheerz, une start-up qui emploie 150 personnes, dont 50 sur le site de production, prévoient une réouverture très progressive : 15 salariés au 1er juin, puis 20, 30… Entre sécurité sanitaire et besoin de renouer avec les équipes, leçons tirées du 100% télétravail et envie de reprendre une vie normale, on a laissé les deux DRH discuter. Comment eux et leur équipe vivent-ils ce futur test grandeur nature ? Quels choix et quelle philosophie de boîte derrière des règles écrites noir sur blanc dans un protocole ? Une discussion sur Zoom, effectuée le 14 mai dernier, quelques jours avant l’ouverture des bureaux de Fabernovel.

Hugo Perrier : Bonjour Alexia. J’ai vu que vous repreniez dès ce lundi (le 18 mai NDLR) chez Fabernovel, c’est ça ? C’est dans 4 jours, ça va arriver vite !

Alexia Vigneau : Oui ! En fait le déconfinement a très tôt fait partie de nos réflexions chez Fabernovel. Nous avons un bureau à Shanghai donc nous avons pu échanger avec nos collaborateurs chinois sur leur propre expérience. Ce qui fait que quand le gouvernement français a publié son protocole de déconfinement, nous étions déjà prêts à 95%, il a juste fallu l’amender concernant l’espace de 4m carrés pour chaque collaborateur et la mise en place d’un binôme référent Covid-19. Nous avons donc réservé la semaine du 11 mai pour toute la réorganisation des bureaux, mais nous voulions être prêts le 18.

Hugo : Vous avez mis quoi en place par exemple ?

Alexia : Déjà, une signalétique et un marquage à terre, avec un sens de circulation clair pour que les collaborateurs ne puissent pas se croiser. Il y a un escalier dédié à la montée, l’autre à la descente, il est interdit de monter à plus d’une personne dans l’ascenseur etc. Seuls trois étages sur six seront ouverts pour le moment, et à chaque plateau il faut également entrer par une porte et sortir par une autre. En plus de cela, nous avons fait imprimer en 3D des poignées qui s’adaptent aux poignées actuelles des portes coupe-feux, afin de pouvoir les ouvrir avec l’avant-bras. Sans compter bien sûr les masques, solutions hydroalcooliques et thermomètre infrarouge à disposition ! Et toi, j’ai cru comprendre que votre déconfinement était prévu pour le 1er juin ?

« Nous avons fait imprimer en 3D des poignées qui s’adaptent aux poignées actuelles des portes coupe-feux, afin de pouvoir les ouvrir avec l’avant-bras. »

Alexia Vigneau, DRH chez Fabernovel

Hugo Perrier : En fait nous c’est assez différent de vous car nous avons trois réalités bien distinctes depuis le 16 mars : notre équipe e-commerce de 90 personnes télétravaille, notre équipe de production continue à travailler sur le site, et enfin notre équipe événementiel est au chômage partiel car leur activité est en pause. Tout le monde n’est donc pas concerné par le retour au bureau ! Surtout, on l’a pensé comme un service, pas du tout comme une obligation. On s’est rendu compte que certains collaborateurs souffraient davantage à rester chez eux en télétravail - typiquement les stagiaires dans des petits appartements - donc pour ces personnes, on voulait pouvoir leur proposer cette option. Mais on partait du principe que si personne ne rentrait le 1er juin, cela n’était pas grave. On préfère être prudent : oui on souhaite un retour à la normale, mais on n’a pas envie de brusquer les équipes.

Alexia : C’est la bonne manière de faire je pense, et permettre ce choix a été également notre politique ! Nous, on avait organisé un sondage pour savoir qui voulait rester en télétravail jusqu’à septembre, et qui voulait revenir au bureau dès le 18 mai. Nous avions une capacité pour 185 personnes - sur les 600 habituellement - et finalement 86 personnes ont déclaré vouloir revenir. Si le chiffre avait été supérieur à 185, nous avions prévu d’organiser une rotation entre un groupe A pour les semaines paires, et un groupe B pour les semaines impaires.

Hugo : Et dans ton protocole de retour, est-ce que tu avais bordé ceux qui pouvaient revenir ou non ? Par exemple, nous on a bien précisé que le retour était du volontariat absolu, mais que dans certaines situations on recommandait de ne pas venir. Typiquement, ceux qui sont obligés de faire de longs trajets en transports en commun, ou ceux qui ont été en contact avec des personnes qui avaient le Covid-19. Pour ces derniers, on demande de respecter l’éloignement de 14 jours. Cela paraît évident, mais je pense que c’est important de le répéter.

Alexia : Oui tu as raison ! On a aussi re-précisé tout cela. D’ailleurs, quand les salariés badgeront pour ouvrir la porte d’entrée, un message s’affichera en rappelant cette règle de la quarantaine. Et pour ceux qui prennent les transports en commun, on a élargi les horaires de bureau : on est désormais sur une plage 7h - 21h, et on incite à venir travailler en décalé. Le but c’est que nos collaborateurs ne se mettent pas en danger.

Hugo : On est assez alignés là-dessus chez Cheerz ! C’est d’ailleurs pour cela qu’on a choisi une vraie progressivité : seules 15 personnes rentreront entre le 1er et le 15 juin, puis on remontera le curseur à 30, 40, 50…

Alexia : Tu penses revenir à la normale cet été ou tu attends la rentrée ?

Hugo : Je voudrais généraliser l’ouverture du bureau à partir du premier août ! Déjà parce que stratégiquement c’est un mois de vacances, donc les locaux ne seront jamais remplis. Comme ça nous serons nombreux à avoir expérimenté la chose, et prêts pour septembre.

Alexia : Nous ce qu’on a dit c’est que - sans nouvelle contrainte ou événement particulier évidemment - on autorisait les équipes à télétravailler jusqu’à début septembre. Mais c’est complexe car au fil des semaines je me rends compte que les gens changent d’avis, et certains aimeraient finalement revenir courant juin au bureau… Donc on va s’adapter à cette demande. D’ici fin mai je vais faire repartir un questionnaire, et si on dépasse les 185, on organisera le fonctionnement en rotation.

Hugo : Comment tu expliques que certains changent déjà d’avis ?

Alexia : Le fait d’avoir beaucoup communiqué et envoyé des photos des bureaux en préparation pendant toute cette semaine… Ça donne envie d’y retourner, je pense. Après, je sais que certaines sociétés ont fait le choix de ne pas déconfiner tout de suite parce que c’est trop compliqué de respecter toutes les mesures, que ça a un coût et que le télétravail fonctionne finalement très bien. Mais nous, on veut permettre aux collaborateurs de pouvoir se retrouver s’ils le souhaitent.

Hugo : Moi ce qui m’embête avec l’approche du “on reste en 100% télétravail”, c’est qu’à Cheerz on pense vraiment que les mesures sanitaires vont rester encore plusieurs mois. Je nous vois mal en septembre-octobre pouvoir à nouveau se serrer la main et déjeuner les uns à côté des autres ! Donc si on n’apprend pas à nos salariés à respecter dès maintenant des mesures à 15, on risque de se prendre une douche froide si en octobre la situation sanitaire n’est pas meilleure, voire s’il y a une deuxième vague.

Alexia : Et les 15 qui vont revenir en premier : tu as eu plus de volontaires que ça ou tu n’en as eu que 15 ?

Hugo : Alors non, aujourd’hui j’ai même moins d’une dizaine de volontaires ! Je pense que le télétravail a tellement bien marché chez nous que les collaborateurs ne sentent pas forcément le besoin immédiat de se retrouver en physique. Surtout dans des bureaux où les règles auront beaucoup changé… Et une autre chose c’est que je pense que les craintes sont encore fortes : celles de reprendre les transports, croiser les collègues etc.

« Le télétravail a tellement bien marché chez nous que les collaborateurs ne sentent pas forcément le besoin immédiat de se retrouver en physique. »

Hugo Perrier, DRH chez Cheerz

Alexia : Est-ce que tu t’es posé la question d’accompagner tes équipes sur les risques psycho-sociaux ? À partir de lundi nous mettons en place un numéro vert pour nos collaborateurs, pour qu’ils puissent s’exprimer avec un psychologue s’ils en ont besoin. Comme tu le dis cette nouvelle réalité avec le virus va durer, donc on veut vraiment accompagner nos collaborateurs là-dessus. Le dispositif est mis en place pour trois mois, mais si besoin on l’étendra.

Hugo : Je trouve ça vachement bien. Chez Cheerz, vu notre taille, on a peut-être moins ce genre de besoin. Pour accompagner ceux qui ont émis des craintes, on communique de manière très intense et transparente : sur les guidelines, les bureaux etc. En interne, nous avons aussi un happiness club, avec des membres de chaque équipe, et ça permet de faire des enquêtes, de remonter des besoins etc. Et en tout cas, concernant les risques psycho-sociaux, je pense qu’il y a autre chose qui va se jouer sur la longueur : nos équipes en télétravail ont beaucoup donné, le rythme a été très intense… Donc ces équipes il va falloir qu’elles soufflent.

Alexia : Tu as tout à fait raison. Je trouve que les collaborateurs sont globalement fatigués. La déconnexion en télétravail n’a pas été facile à gérer. Je pense que la période estivale va faire du bien. Nous, pour la première fois, on a imposé à nos collaborateurs de prendre deux semaines de congés cet été. De un, je pense que la pause est nécessaire, car le confinement et le télétravail ont été vraiment compliqués pour certains en terme de déconnexion, et de deux quand la reprise aura lieu en septembre on veut que tout le monde soit là.

« Pour la première fois, on a imposé à nos collaborateurs de prendre deux semaines de congés cet été. »

Alexia Vigneau, DRH chez Fabernovel

Hugo : Pareil, nous on est parti sur 10 jours minimum. Comme notre équipe est assez jeune, 29 ans en moyenne, certains se sont dits qu’ils n’allaient pas pouvoir faire les vacances de rêve comme ils les aiment, partir loin… Mais recharger les batteries, en France ou juste chez soi, ça va être essentiel là… Et sinon, je voulais te demander : tu comptes revenir au bureau lundi d’ailleurs ?

Alexia : Oui mais sur un format 2 à 3 jours par semaine. Déjà parce que j’ai trois enfants et que mes deux grandes filles n’ont pas repris le chemin de l’école, et en plus de ça j’habite en banlieue et je t’avoue que les transports en commun en ce moment ce n’est pas trop ma tasse de thé… Donc je vais me caler sur les jours où mon mari pourra m’amener en scooter. Mais je suis très contente de pouvoir changer d’air et de retourner à la vie active dans un environnement de bureau !

Hugo : Je pense également opter pour un format panaché. Déjà, je ne veux pas que les gens se disent : okay, le DRH revient à 100% donc il faut faire pareil. Mais je souhaite quand même être présent certains jours, car il y a pas mal de nouveaux qui ont envie de découvrir les bureaux. Ensuite, en tant que DRH, je sens vraiment qu’au niveau relationnel on ne capte pas les mêmes messages par visio ou messagerie qu’entre deux portes ou deux réunions ! La connexion avec les équipes n’est pas la même, et personnellement, c’est quelque chose qui me manque beaucoup. D’ailleurs, il y a une question aussi à laquelle je n’ai pas encore de réponse : comment tu te vois animer ceux qui vont revenir et ceux qui vont rester chez eux, pour que ça reste une seule boîte, où tout le monde vit bien ensemble ? J’ai peur des échanges du type : «Comment ça se passe cette réunion finalement ?» «Ha mais non ne t’inquiète pas on a géré ça en présentiel au siège !» Ceux qui sont en télétravail pourraient se sentir mis de côté…

« Confinés ou déconfinés, on ne changera aucun de nos rituels. (…) Ensuite, même au bureau, toutes les réunions se feront en visio. »

Alexia Vigneau, DRH chez Fabernovel

Alexia : Déjà, confinés ou déconfinés, on ne changera aucun de nos rituels. Toutes nos réunions, nos temps de paroles et nos initiatives - un rendez-vous hebdomadaire de sport par exemple - vont être maintenus en visio. Donc tout le monde sera dans le même rythme. Ensuite, même au bureau, toutes les réunions se feront en visio : on encourage chacun à échanger derrière son ordinateur dans l’open-space, plutôt que de se réunir dans des salles fermées et à la capacité réduite !

Hugo : Nous sur ce sujet, notre plus grosse difficulté c’est qu’on est aujourd’hui vraiment à deux vitesses : le business qui va très vite et l’événementiel qui est en pause. Et on voit bien que même si on continue à les inclure dans toutes nos instances, ça ne suffit plus. Du coup, comme l’activité événementielle ne reprendra que de manière très progressive d’ici septembre, on essaie de voir comment on peut faire un pivot et des synergies. C’est à dire comment notre équipe événementiel, qui a des compétences très fortes en acquisition client, en marketing digital, en prospection etc, peut aider les équipes business. Surtout que celles-ci sont vraiment full depuis plusieurs semaines : avec le confinement, les gens ont eu besoin de se rapprocher en commandant des photos, et on entre actuellement dans notre saisonnalité avec les fêtes des mères, des pères etc.

Alexia : Et bien d’ailleurs je fais partie de ceux qui vous ont sollicité ! J’avais beaucoup d’années de retard d’album photos et j’en ai profité pour me mettre à jour ! (Rires)

Hugo : Je t’enverrai nos nouveaux produit à tester : on a la bougie pour la fête des mères et le puzzle pour quand on s’embête en confinement ! (Rires) Et sinon, sur le moyen terme, comment est-ce que tu perçois l’impact qu’aura eu le confinement sur tes équipes, la culture ou la façon de bosser chez Fabernovel ?

Alexia : Une chose est sûre c’est que nous allons ouvrir davantage notre politique sur le télétravail, qui était d’un seul jour par semaine avant le confinement. Et je pense que dans cette veine là, certaines personnes vont demander à aller travailler en province.

Hugo : Oui, il y en aura de plus en plus ! Et en fait c’est déjà une attente des candidats. Encore tout à l’heure, un candidat m’a expliqué qu’avec ce qu’on venait de vivre, il envisageait sérieusement d’aller vivre à une heure de train de Paris ! Je pense que les candidats attendent désormais des entreprises une réelle capacité à assouplir leurs règles, à se montrer flexibles.

« Je pense que les candidats attendent désormais des entreprises une réelle capacité à assouplir leurs règles, à se montrer flexibles. »

Hugo Perrier, DRH chez Cheerz.

Alexia : Oui… La reprise actuelle va être un bon moyen de réfléchir à tout cela. Il y a une vraie conduite du changement à tenir. L’équilibre de demain sera entre la joie de se retrouver dans les locaux et celle, nouvelle, du télétravail. Je suis persuadée que cela permettra un meilleur équilibre vie pro vie perso.

Hugo : Ton expression de “conduite du changement” est vraiment la bonne ! Il y a une vraie demande de transparence et de responsabilité : la manière dont on traite nos collaborateurs, nos fournisseurs, nos consommateurs etc. pendant une crise, ça en dit beaucoup sur notre boîte, et je pense qu’on en sortira grandi. Cette question de responsabilité, qui est une lame de fond depuis pas mal de temps, va s’incarner encore plus dans l’environnemental ET dans le sociétal. Les règles du jeu changent, les attentes candidats, salariés et consommateurs vont évoluer.

Alexia : C’est certain. Et d’ici là, si tu veux, je te débrieferai de notre déconfinement !

Hugo : Ha, je suis plus que partant !

Clémence Lesacq

Editorial Manager - Modern Work @ Welcome to the Jungle

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