L'art et la manière d'annuler un entretien d'embauche sans se discréditer

Vous voilà dans une situation inconfortable. Vous avez travaillé dur pour obtenir un entretien d’embauche dans une entreprise que vous appréciez, mais vous devez annuler votre rendez-vous. Le genre d’imprévus contre lequel vous ne pouvez pas faire grand-chose. Votre raison d’annuler cette rencontre est tout à fait légitime, mais malgré tout, vous vous sentez coupable à l’idée d’en informer le recruteur.
Que pensera-t-il de vous ? N’allez-vous pas laisser une impression négative qui pourrait affecter votre recrutement, voire votre réputation dans un monde du travail plus petit qu’il n’y paraît ? Une petite voix dans votre tête vous suggère de maintenir l’entretien coûte que coûte à l’heure et au jour convenu… Devez-vous la suivre ? Pas de panique. La situation n’est pas si problématique. Elle peut même tourner à votre avantage si vous la traitez avec professionnalisme. Voici l’art et la manière d’annuler un entretien d’embauche en minimisant les risques de donner une mauvaise image de vous-même à un recruteur.

Sommaire :

1. Les bonnes et mauvaises raisons pour annuler un entretien d’embauche
2. Conseils pour annuler un entretien d’embauche sans se griller
3. Exemples d’emails pour annuler un entretien d’embauche

Les bonnes et les mauvaises raisons pour annuler un entretien d’embauche

Annuler un entretien d’embauche ou une réservation au restaurant ce n’est pas exactement la même chose. Alors avant de vous lancer, posez-vous les bonnes questions. Quelle raison valable me pousse à annuler ce rendez-vous ? Bannissez les changements d’avis impulsifs, vous n’êtes pas en train de choisir entre deux parfums de glace, vous jouez ici votre avenir professionnel. Évitez aussi les annulations pour des arguments que vous auriez dû considérer avant, comme la distance domicile-travail par exemple… Quand vous avez envoyé votre candidature, vous saviez exactement dans quoi vous vous embarquiez.

Cinq mauvaises raisons d’annuler un entretien d’embauche

• Changement d’avis impulsif : Vous souhaitez annuler parce que vous avez changé d’avis sur un coup de tête sans réelle réflexion ou justification ;
• Annulation pour un meilleur entretien : Vous avez décroché un autre entretien plus attrayant sans avoir reçu d’offre concrète ;
• Raison superficielle : Vous faites marche arrière pour des raisons secondaires comme la distance domicile-travail alors que vous étiez au courant de ce problème au moment de poser votre candidature.
• Manque de préparation : Vous abandonnez parce que vous ne vous êtes pas préparé à temps pour l’entretien, même si vous aviez suffisamment de temps pour le faire ;
• Manque de respect pour le temps du recruteur : Vous annulez plus d’une fois au dernier moment et ce sans raison valable.

Bien sûr, il existe aussi des raisons où annuler un entretien d’embauche est non seulement acceptable, mais aussi justifiable. C’est le cas, par exemple, de toutes ces circonstances imprévues telles qu’une maladie ou un problème familial urgent qui nécessite votre attention. Accepter une autre offre d’emploi qui correspond parfaitement à vos objectifs de carrière est également valable. Parfois aussi, après mûre réflexion, l’entreprise que vous vous apprêtez à faire peut révéler des incompatibilités avec vos valeurs. L’annulation de l’entretien devient alors une décision responsable.

Cinq raisons valables d’annuler un entretien d’embauche

• Circonstances imprévues et sérieuses : Une maladie soudaine, un accident ou un problème familial urgent qui nécessite votre attention immédiate…
• Acceptation d’une autre offre : Vous venez d’accepter une autre offre d’emploi qui correspond à vos besoins et objectifs de carrière.
• Incompatibilité avec l’entreprise : Après plusieurs recherches et une réflexion approfondie, vous découvrez que l’entreprise ou le poste ne correspond pas à vos valeurs ou à vos objectifs à long terme.
• Changements importants dans votre situation personnelle : Une relocalisation inattendue ou des changements majeurs dans votre situation personnelle qui doivent vous faire renoncer à ce poste.
• Conflit d’horaires sans issue : Si un conflit d’horaire sérieux et inévitable survient, comme une obligation professionnelle ou un événement familial important qui ne peut pas être reporté.

Quelle que soit votre raison d’annuler l’entretien, l’essentiel dans ce cas est de communiquer de manière honnête et le plus rapidement possible avec le recruteur. Plus facile à dire qu’à faire ? Voici comment procéder.

Conseils pour annuler un entretien d’embauche sans se griller

L’assertivité, vous connaissez ? Retenez bien ce terme car il peut bouleverser une carrière professionnelle, voire au-delà. L’assertivité est la capacité à vous affirmer tout en respectant les autres. Cela revient à exprimer vos besoins et vos désirs de manière claire et confiante sans paraître agressif ou passif. « C’est savoir ce que vous voulez et ce que vous ne voulez pas, explique Bruno Guirado, coach carrière et fondateur de l’agence Dev&Plus. Vous affirmez vos convictions, parfois fermement, mais sans jamais paraître autoritaire. »

En faisant preuve d’assertivité au moment d’annuler un rendez-vous, vous évitez non seulement de laisser une impression négative, mais vous profitez également de l’occasion pour vous affirmer de manière constructive. Un état d’esprit apprécié par les recruteurs qui placent d’ailleurs de plus en plus l’assertivité parmi les soft skills les plus importantes au moment de recruter de nouveaux collaborateurs.

Il n’en reste pas moins que développer son assertivité est un long chemin personnel. Dans le cas de l’annulation d’un entretien, voici neuf étapes pour appliquer ses principes.

• Décidez-vous rapidement : Si vous savez que vous devez annuler un entretien, faites-le aussi rapidement que possible. Plus vous attendez, plus cela peut causer du tort à l’entreprise. Alors ne faites pas attendre le recruteur et menez une action rapide, cela démontre votre respect et considération pour le recruteur.

• Appelez directement si possible : Un appel téléphonique est la manière la plus correcte d’annuler un entretien d’embauche. Cela montre que vous prenez la situation au sérieux. Mais si cela n’est pas possible, un email formel peut également convenir.

• Tenez-vous en à votre décision : Si vous avez pris la décision d’annuler votre entretien, communiquez sans hésitation ni remords excessifs. Vous pouvez expliquer votre situation sans vous justifier excessivement. L’essentiel est d’être concis et respectueux dans votre communication.

• Soyez clair et direct : Exprimez-vous de manière claire et concise, sans utiliser de langage vague ou ambigu. Incluez les informations essentielles telles que le motif de l’annulation, sans vous perdre non plus dans les détails.

• Restez poli et respectueux dans votre langage et votre ton : Excusez-vous pour le désagrément, même si vous avez des raisons valables pour annuler.

• Restez réactif et à l’écoute : Si des questions ou des préoccupations sont soulevées par le recruteur, répondez rapidement et de manière professionnelle.

• Soyez honnête : N’inventez pas de fausses excuses. Donnez la véritable raison de votre annulation de manière succincte et honnête.

• Proposez une alternative : Si vous souhaitez reprogrammer ou rester en contact avec l’entreprise, faites-le savoir.

• Utilisez un langage assertif : Utilisez par exemple des phrases comme « J’ai décidé de… » ou « Je dois… » plutôt que des expressions hésitantes.

Exemples d’emails pour annuler un entretien d’embauche

Vous doutez de la manière d’annoncer à un recruteur que vous devez annuler votre entretien d’embauche ? Pour vous aiguiller, voici quelques exemples de messages que vous pouvez lui adresser, selon la situation dans laquelle vous vous trouvez.

Vous avez accepté une autre offre d’emploi

Madame/Monsieur [Nom du recruteur],

Je vous remercie pour l’opportunité que vous m’avez donné en me proposant de me recevoir en entretien pour le poste de [nom du poste]. Seulement, après avoir réfléchi à mes options, j’ai accepté une autre offre et je dois donc retirer ma candidature.

Je vous souhaite tout le succès dans la poursuite de vos recrutements.

Cordialement,
[Votre nom]

Vous avez un problème de santé

Madame/Monsieur [Nom du recruteur],

Je vous informe qu’en raison d’un problème de santé, je ne pourrai me rendre à l’entretien prévu pour le [date et heure]. Si vous êtes disponible à un autre moment, je propose de reprogrammer l’entrevue à une date qui vous conviendrait.

Je tiens à vous présenter mes excuses. Je vous remercie par avance pour votre compréhension et votre flexibilité.

Cordialement,
[Votre nom]

Vous avez un conflit d’agenda

Madame/Monsieur [Nom du recruteur],

Un conflit d’agenda m’empêche de participer à l’entretien prévu le [date et heure]. Je suis très intéressé(e) par le poste et propose de reprogrammer ultérieurement à un moment qui vous conviendrait.

Je tiens à vous présenter mes excuses pour ce changement de dernière minute et je vous remercie par avance pour votre compréhension. J’espère que nous nous rencontrerons prochainement.

Cordialement,
[Votre nom]

Vous avez changé d’avis sur le poste

Madame/Monsieur [Nom du recruteur],

Après mûre réflexion, j’ai choisi de réorienter ma recherche d’emploi. Par conséquent, je dois annuler notre entretien pour le poste de [nom du poste] le [date et heure].

Je tiens à vous présenter mes excuses pour tout inconvénient que cela pourrait causer. Je vous remercie d’avoir considéré ma candidature et je vous souhaite tout le succès dans la recherche du candidat idéal pour ce poste.

Cordialement,
[Votre nom]

Annuler un entretien d’embauche, c’est un peu comme désamorcer une bombe à retardement – faites-le avec précaution et tout ira bien. Mais attention aux mauvaises manipulations, les relations professionnelles pourraient en prendre un coup ! Heureusement, avec un peu de finesse et un bon timing, c’est une mission tout à fait à votre portée. Choisissez donc vos mots avec soin.

Si vous devez annuler, faites-le comme un pro : avec style, grâce, et toujours avec ce petit sourire en coin qui dit : « Je sais ce que je fais. » En naviguant avec élégance dans ces eaux tumultueuses, vous pouvez non seulement sauver la mise, mais aussi ouvrir des portes pour l’avenir. Car après tout, annuler un entretien n’est pas la fin du monde…

Article édité par Gabrielle Predko ; Photo de Thomas Decamps