ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Le Service des concours, de la scolarité et des thèses (CoST) de l’École normale supérieure (ENS) est composé de trois pôles : le pôle des concours, le pôle de la scolarité et le pôle des thèses. 

Le CoST organise administrativement 8 concours nationaux et 8 concours locaux, et gère 2000 étudiants et 800 doctorants.

MISSION PRINCIPALE

Le gestionnaire de scolarité a pour mission principale d’assurer les actes de gestion administrative depuis l’arrivée de l’étudiant à l’Ecole normale supérieure – PSL (ENS-PSL) jusqu’à la délivrance des diplômes. Il peut venir en appui de certains dossiers en relation avec les missions de la scolarité. Il assurera la mission de référent handicap.

Le gestionnaire de scolarité est rattaché au pôle de la scolarité sous la responsabilité du responsable de pôle et de la cheffe du service.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Activités exercées en qualité de gestionnaire de la scolarité :

• Réaliser les admissions à l’ENS-PSL :

  • Diplôme de l’ENS : gestion des d’admissions ; gestion des confirmations et des désistements des nouveaux admis. Organisation des jurys de passage d’année et gestion des passages d’années ;

  • Préparation à l’agrégation : suivi des candidatures à la préparation à l’agrégation Lettres (normaliens et auditeurs libres), gestion des confirmations et des désistements des admis, suivi des inscriptions administratives.

• Gérer et suivre la scolarité de la population étudiante inscrite à l’ENS-PSL :  gestion des aménagements de scolarité, gestion des conventions des stages, accompagnement administratif dans le cadre des différentes formations.

• Savoir saisir les inscriptions administratives aux formations proposées par l’ENS-PSL auxquelles les étudiants ont été admis ;

  • Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative et financière

  • Alimenter, mettre à jour les données dans le système d’information de scolarité

• Coordonner les Masters : éditer les arrêtés de nomination des jurys, veiller à la conformité des procès-verbaux. Réaliser l’édition des diplômes : suivant les PV de validation, mise en place de tableaux de suivi, éditions des attestations de réussite. Suivre les demandes de remboursement et d'exonération.

• Participer à la production des différentes statistiques.

• Trier et archiver des documents administratifs.

• Participer à des missions de support ponctuelles et spécifiques au CoST.

Activités exercées en tant que référent handicap

• Accueillir et accompagner les étudiants en situation de handicap en veillant au respect de la législation et du schéma directeur du handicap de l’établissement.

• Mettre en place l’accueil, l’information et l’accompagnement des étudiants en situation de handicap en assurant la coordination entre les différents acteurs concernés

• Participer à la mise en œuvre du plan d’accompagnement de l’étudiant handicapé (PAEH) et assurer le suivi individuel des étudiants en collaboration avec l’équipe plurielle 

• Organiser la communication interne et externe (brochures, portail internet, guides, etc.…)

• Participer au groupe de travail handicap de PSL 

CHAMPS DES RELATIONS

Internes :  

• Pôle des concours,

• Direction des études des départements d’enseignement,

• Gestionnaires pédagogiques des départements de l’ENS,

• En lien avec la responsable du pôle de la scolarité : Direction des études, de la vie étudiante et des carrières (DEVEC), CRI, SRH, logistique.

Externes :  

• Université PSL,

• CROUS,

• Rectorat.

COMPÉTENCES ATTENDUES

Diplôme : Baccalauréat

Expérience professionnelle : une expérience dans l’enseignement supérieur serait appréciée

Connaissances :

• Connaissance de l’enseignement supérieur

• Connaissance de la règlementation pour le handicap dans l’enseignement supérieur

• Techniques de communication

• Pratique de l’anglais niveau B1 est un plus (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences techniques :

• Pratique avancée des outils informatiques pour utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Savoir rendre compte

• Communiquer et faire preuve de pédagogie

• Mettre en œuvre des procédures et des règles

• Travailler en équipe

Compétences comportementales :

• Réactivité

• Sens de la responsabilité/ confidentialité

• Sens de la rigueur

• Aisance relationnelle

• Sens de l’accueil

AUTRES INFORMATIONS

Poste à pourvoir dès que possible

Lieu de travail : 45 rue d’Ulm, 75005 Paris

Quotité de travail  : 100%

Poste ouvert aux contractuels (CDD de 3 ans – Rémunération selon grille et expérience)

QUALITÉ DE VIE A L’ENS-PSL

L’ENS-PSL est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité.

En rejoignant l’ENS-PSL, selon le statut et les activités exercées, vous pourrez notamment bénéficier :

• Jusqu’à 49 jours de congés par an (jours de RTT inclus)

• D’un système d’organisation du travail incorporant le télétravail jusqu’à 2 jours par semaine

• D’une large gamme de formations professionnelles continues grâce à une école interne dédiée

• D’espaces de restauration et de cafétéria, d’accès sans restriction aux bibliothèques de l’établissement, d’installations sportives, etc.

• Autres avantages (liste non exhaustive) : prise en charge de 75% du titre de transport, allocation mobilité durable etc.