L’assistant(e) commercial(e) export assure l’interface entre la clientèle export, et le cas échéant France, et les responsables commerciaux.

Il/elle est en charge du traitement et du suivi des commandes et des clients.

Par ailleurs, elle/il assure l’envoi des échantillons et de documents techniques.

Pour cela, le titulaire est en relation avec les différents sites et services internes (usine, logistique, qualité, comptabilité, laboratoires, …) et des entreprises externes (clients, agents, transporteurs, …) en France et à l’étranger.

Le/la titulaire intervient dans différents domaines de l’assistanat commercial, dont les activités suivantes :

Gestion des commandes Export/France

• Prendre les commandes et contrôler les informations reçues (adresse, délais, tarifs, quantités, colisage, mode de transport, INCOTERM…)

• Faire préciser au client les informations absentes, incomplètes, non compréhensibles et lui faire respecter les conditions si la commande en dévie.

• Assurer la saisie des commandes dans l’ERP, dont instructions spécifiques

• Déterminer les délais de mise à disposition et de livraison en relation avec les sites de production et logistique

• Etablir et expédier les confirmations de commandes, le cas échéant informer les clients des retards ou impossibilités de livraison

• Assurer le suivi des commandes ; en cas de problème/retard, informer le client et/ou le responsable commercial et chercher et mettre en place des solutions

• Dans le cas des commandes Export, établir les documents nécessaires à l’expédition, y compris ceux spécifiques à la destination et/ou mode de règlement

• S’assurer en lien avec le service concerné de l’affrètement des transporteurs et des préparations des commandes

• Expédier les certificats de conformité/analyses

• Gérer la facturation : génération, contrôle quantités/prix, validation, envoi au client

• Intervenir auprès de qui de droit (usine, transporteur) en cas de survenance d’un problème de livraison en vue de tenir le client au courant de l’état de sa commande

• Gérer et suivre les demandes d’avoir et les litiges client

• Enregistrer les réclamations, y compris transport, pour enquête par les services concernés, et mettre en œuvre les solutions convenues en accord avec le responsable commercial (rapatriement/destruction de la marchandise, établissement d’un avoir, …)

• Dans le cas des commandes Export, rassembler et enregistrer les preuves de livraison/exportation

• Suivre les contrats et les prévisions

• Vérifier les commissions le cas échéant

Gestion et suivi des dossiers client

• Créer les comptes client et maintenir les renseignements à jour, dont contacts et coordonnées administratives

• Mettre à jour les tarifs et toute autre donnée qui permet d’assurer le traitement fluide et la qualité de la commande

• Enregistrer les échanges et pièces importants dans le fichier client informatique

Envoi de documents et d’échantillons

• Envoyer aux clients des documents techniques, certificats qualité, coordonnées bancaires, informations commerciales, supports marketing, … ; le cas échéant transmettre les demandes aux services concernés et faire le suivi

• Saisir et suivre les commandes échantillons, établir les documents d’expéditions et les faire suivre avec les instructions nécessaires aux équipes logistiques

Relation clientèle

• Assurer l’interface (trilingue) clients ; selon la nature des demandes, les traiter de manière autonome, en concertation avec le responsable commercial ou les transférer au(x) service(s) concerné(s)

• Répondre aux demandes client (dont demandes de prix) sous le contrôle de son responsable commercial

• Assister le responsable commercial dans ses relations avec le client (p.ex. préparer des dossiers technico-commerciaux en vue d’une visite client, coordonner les éléments commerciaux des clients multisites, suivre les projets/dossiers en cours, …)

Divers

• Assurer le back up en cas d’absence de collègues pairs

• Former de nouveaux salariés au poste d’assistant(e) commercial(e)

Compétences requises :

• Connaissance des outils de la gestion commerciale de la vente internationale – gestion des commandes

• Capacité à communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés

• Maîtrise de la langue anglaise à l’écrit et à l’oral (niveau B2 mini), une langue supplémentaire est un plus

• Volonté d’appliquer les procédures et de travailler dans un processus continu d’amélioration

Qualités :

• Réactivité, prise d’initiatives

• Autonomie et gestion des priorités

• Esprit d’analyse et de synthèse

• Rigueur et sens de l’organisation

• Adaptabilité et flexibilité

• Diplomatie et bonne élocution

• Résistance au stress

Qualification nécessaire :

Bac + 2 minimum avec expérience de 3 à 5 ans dans le poste ou fonction similaire

Votre parcours pour nous rejoindre comprend un entretien téléphonique avec une personne de l’équipe RH suivi d’un deuxième entretien avec l’équipe commerciale.