Nos bureaux parisiens (Paris 2e) accueillent une partie importante de nos équipes (env. 180-200 personnes) : on y travaille, on s’y retrouve, on y passe des moments conviviaux. Bref, c’est un vrai lieu de vie. Pour cela, on cherche un·e Office Manager en CDI pour assurer le run du quotidien, améliorer en continu l’expérience au bureau, et accompagner les projets qui font évoluer nos espaces.

Tu reporteras au Head of People Ops basé à Paris et tu travailleras aussi en lien étroit avec notre Office Manager basée à Lille (partage de pratiques, coordination sur certains sujets, relais ponctuels).

Tes missions principales seront les suivantes :

Office management / “run” du quotidien :

• Faire “tourner” le bureau : prestataires (propreté, maintenance, services), vie de site, petits incidents, suivi des demandes internes

• Garantir des espaces communs impeccables et accueillants : tenue des bureaux, confort, ambiance (et faire vivre des “règles de vie” avec tact)

• Gérer les achats et les stocks : fournitures, consommables, goodies, équipements du quotidien (commandes, distribution, besoins spécifiques)

• Piloter le prestataire courrier (process en cours d’externalisation)

• Gérer la relation avec le bailleur et les prestataires clés (maintenance, travaux, artisans, sécurité, etc.) : suivi, coordination, escalade, qualité de service

• Être au contact des salarié·e·s pour capter les irritants, anticiper les besoins et contribuer au bien-être / QVT (hospitality, confort, améliorations continues)

Événements internes :

• Organiser un événement interne chaque mois (logistique, coordination, prestataires, expérience sur place)

• Proposer de nouveaux formats et les exécuter

• Participer à l’organisation de notre séminaire annuel

Projets “workplace” :

• Contribuer aux projets immobiliers en cours

• Structurer les sujets (mode projet) : cadrage, planning, coordination, communication interne, suivi d’avancement

• Participer à la relation avec nos partenaires externes (dont cabinet de conseil sur certains sujets)

Onboarding / support aux équipes :

• Participer à l’onboarding : accueil, installation, matériel (en lien avec People/IT)

• Aider ponctuellement sur des sujets d’organisation (déplacements, logistique, documents administratifs)

Ce poste est fait pour toi si :

• Tu es proactif·ve : tu repères, tu anticipes, tu proposes, tu exécutes (sans attendre qu’on te dise)

• Tu as une excellente communication : clair·e, fiable, à l’aise à l’écrit comme à l’oral 

• Tu sais récupérer l’info : aller chercher la bonne donnée au bon endroit, poser les bonnes questions, relancer quand il faut, et reconstituer une vision claire même quand c’est flou

• Tu es organisé·e et méthodique : tu sais cadrer un besoin, t’aligner avec les client·es internes, prioriser, suivre le projet dans son entièreté 

• Tu as le sens du service (hospitality) : tu aimes que les gens se sentent bien au bureau et tu fais attention aux détails

• Tu sais gérer les imprévus sans stress (et garder le sourire quand tout arrive en même temps)

• Tu es à l’aise en anglais à l’oral pour échanger avec des équipes UK

• Tu as au moins 8 ans d’expérience sur un poste similaire (Office Manager / Workplace / Office & Facilities), idéalement dans un environnement dynamique/scale-up et multi-interlocuteurs.

Infos pratiques :

• CDI, statut cadre

• Localisation : Paris 2e (Bourse)

• Présentiel : 5 jours/semaine sur site

• Outils : Mac / Google Suite / Slack

• Contexte international : coordination avec les équipes UK (anglais requis)