Assistant administratif / Assistante administrative

Résumé du poste
Alternance(12 à 36 mois)
Paris
Salaire : Non spécifié
Début : 01 septembre 2024
Télétravail occasionnel
Éducation : Bac +3
Compétences & expertises
Contenu généré
Budget et finances
Travail d'équipe
Relations avec les salariés
Rédaction de demandes de subvention
Gestion d'entreprise
+5

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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Assister la secrétaire générale dans la gestion administrative et le développement de l’association, c’est-à-dire dans les tâches ci-dessous :

GESTION ADMINISTRATIVE

  • Statuts de l’association, déclaration des comptes au journal officiel

  • Préparation de l’Assemblée générale annuelle

  • Relations avec le courtier d’assurance et la banque de l’association

Gestion

  • Suivi des factures et fiches transport : enregistrement à réception, mise en signatures

  • Préparation des virements bancaires sur le site de la banque. Saisie des nouveaux bénéficiaires.

  • Mise à jour et contrôle du budget. Coordination du Grand Livre avec l’ensemble de l’équipe

  • Relations avec l’expert comptable et le commissaire aux comptes

RH

  • Préparation des données nécessaires à l’établissement des bulletins de paie

  • Commande des cartes restaurant / cartes Noël

  • Relations avec la mutuelle, la société de prévoyance, la médecine du travail, l’organisme de formation

  • Organisation des réunions d’équipe. Gestion des relations avec Electre, société qui héberge l’association dans ses locaux.

  • Recrutement : assister l’équipe en amont et en aval du recrutement

  • Stagiaires et alternants : relations avec les universités et écoles, déclaration à l’Etat .

Services généraux

  • Commande et suivi de notre contrat de maintenance informatique. Achats de nouveaux matériels.

  • Commande des fournitures de bureau et autres achats.

DEVELOPPEMENT

Conventions de mécénat

  • Préparer les dossiers de demandes de subventions et en assurer le suivi

  • Monter des dossiers auprès de nouvelles institutions et fondations. Prospecter pour identifier les structures à cibler.

Gestion des partenariats

  • Assurer le suivi des relations avec les partenaires de l’association.

  • Négocier chaque partenariat et le formaliser via une convention annuelle.

  • Prendre en charge de nouveaux projets impliquant nos partenaires.

  • Communiquer auprès de nos partenaires sur l’actualité de l’association.

  • En renfort de l’équipe Coordination, prospecter de nouveaux partenaires « finales régionales » et « finale nationale ».

Communication institutionnelle et mécènes

  • Venir en appui de la Secrétaire générale pour communiquer auprès des institutions et fondations qui financent l’association ou qui pourraient devenir de futurs mécènes.

FINALES

  • Lors des finales écoles/départementales/régionales/nationale, contribuer à l’organisation de ces événements : venir en renfort de l’équipe Coordination en cas de besoin (janvier-juin).

  • Présence sur certains événements en régions. Déplacements à prévoir, en particulier en avril/mai.

AUTRES

  • Travailler en étroite collaboration avec l’ensemble des membres de l’équipe de l’association et ses partenaires.

  • Sur demande de la Secrétaire générale ou des Chargées de coordination, venir en renfort sur d’autres projets de l’association, en fonction du temps disponible laissé par la mission d’Assistant administratif et développement.


Profil recherché

Compétences requises

o Grand sens de l’organisation

o Goût pour la négociation

o Maîtrise de Word, Excel, Power Point

o Communication orale et écrite : très bonnes capacités rédactionnelles (orthographe et style fluides) et expression orale.

Profil recherché

o Etudiant en Master 1 ou Master 2 : Grande école de commerce / Sciences Po / Gestion / Développement

o Développer le goût des enfants pour la lecture et la prise de parole en public a du sens pour vous. Vous cherchez à travailler pour une cause sociale engagée.

o Vous êtes polyvalent, organisé, rigoureux, adaptable et avez envie de rejoindre une petite équipe dont l’activité est en fort développement.

o Vous avez un bon sens pratique et aimez prendre des initiatives

o Vous êtes autonome et dynamique

Durée du contrat : 12, 24 ou 36 mois, à compter du 1er septembre 2024. De préférence 24 ou 36 mois.

Rémunération : variable selon l’âge, suivant les conditions définies par l’article D6222-26 du Code du Travail sur le salaire des apprentis.

Environnement de travail


Déroulement des entretiens

Process de recrutement :

  • 1er entretien avec la Secrétaire générale, suivi d’une séance de tests de 45 minutes, à réaliser sur place

  • 2e entretien avec les deux Chargées de Coordination

  • Des documents et références pourront être demandés au candidat durant le process de recrutement.

Pour candidater Adressez votre CV et votre lettre de motivation personnalisée, précisant vos motivations pour le poste à :

magali.fourmaintraux@lespetitschampionsdelalecture.fr

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