Acteur majeur de la formation aux métiers de la rééducation, l’Ecole d’Assas dispose aujourd’hui de 2 campus, à Paris et Saint-Quentin-en-Yvelines (SQY), et propose à ses 800 étudiants une formation reconnue pour son excellence pédagogique.

L’école d’Assas Ergothérapie sur le site de Saint-Quentin-en-Yvelines (SQY) recrute dans le cadre d’un remplacement, un Référent scolarité F/H en CDD de 6 mois

Rattaché hiérarchiquement à la Responsable du Bureau de la Scolarité, vous serez en charge d’assurer le bon suivi administratif des sujets inhérents à la scolarité et participerez au bon déroulé de la vie sur le campus.

Scolarité

• Collecter, centraliser et mettre à jour tout au long de l’année les documents nécessaires au suivi administratif des étudiants (état civil, vaccination, assurances, CVEC, bourse, règlements intérieurs, …) ;

• Saisir et mettre à jour continuellement les plannings des cours et d’évaluations des étudiants, et les en informer ;

• Valider les présences des enseignants (via le logiciel de gestion d’emploi du temps) ;

• Assurer le suivi des inscriptions et réinscriptions des étudiants ;

• Garantir le suivi des stages et des compétences : traitements et saisies des feuillets de stage ;

• Aider à la préparation des réunions / Commissions (CAC, ICOGI, Conseil de Discipline, Conseil de vie étudiante, …) et en rédiger les comptes-rendus/rapports ;

• Gérer l’organisation administrative des évaluations : demander les sujets aux enseignants et les mettre en page, répartir les étudiants dans les salles, informer les surveillants des conditions d’évaluations ;

• Suivre les corrections de copies : récupération des copies par l’enseignant, respect des délais de correction, transmission des éléments au service RH pour règlement ;

• Saisir et relire les notes avec un binôme ;

• Garantir que toutes les tâches administratives sont conformes au référentiel de formation et à Qualiopi.

Vie du Campus :

• Assurer l’ouverture et/ou la fermeture du site ;

• Gérer et préparer les salles de cours ;

• Gérer les stocks de fournitures administratives et du matériel pédagogique ;

• Participer à l’accueil physique : renseigner et orienter les étudiants, les apprenants en formation continue, les formateurs et tout autre visiteur extérieur.

• Participer à l’accueil téléphonique : renseigner et/ou rediriger les interlocuteurs vers les services adaptés.

NB : Cette liste est non exhaustive et pourra être revue selon les besoins de l’école

Vous disposez d’une formation supérieure (Bac+2 à Bac+5) dans le domaine de l’administration, de la gestion ou de l’éducation. Vous justifiez idéalement d’une première expérience réussie dans la gestion administrative et pédagogique au sein d’un établissement d’enseignement supérieure ou structure équivalente.

Savoir-faire

• Maitrise des procédures administratives et pédagogiques liées à la gestion de la scolarité (inscriptions, examens, diplômes, suivi des étudiants)

• Utiliser efficacement les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et les logiciels de gestion de scolarité

• Connaissance et maitrise des réseaux sociaux

• Collecter, contrôler et mettre à jour les données relatives aux parcours étudiants

• Organiser et prioriser les tâches pour respecter les échéances et garantir la continuité du service

Savoir être

• Appétence pour le travail en équipe : savoir travailler en lien avec les différents interlocuteurs internes et externes dans une logique de coordination

• Bonne organisation, gestion des priorités et respect des délais

• Grand sens de la confidentialité

• Aisance relationnelle et sens du service

• Capacité à s’adapter à différents interlocuteurs

• Rapidité d’exécution des tâches

👉Entretien visio avec la Responsable recrutement et projets RH

👉Entretien en présentiel avec la Responsable de la scolarité

👉Entretien en présentiel avec le Directeur de l’établissement