- Assurer le suivi administratif (bons de commandes, gestion des factures, mise à jour des tableaux de bord, contrôle des dépenses...) de la Direction Technique

- Assurer le suivi administratif des courriers, et autres documents…

- Gérer les demandes de réservation de salles internes et externes (avec édition et suivi des devis pour les locations externes)

- Assurer le classement et l’organisation des documents divers de la Direction tant papiers que numérisés (scan, enregistrement sur réseau)

- Organiser la base de données documentaires (plans, DOE..)

- Participer aux réunions hebdomadaires de la Direction Technique et réaliser la rédaction du compte-rendu

- Participer et réaliser le compte rendu ou le relevé de décision de certaines réunions ou rendez-vous de la Direction Technique

- Planifier et organiser des réunions et des évènements

- Participer à certaines instances locales : Formation Spécialisée (FS), visites FS, CT afin de réaliser la rédaction des procès-verbaux

- Assurer la commande de fournitures (commande, réception, validation du service fait pour facturation).

D’autres taches pourront être confiés en fonction de l’activité de la Direction Technique de ses quatre sections et éventuellement la gestion et la répartition des tickets informatiques aux agents

Environnement hiérarchique :  

Le/la titulaire du poste sera placé(e) sous la responsabilité de la chargée de mission et du Directeur Technique.

Liaisons fonctionnelles :

-         Les chefs de section

-         La Direction des Finances

-         Les fournisseurs et les prestataires

-         La communauté pour les réservations de salles

Connaissances et qualités recherchées : 

-         Bon relationnel

-         Capacité d’organisation, polyvalence, rigueur et méthode

-         Discrétion, sens de la confidentialité

-         Maîtriser les outils de secrétariat et de bureautique

-         Maîtriser les techniques de communication écrite et orale

-         Qualité rédactionnelle

-         Savoir rendre compte

-         Suivi d’activité

Conditions d'exercice spécifiques au poste, le cas échéant

-        Néant

Expérience souhaitée/exigée dans une fonction similaire : 

Connaissance en comptabilité et secrétariat

MODALITÉS DE RECRUTEMENT 

Catégorie : C                                                    

Filière : Administratif

Statut : emploi permanent                      

ACCÈS 

Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47