Dans un contexte de développement rapide, afin d’accompagner la croissance de SUBSTIPHARM, nous recherchons un(e) Chargé(e) des Services Généraux au sein du pôle Services Généraux, rattaché au département Corporate et Administration.

Votre mission principale

Rattaché(e) au Responsable des pôles Services Généraux et IT, vous avez pour mission de créer et maintenir un environnement de travail propice au bien travailler ensemble, de garantir la continuité des services généraux.

Vous intervenez à la fois comme pilote de projets et référent opérationnel dans un contexte PME nécessitant pragmatisme, polyvalence et sens du service.

Vos principales missions

SERVICES GÉNÉRAUX

• Définir et optimiser les plans de maintenance des équipements, contrôler les équipements et les locaux afin qu’ils respectent la réglementation en vigueur et garantissent la sécurité des personnes et des biens.

• Recenser l’ensemble des partenaires et veiller à leur suivi, notamment sur les contrats et les facturations.

• Gérer l’ensemble des ressources liées aux Services Généraux (mobilier et fournitures, système de téléphonie, badges, alarmes, notes de frais, places de parking, bornes électriques, etc.).

• Être garant(e) des bonnes procédures en termes de préboarding, onboarding et outboarding des salariés et des prestataires.

• Veiller à l’application des règles d’hygiène, d’entretien et de sécurité, dans le respect des exigences en matière de responsabilité sociétale et de développement durable.

• Être garant(e) des bonnes procédures en matière de travel management.

• Être responsable des travaux, organiser et superviser les déménagements, les aménagements de bureaux ou d’espaces de travail.

• Programmer et superviser les opérations de sécurité (exercices d’évacuation, alarmes incendie, formations incendie…).

• Gérer l’archivage et piloter la mise en place de la dématérialisation des archives.

• Gérer la documentation liée aux services généraux et s’assurer de sa mise à jour et de sa disponibilité selon les canaux prédéterminés.

ACCUEIL & CONTINUITÉ DE SERVICE

• Assurer la continuité de l’accueil de l’entreprise en cas d’absence de la Secrétaire d’accueil, dans une logique de service et de bon fonctionnement de l’organisation.

• Être le relais de la Secrétaire d’accueil pour l’accueil physique et téléphonique des visiteurs ainsi que la gestion de la boîte mail Contact.

• Alerter les interlocuteurs concernés en cas d’appels liés à la pharmacovigilance, dans le strict respect des procédures en vigueur.

• Assurer le traitement du courrier, des plis et des colis entrants et sortants lors des périodes de remplacement.

ACCOMPAGNEMENT

• Apporter son aide à la Direction Juridique sur les aspects administratifs.

• Mettre à jour, selon un planning défini, le trombinoscope et le diffuser via les canaux prédéterminés.

ÉVÈNEMENTIEL & COMMUNICATION INTERNE

• Coordonner l’organisation des évènements internes et externes selon le cahier des charges défini par la Direction et en assurer la logistique (planification des actions, relations partenaires).

• Participer à la mise en place d’évènements internes et externes selon le cahier des charges défini par la Direction.

• Être garant(e) d’une communication interne fluide autour des évènements, des activités de l’entreprise et de toute autre communication à destination des salariés.

MANAGEMENT DU PÔLE SERVICES GÉNÉRAUX

• Allouer et organiser les ressources humaines et opérationnelles nécessaires en fonction des besoins des différents services.

• Réaliser un reporting régulier de ses activités et rendre compte au Responsable des pôles Services Généraux et IT.

• Formation supérieure (Bac+2 à Bac+5) en gestion, services généraux ou équivalent.

• Expérience minimale de 5 ans sur une fonction Services Généraux, idéalement en environnement PME.

• Forte appétence pour la relation client interne et externe.

• Organisation, rigueur et méthodologie dans la conduite de projets et la gestion du quotidien.

• Communication fluide et adaptée à des interlocuteurs variés.

• Autonomie, flexibilité et sens des priorités, dans le respect du cadre défini.

• Esprit d’initiative et force de proposition.

• Maîtrise du Pack Office, avec une aisance particulière sur Excel.

• Anglais opérationnel à l’oral comme à l’écrit.

• Entretien RH

• Entretien avec Responsable des pôles Services Généraux et IT