Office Manager en alternance

Rébellion est une agence de publicité indépendante, fondée en 2016 et basée à Paris, Marseille et Bordeaux.

Aujourd’hui Rébellion compte une soixantaine de talents qui bossent chaque jour pour construire des marques audacieuses et responsables, qui résonnent durablement.

Les équipes s’activent pour activer des marques, c’est la raison d’être de notre positionnement : nous sommes Brand Activists.

Rébellion est à l’écoute des tendances avec son bureau intégré Trends for Change, et produit l’essentiel des campagnes en interne, parce que nous aimons avoir la main sur ce que nous créons.

Rébellion accompagne notamment  TOYOTA, Decathlon, LVMH, Galeries Lafayette, Petit Bateau, Pink Lady, Accor, L’Oréal ou encore le théâtre Mogador…

Nous recherchons un.e Office Manager pour accompagner le développement de Rébellion, aux côtés  de la responsable administrative et financière.

En tant qu’Office manager, ton rôle est clé pour l’agence, les missions serons variées et évolutives au fil de ton parcours chez Rébellion. Intermédiaire de confiance entre les équipes, la direction et les prestataires externes.

Tu auras comme principales missions :

-   la gestion de nos bureaux parisiens et marseillais

-   la gestion administrative (ressources humaines, suivi facturation entre autres)

Quelques caractéristiques du profil idéal :) :

-   Une première expérience en entreprise (2 ans min), idéalement en agence ou PME

-   Une formation en gestion des entreprises / RH / comptabilité / administration

-   Autonomie, rigueur, organisation, polyvalence et capacité d’adaptation

-   Ouverture d’esprit, capacité d’écoute, tu es curieux.se, créatif.ve et fait preuve d’initiative

-   Tu es dynamique, sociable, bienveillant

-   Excellentes communications à l’écrit comme à l’oral

-   Maîtrise du Pack Office (Excel, Word, PPT), de la suite Google (Google Doc, Sheets) & de la suite iWork (Numbers, Pages, Keynote)

-   À l’aise en anglais

Avantages

Télétravail possible après une période d’un mois environ

Tickets resto 55%

RTT

Congés menstruels

Contrat d’intéressement

Office Management et sensibilité RSE (50%)

Prendre en charge de la gestion de l’Office

Effectuer les commandes, les achats de fournitures, la réception et la validation des livraisons

Négociation et suivi fournisseurs des frais de fonctionnement

Organisation des évènements internes

Responsable de la sécurité des bureaux et de la prévention des risques

Responsable des normes RSE à appliquer chez Rébellion

Gestion du parc informatique

RH et Administration du personnel (25%)

Onboarding des nouveaux collaborateurs et mise à disposition de leur kit d’arrivée (ordinateur, adresse mail)

Tenue du registre des salariés et stagiaires

Administration du personnel : recrutements, contrats, visites médicales, mutuelle, suivi des justificatifs de transports, commande et suivi des titres restaurant

Assister quotidiennement les collaborateurs : information, outils RH, émission de documents, etc

Assistant comptable (25%)

Pointer les factures et réaliser les rapprochements comptables

Travaux de préparation à la saisie comptable

Archivage comptable

Suivie de la facturation client et relance

Vérification et suivie des notes de frais

Vérification et suivie des dossiers de sous-traitant, contrôle des justificatifs

Mise à jour des bases clients, fournisseurs

Veiller à la mise à jour du dossier de référencement pour nos prospect et clients

Récupérer les relevés bancaires et organiser la récup des justifs

Envoi CV

Call ou entretien visio de 15 minutes

Envoi d’un case/mise en situation : à faire en autonomie pour évaluer l’esprit logique et le niveau de compétence

Entretien visio à J+7  pour évaluer le retour du case + mise en pratique > 30 minutes

Rencontre