Retour aux bureaux post Covid : les trois points clés selon deux DRH

Le 11 mai dernier signait la fin de la période de confinement en France. Une nouvelle étape dans cette période de crise sanitaire qui, sans aucun doute, aura rebattu bien des cartes. Pour les entreprises et les collaborateurs, il s’agit aussi d’une nouvelle période importante où tout a dû être mis en œuvre pour que la reprise puisse être un vrai tremplin au retour à une activité normale. Il a fallu réfléchir à une nouvelle stratégie et organisation pour trouver le compromis entre les enjeux de l’entreprise et la sécurité physique et psychologique des collaborateurs, tout en maintenant leur engagement. 

Quelles sont les grandes règles à considérer pour organiser la reprise ? Comment recenser les besoins de chacun et maintenir les équipes engagées ? De quelle manière adapter sa communication interne pendant cette période de crise ? Comment accompagner les collaborateurs durant ce moment de transition ?

Lors de notre troisième webinar Shaker Live le 20 mai dernier, deux intervenants ont répondu à ces questions :

• Astrid d’Albiousse, Head of Talents chez Proprioo, une startup de 100 personnes qui simplifie la vente immobilière en ligne. 
• Marc-Henri Bernard, HR director chez Rémy Cointreau, un groupe familial de spiritueux qui emploie près de 2000 collaborateurs à travers le monde.

Pendant la période de confinement, les bureaux de Proprioo ont fermé leurs portes, et toutes les équipes ont télétravaillé. Rémy Cointreau a également fermé son siège social, mais a rouvert certaines usines de production en avril… Depuis le 11 mai, seulement quelques collaborateurs, managers et RH des entreprises de Proprioo et Rémy Cointreau se sont rendus dans les locaux, le télétravail restant toujours largement privilégié. 

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Le podcast de l’événement Shaker, by Welcome to the Jungle

Nouveau mot d’ordre : la flexibilité

Afin que cette nouvelle organisation convienne à tout le monde, intégrer ses équipes dans la réflexion a été essentiel. Pour cela, la première étape pour nos deux intervenants a été la récolte d’informations : « On a ressenti beaucoup de stress et de questions durant cette période de confinement. En interrogeant les collaborateurs via des questionnaires anonymes et en les intégrant aux réunions stratégiques sur la reprise, nous avons pu comprendre leurs besoins et les impliquer dans la réflexion globale sur le déconfinement. » explique Astrid d’Albiousse. L’idée : recenser les doutes, difficultés, mais aussi les suggestions pour faire ressortir différents cas concrets à partir desquels des solutions peuvent être pensées et déployées.

En interrogeant les collaborateurs via des questionnaires anonymes et en les intégrant aux réunions stratégiques sur la reprise, nous avons pu comprendre leurs besoins et les impliquer dans la réflexion globale sur le déconfinement.

Astrid d’Albiousse

Une fois les informations récoltées, pour pouvoir rouvrir leurs bureaux, les deux entreprises ont défini les premiers éléments essentiels : les règles sanitaires (mesures d’hygiène, distanciation physique, gels, masques, marquages au sol…). Leurs protocoles ont été rédigés en s’appuyant sur celui délivré par le Ministère du Travail. Marc-Henri Bernard explique que l’information a été d’abord assimilée par les responsables d’équipe :  « Nous avons dans un premier temps donné toutes les informations aux managers pour qu’ils puissent ensuite les communiquer auprès de leurs équipes et ainsi être de vrais points référents. ». 

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Sur un aspect plus pratique, les deux entreprises ont adapté leurs bureaux avec différentes mesures : gestion des flux de passage dans les couloirs avec des sens de circulation, limitation du nombre de personnes dans les ascenseurs… Les espaces de convivialité comme la cafétéria, la cantine, l’espace pour la pause déjeuner ont été aménagés - et non fermés - pour que « le lieu de travail reste un endroit agréable à retrouver » comme l’explique Astrid d’Albiousse. « Nous avons aménagé les espaces de convivialité, avec de la distanciation et des mesures de désinfection régulières, pour que tout le monde puisse se retrouver dans un espace, pour la pause déjeuner par exemple. » Le nombre de personnes présentes sur site devant également être encadré, compte-tenu des obligations gouvernementales, Marc-Henri Bernard détaille les aménagements : « Nous avons vu avec les managers d’équipes quels collaborateurs souhaitaient revenir aux bureaux ou non pour établir un roulement selon les équipes. » 

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Le télétravail restant à privilégier, nos intervenants conseillent de poursuivre les bonnes habitudes et évolutions mises en place durant le confinement pour permettre à chacun de choisir son mode de travail. Enfin, comme le rappelle Marc-Henri Bernard « Il faut garder une flexibilité dans ce processus, la situation risque de durer et selon les évolutions des besoins de chacun, il faut pouvoir s’adapter. »

Soigner sa communication interne

Nos deux intervenants s’accordent sur le point de la communication interne : la soigner est la clé pour faire passer les bons messages, aux bons moments et aux bonnes personnes. Astrid d’Albiousse conseille de s’outiller astucieusement : « On privilégie Slack pour les échanges réactifs, les mails pour les informations plus officielles, sans oublier les visio-conférences pour garder du lien. » Au niveau de la forme, Marc-Henri Benard explique que certaines informations sur des sujets importants, comme celui des règles sanitaires, ont pu être communiquées de manière plus ludique pour être plus percutantes et mieux retenir l’attention des collaborateurs : « Nous avons fait une visio-conférence co-animée par moi-même et le Directeur des Opérations, l’un présentait pendant que l’autre mettait en scène les mesures barrières pour illustrer les différentes situations afin de dynamiser ce sujet un peu rébarbatif pour les équipes. » Enfin, les deux entreprises n’ont pas hésité à sur-communiquer, pour rassurer les collaborateurs et faire en sorte que toutes les informations sur la reprise et le déconfinement soient parvenues à l’ensemble des salariés. 

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Rémy Cointreau ayant des bureaux à l’international, notamment en Chine,  a pu anticiper un peu le déconfinement. L’entreprise en a d’ailleurs fait un marqueur fort de sa communication en organisant des visioconférences avec les responsables de pays en Chine ou aux États-Unis : « Cela nous a permis de prendre du recul, de rassurer avec des informations concrètes mais aussi de voir comment les autres équipes travaillaient et préparaient les différentes étapes de réouverture, quand nous, en France, nous étions encore confinés. » explique le DRH. 

Pour aider la communication interne, le critère « transparence » est primordial selon les deux professionnels. Marc-Henri Bernard a donné la parole directement aux premiers intéressés : les personnes de retour dans les usines dès avril se sont filmées pour raconter leur quotidien. Les vidéos ont ensuite été largement diffusées aux équipes de Rémy Cointreau. En proposant des contenus incarnés aux autres collaborateurs, chacun a pu être informé de l’état de l’entreprise du point de vue de la production mais aussi en apprendre davantage et faire naître une vraie reconnaissance entre les différents métiers.

« Il faut que l’information soit à la fois montante et descendante. »

Astrid d’Albiousse

Astrid d’Albiousse rappelle que les managers sont les plus à même d’avoir les retours et ressentis des collaborateurs. Néanmoins, elle explique aussi que beaucoup d’enjeux et de responsabilités ont reposé sur leurs épaules depuis le début de la crise : « Les managers ont été très sollicités ou pressurisés durant cette période, c’est très important de veiller à leur état de santé psychologique et professionnel en discutant avec eux. » Pour que tout le monde puisse garder le cap, Astrid d’Albiousse conseille de responsabiliser chacun : « Il faut que l’information soit à la fois montante et descendante. » 

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Recréer du lien

Le travail à distance tendant à se poursuivre, nos deux speakers conseillent vivement de redoubler d’énergie et de créativité pour proposer de vrais rituels. Marc-Henri Bernard rappelle que les instances d’entreprise comme le comex ou le CSE peuvent être de bons appuis pour réfléchir à de nouveaux moyens de créer du lien pouvant aussi servir au développement de la culture d’entreprise.

Parmi tous les rituels mis en place pendant le confinement, Astrid d’Albiousse explique avoir fait le point pour conserver ceux qui se sont avérés utiles : « On a créé un dispositif, “les protégés”, pour que des binômes se constituent aléatoirement et puissent échanger une fois par jour. Avec le déconfinement, nous allons garder ce rituel mais avec un rythme hebdomadaire pour que ça ne devienne pas une contrainte ». Cela peut ainsi donner lieu à des échanges moins formels, créer du lien et surtout croiser les équipes des différents sites pour connaître mieux l’entreprise.

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Pour ne pas perdre l’aspect convivial de l’entreprise avec la distance, Marc-Henri Bernard avoue une préférence pour les rituels ludiques. L’intranet de Rémy Cointreau a ainsi été réquisitionné pour « que chacun poste une photo de son environnement de travail. Ça permet de voir un peu les conditions de chacun, certains sont assez inventifs et c’est plutôt sympa ! ». Du côté de Proprioo, l’originalité de certains rituels a beaucoup plu : « On a créé des quizz sur différents sujets comme le marché de l’immobilier ou les métiers de la tech. Animés par différentes personnes, c’était un vrai moment d’échange où tout le monde se retrouve dans une bonne ambiance. » explique Astrid d’Albiousse. Un double intérêt pour ce rituel : apprendre et créer du lien. D’ailleurs, l’initiative va être retravaillée pour être utilisée comme un outil de formation en interne.

Pour que chacun puisse se projeter dans un avenir plus positif, Marc-Henri Bernard et Astrid d’Albiousse conseillent d’organiser dès maintenant des moments d’équipes en présentiel. Team building, repas d’équipes, afterworks… tout ce qui était fait avant peut être envisagé, en gardant en tête que déplacements et contacts physiques seront encore sûrement limités. 

« L’enjeu est de trouver l’équilibre entre ce qui est fait maintenant et le retour en présentiel, en rendant le télétravail plus simple et flexible. »

Marc-Henri Bernard

Concernant l’après, Rémy Cointreau a également engagé les managers à « se concerter avec leurs équipes pour réfléchir aux enseignements à tirer du confinement, sur des sujets comme le télétravail ». Ils souhaitent ainsi construire l’organisation de demain tout en gardant un contact rapproché avec les équipes, en les engageant dans les discussions stratégiques et en ajustant régulièrement la communication en fonction des besoins recensés. Comme l’explique Marc-Henri Bernard « l’enjeu est de trouver l’équilibre entre ce qui est fait maintenant et le retour en présentiel, en rendant le télétravail plus simple et flexible. »

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Pour assurer une reprise dans les meilleures conditions, les deux entreprises ont misé sur les éléments classiques mais clés : organisation, communication, attention et anticipation. La transparence et la bienveillance envers les collaborateurs ont été essentielles pour qu’ils soient rassurés et restent engagés dans leurs missions. Également, les managers, particulièrement sollicités durant cette période, ne doivent pas être les oubliés de la crise. Ils sont des alliés dont il faut prendre soin. Tout est donc à mettre en oeuvre pour chacun puisse trouver sa place et s’exprime dans cette nouvelle structuration. Enfin, rappelons que le choix du mode de travail doit être ouvert pour que tout le monde trouve son rythme et puisse vivre cette situation le plus sereinement possible. Ainsi, la reprise sera synonyme de liberté mais surtout de résilience et de réussite !