Le rôle de l’Assistant Office Manager

L’Assistant Office Manager a un rôle clé au sein de l’entreprise.

Il / Elle est sous la responsabilité de l’Office Manager (Resp. Administratif et Financier)

Il / Elle est chargé(e) de fournir un soutien administratif et comptable, de veiller au bon fonctionnement des opérations quotidiennes du bureau et de garantir un environnement de travail efficace et bien organisé.

Les objectifs de l’Office Manager Junior

• Assistance administrative, comptable, et ressources humaines

• Gestion efficace des ressources / matériel

• Gestion efficace des locaux, de l’organisation du bureau

Les missions de l’Office Manager Junior

ASSURER L’ACCUEIL et la RECEPTION :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs

• Assurer la réception des colis et livraisons

• Gérer le courrier et envois divers

ASSISTANCE COMPTABLE :

• Suivi des comptes clients : gérer les encaissements, le suivi des impayés et des relances, s’assurer de la qualité de la facturation et communiquer les éventuels problèmes

• Suivi des comptes fournisseurs : suivi des dépenses, vérification de factures, de reçus, des notes de frais…

• Rapprochements bancaires et mise à jour de tableaux de bord

ASSISTANCE RESSOURCES HUMAINES :

• Participer au processus de recrutement et d’intégration, collecter les documents nécessaires au dossier du personnel

• Suivre les absences, les titres restaurants, les dépenses et notes de frais

• Suivre la gestion administrative des dossiers : visites médicales, informations à transmettre au cabinet comptable, suivi des divers entretiens..

GERER LES SERVICES GENERAUX :

• Gérer les fournitures de bureau, les approvisionnements en produits d’entretien, produits de restauration et petit matériel

• Gérer la flotte de véhicules (suivi des contrats, des entretiens, de la sinistralité..)

• Organiser la logistique de réunions, de voyages d’affaires, de réservations d’hôtels, d’évènements d’entreprise..

GERER LES LOCAUX et LES INSTALLATIONS :

• Gérer les contrats avec les prestataires de services (nettoyage, sécurité, entretien…)

• Superviser les tâches de prestations, maintenance, les réparations et les améliorations des locaux.

• Coordonner les déménagements internes et la gestion de l’espace de bureau

AUTRES ACTIVITES TRANSVERSES

Les caractéristiques de ses missions ne rendent pas le poste d’Assistant Office Manager éligible au télétravail régulier.

COMPETENCES TECHNIQUES :

• Informatique : Office 365

• Utilisation de divers logiciels : EBP, Eurécia..

• Anglais

QUALITES et SAVOIR ETRE

• Rigueur, Maturité et Engagement

• Organisation / Efficacité : capable de gérer de multiples tâches et priorités. Capacité à planifier, coordonner et suivre les activités

• Flexibilité / Adaptabilité : capable de s’adapter aux changements de situation et aux demandes imprévues. Être en mesure de résoudre les problèmes rapidement.

• Disponibilité et Sens du service : point de contact principal pour les demandes et les besoins du personnel et des clients, doit être disposé à aider les autres, à répondre aux questions et à résoudre les problèmes de façon proactive.

• Communication / Très bon relationnel : savoir dialoguer et négocier avec diplomatie avec des interlocuteurs variés

• Autonomie / Travail en équipe : savoir travailler seul mais aussi en équipe

• Être capable d’aller chercher l’information, l’analyser et être force de recommandation