Na nič nezabúdajte! 7 rád, ktoré vám pomôžu zapisovať si skvelé poznámky

Dvojhodinové nekonečné ranné pracovné stretnutie, obed s klientom a potom prestávka na kávu so šéfom na konci dňa. To predstavuje veľa rozhovorov s mnohými ľuďmi a veľké množstvo informácií, ktoré si musíte zapamätať. Ďalší deň si pravdepodobne nebudete pamätať ani polovicu z nich. Až vtedy si uvedomíte: „Ach nie! Keby som si len robil/a poznámky!“ V skutočnosti by vás pár jasných poznámok ochránilo pred stresom a zbytočnou snahou vyloviť z pamäti všetko, čo kto povedal. Ako si teda robiť poznámky, ktoré stoja za to?

1. Pohodlne sa usaďte

Ak sa chystáte na míting alebo konferenciu a chcete si písať poznámky, radšej tam príďte skôr. Určite tak nájdete dobré miesto na sedenie. Ak sa ocitnete vo veľkej miestnosti, posaďte sa tak, aby ste videli a počuli každého prezentujúceho za každých okolností. Takto vám neunikne žiadna dôležitá komunikácia.

2. Vyberte si správny spôsob zápisu

Musíte sa rozhodnúť, či použijete notes, telefón, počítač alebo tablet. Máte na výber medzi digitálnou a tradičnou metódou. Najlepšie je vybrať si nástroj, ktorý vám najviac vyhovuje, ale pamätajte, že digitálne médiá majú niekoľko výhod:

• Ušetríte čas, ak máte podať správu, keďže nebudete musieť svoje ručne písané poznámky prepisovať.
• Digitálne zapisovanie vám tiež umožňuje uložiť a organizovať si prácu počas toho, ako si robíte poznámky. Navyše sa vďaka tomu môžete k poznámkam vrátiť oveľa jednoduchšie, keďže náhodné papiere môžete ľahko stratiť.
• Digitálne poznámky sú užitočné, keď chcete informácie z nich zdieľať a chcete, aby k nim prispeli aj ostatní. Existuje online softvér zdarma, ktorý zjednodušuje zadávanie, triedenie a preposielanie informácií cez email ako Evernote, Google Keep či Onenote.

Možno vás bude lákať použiť diktafón. Ak to svojim kolegom spomeniete vopred a nebudú nič namietať, prečo nie? Nahrávka vám môže pomôcť, najmä ak je využívaný technický žargón, alebo potrebujete presné znenie toho, čo kto povedal, prípadne úryvky niečieho prejavu.

3. Sústreďte sa!

Počúvanie a sústredenie sa sú najdôležitejšími prvkami efektívneho zapisovania poznámok. Jednoducho si zapisovať slová alebo slovné spojenia bez toho, že by ste im rozumeli, je vám nanič, pretože myšlienku, ktorej nerozumiete, nepoužijete ani nezapíšete. Miesto urýchleného zapisovania všetkého, čo počujete, si počkajte, kým porozumiete, o čom sa hovorí, a potom si to zapíšte vlastnými slovami.

4. Zapíšte si len to najnutnejšie

Iba ak ste súdnym zapisovateľom, môžete zapísať všetko, čo počujete. Namiesto toho si radšej zapíšte kľúčové slová, ktoré dávajú zmysel. Využívajte skratky ako P pre slovo práca, MMT pre slovo momentálne a výkričníkmi označte dôležité veci. Vyhľadajte si na internete online slovníky skratiek, ktoré vám pomôžu s ich vytváraním.

Nezabudnite si zapísať všetky zabudnuteľné, ale praktické informácie, ako sú deadliny, ľudia, ktorým sa treba ozvať, či procesy, ktoré vás čakajú.

5. Nezabúdajte na to, prečo si robíte poznámky

Aby ste prišli na to, ako podrobne si musíte poznámky zapisovať, mali by ste určiť, s akým účelom ich robíte. Musíte napísať 10 stranovú správu? Ak je to váš prípad, mali by ste si toho zapísať čo najviac. Potrebujete krátke, ale presné zhrnutie? V tom prípade, čím viac poznámok si urobíte, tým viac času budete musieť stráviť ich triedením. Držte sa preto zadania a systematizujte svoje myšlienky.

6. Robte si štruktúrované poznámky

Či už píšete svoje poznámky na papier, alebo na počítači, myslite na ich formát. Vytvorte odseky pre informácie, ktoré budete potrebovať neskôr objasniť, ako sú mená, dátumy či osobné údaje.
Neváhajte a zvýraznite kľúčové informácie. Bude tak jednoduchšie nájsť kľúčové idey, keď sa k poznámkam vrátite.

7. K poznámkam sa vráťte čo najskôr

Kujte železo, kým je horúce. Akonáhle sa míting, pohovor či konferencia skončí, skontrolujte si poznámky a pridajte k nim informácie, na ktoré ste zabudli. Vráťte sa najmä na nejasné miesta a pokúste sa ich doplniť. Prepíšte čokoľvek, čo neviete prečítať. Ak máte napísať správu, neodkladajte to. Vaša pamäť je vaším najspoľahlivejším pomocníkom. Čím viac času prejde, tým horšie budete svojim poznámkam rozumieť.

Efektívne a účinné zapisovanie poznámok nie je zložité. Ubezpečte sa, že viete, čo sa od vás očakáva a na čo si poznámky robíte. Nezabudnite sa pripraviť a sústrediť sa počas interakcie čo najviac. Ak vám tento prístup nie je známy, mali by ste ho precvičovať. Čím viac skúseností získate, tým efektívnejší a lepší budete vo všetkom, čo robíte.

Preklad: Dorota Bachratá

Foto: WTTJ

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.