Nous recherchons un.e Executive Assistant pour accompagner notre CEO et l’équipe de Direction dans une phase clé de structuration et de croissance. Véritable facilitateur.trice, tu joues un rôle clé dans l’efficacité collective de la Leadership Team, en sécurisant l’exécution du quotidien tout en contribuant à l’amélioration continue des modes de fonctionnement.

À la croisée de l’opérationnel, de l’organisation et de la coordination transverse, tu es un point d’ancrage pour la Direction dans un environnement en forte évolution.

Les missions principales :

Support stratégique & coordination de la Direction

• Gérer de manière proactive les agendas complexes, priorités et communications du CEO et de l’équipe de Direction.

• Anticiper les besoins, préparer les réunions clés (comités de direction, boards, points stratégiques) et en assurer le suivi.

• Faciliter la circulation de l’information et la coordination entre les membres du Leadership Team.

Organisation & excellence opérationnelle

• Organiser les déplacements professionnels et veiller à l’application et à l’optimisation de la politique voyage.

• Piloter la gestion administrative liée à la Direction : facturation, contrats, suivi des engagements, coordination des signatures.

• Être l’interlocuteur·rice clé des prestataires externes (IT, facilities, sécurité, ménage, etc.).

Projets transverses & structuration

• Organiser et coordonner les événements internes (séminaires, offsites, moments d’équipe).

• Contribuer activement à l’amélioration continue des outils, process et rituels de travail de la Direction.

• Participer à des projets transverses liés à la structuration de l’entreprise (outils internes, gouvernance, communication interne, efficacité collective).

• 5 ans d’expérience minimum dans un rôle d’Executive Assistant, Office Manager ou équivalent, idéalement en scale-up, startup ou PME en croissance.

• Excellente capacité d’organisation, sens aigu des priorités et grande rigueur d’exécution.

• Capacité à évoluer dans un environnement rapide, changeant et exigeant, avec plusieurs sujets en parallèle.

• Très bon relationnel, sens du service et posture professionnelle avec des interlocuteurs de haut niveau.

• À l’aise avec les outils collaboratifs (Google Workspace, Slack, outils de notes de frais, CRM/ERP).

• Anglais courant.

Après un premier échange par téléphone avec Laura, Talent Acquisition Manager, pour te présenter le contexte et cibler les attentes mutuelles :

• Entretien immersion centré sur ton parcours passé et échanges sur le poste avec Laura et Nicolas, CEO.

• Entretien de sélection centré sur le poste avec Nicolas.

  • Rencontre avec deux membres de l’équipe de direction.

  • Prise de référence par contact avec des anciens collègues (3 à 5)