Rattaché(e) au Responsable de la scolarité (Associate Director) des populations Licence 3 & Master 1 de la Direction des Etudes des programmes pré-expérience, vous avez un rôle central d’interface entre la direction de la scolarité et les étudiants français et étrangers ainsi qu’un rôle de soutien aux autres chargé(e)s de scolarité de l’équipe.

Vous êtes en interaction permanente avec les étudiants qui se tournent vers vous pour toutes les questions d’ordre académiques et pratiques. 

Vous assurez l’accueil et la gestion administrative des étudiants du programme de L3 et M1 et garantissez le respect du règlement pédagogique et des règles de la scolarité.

Vos missions présentent les exigences suivantes :

• Assurer l’accueil physique des étudiants pour les écouter et traiter leurs demandes

• Répondre à l’oral ou par écrit en temps limité, et avec qualité sur le fond et sur la forme, aux étudiants qui se tournent vers vous pour toutes les questions académiques et pratiques

• Assurer la gestion administrative des étudiants en années L3 et M1 + Gap Year : inscriptions, saisie des notes, dispenses, diffusion des communications, et au-delà, toutes les actions en lien avec les différentes activités académiques qui composent leur parcours

• Garantir le respect du Règlement académique et des règles de la scolarité

• Partager les informations au sein de l’équipe de la Direction des affaires académiques ainsi qu’avec les autres services d’HEC pour garantir le bon suivi des étudiants à tous les niveaux : Admissions, Centre de Prévention et de Santé, HEC Talents, services IT, Direction générale, Direction de la Vie étudiante, Accueil, Services généraux, Résidence, etc.

• Partager les informations avec les écoles et universités partenaires d’HEC concernées par la scolarité des étudiants

• Editer des documents relatifs à la scolarité des étudiants : certificats, attestations, courriers divers

• Mettre à jour en permanence la base de données des étudiants et l’intranet

• Mettre à jour en permanence la base de contacts des partenaires

• Garantir la délivrance des cartes étudiantes

• Organiser et piloter la surveillance des examens, jusqu’à la remise des copies aux enseignants

• Proposer des améliorations de process ou de supports de communication aux étudiants, ou toute nouvelle documentation facilitant l’information des étudiants

• Participer à des projets transversaux d’amélioration ou d’évolution des outils de gestion

• Se tenir au courant de toutes les évolutions académiques

• Faire remonter rapidement les situations difficiles des étudiants

• Participer à la formation de chaque nouvel arrivant dans l’équipe

• Préparer tous les éléments nécessaires aux grandes réunions jalonnant l’année académique, en lien avec l’Associate Director : Rentrée, Commission Pédagogique d’Evaluation, Comité de Vie Académique, diplomation, etc.

De formation professionnelle bac+2 (BTS ou équivalent), vous avez une grande aisance relationnelle et un sens de l’accueil développé.

Vous aimez être au contact d’étudiants.

Esprit d’équipe, rigueur à l’écrit comme à l’oral, qualités organisationnelles et la bonne humeur au quotidien sont nécessaires pour assurer cette fonction.

La pratique de l’anglais est indispensable pour l’accueil des étudiants étrangers.

Vous maîtrisez les outils bureautiques comme Excel, et avez le goût des outils numériques.

HEC Paris intègre des collaborateurs en quête de sens et d’excellence, sensibles “au travailler ensemble” dans un environnement qui favorise l’inclusion de tous. Dans le respect des valeurs qui sont les nôtres, nous vous permettons aussi d’apporter un peu de qui vous êtes ! Nous recrutons uniquement sur la base des compétences.

1 entretien RH

1 entretien Manager