Nous recrutons pour notre client, une entreprise dynamique dans le secteur de la formation, avec plus de 25 ans d’expérience et une équipe d’une vingtaine de personnes, un(e) Coordinateur/trice de formation.

Leur organisme de formation conçoit et développe une gamme variée de programmes éducatifs : formations certifiantes, Executive programmes, et MBA spécialisés.

Rattaché(e) à la Directrice des activités de formation, vous serez la personne référente dans la planification administrative et logistique des parcours proposés, garante de leur bon déroulement quotidien, ainsi que de la gestion des dossiers des apprenants et des intervenants et formateurs conformément aux processus définis dans le cadre de la certification Qualiopi.

Vous serez amené/e à travailler en collaboration étroite avec la directrice des opérations et son équipe sur les audits de renouvellement Qualiopi et à participer aux comités pédagogiques.

Vos missions principales :

Gestion administrative et logistique des formations courtes et des Executive Programmes :

• Gestion des inscriptions des participants : rédaction des conventions, envoi des convocations, contrôle des émargements, édition des certificats de réalisation, envoi, réception et analyse des questionnaires de satisfaction,

• Gestion des formateurs : planification des sessions dans notre plateforme de gestion (Digiforma) ainsi que de leurs interventions sur la base d’un planning construit par l’équipe pédagogique, gestion administrative des intervenants (contrats, fiche de paie, mise à jour annuelle de leurs dossiers, suivi des budgets liés),

• Traitement des demandes d’informations des participants et des intervenants,

• Accueil quotidien des apprenants et des formateurs dans les locaux de l’Institut ou en visio avant le début et à la fin des cours et sessions de formation,

• Mise en place logistique et aménagement des salles de formations et de l’espace réservé aux pauses pour assurer le meilleur environnement aux apprenants (réservation des salles adaptées à l’effectif, vérification du bon fonctionnement du matériel et de sa prise en main par les formateurs etc.)

• Organisation et suivi des examens de certification et des rattrapages

Gestion administrative et logistique de la promo de notre MBA et support à son organisation pédagogique :

• Organisation des sessions de sélection, constitution et saisie complète des dossiers d’inscription dans les outils de pilotage,

• Gestion des admissions des candidats aux MBA : suivi des dossiers apprenants dès confirmation de leur intégration, création des conventions, suivi régulier de la contractualisation avec les entreprises d’accueil,

• Planification des réunions d’information, préparation de la rentrée (livret d’accueil, règlement intérieur),

• Accueil quotidien des apprenants MBA et des intervenants formateurs sur le site de l’Institut - ou en visio - (ouverture et fermeture de l’Institut, mise en place et vérification des salles et du matériel de formations …),

• Organisation logistique des événements liés aux programmes MBA et pilotage des budgets associés : réunions de rentrée, séminaire d’intégration, journée de Off-Boarding, soutenances de thèse, Cérémonie de remise des diplômes, Learning expeditions (référent auprès des prestataires de services, lien avec les apprenants…)

• Contrôle des émargements et suivi des absences et lien avec les entreprises si nécessaire,

• Gestion et surveillance des examens de compétences.

En fonction de la montée en compétence sur les missions principales du poste, possibilité d’accroître progressivement la contribution aux projets pédagogiques, en lien avec la Directrice des Formations

Conditions de travail :

• CDI (37h avec RTT)

• Lieu : Paris 15ème (vers Montparnasse)

• Heure d’arrivée à 8h30

• télétravail partiel possible d’une journée hebdomadaire.

• Tickets restaurant, prise en charge des transports, mutuelle

Ce poste est fait pour vous si :

• Vous êtes une personne organisée, rigoureuse, autonome, proactive et curieuse

• Vous avez un excellent relationnel et le sens du service et de l’accueil client

• Vous justifiez d’une expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire ou proche, dans un environnement exigeant

• Vous maitrisez les outils informatiques spécifiquement Excel  ainsi que Word et Powerpoint et avez une bonne capacité d’adaptation

• La connaissance d’un ERP du marché, la maîtrise de l’outil DIGIFORMA et la maîtrise de l’anglais (niveau A2-B1) sont un plus

• Entretien visio avec Lucile, Talent Acquisition au sein du cabinet de recrutement FACILIB

• Entretiens avec le client