Office and Internal Communications Manager

Dans ce monde de distanciel et d’écrans, vous aimez le présentiel et la rencontre authentique ?

Vous êtes dynamique et avez des idées malines pour rendre le quotidien de vos collègues plus agréable ?

Join us at La Voyagerie, Evaneos’ iconic office in the heart of Paris’ 9th arrondissement, and reinforce our People team as Office & Internal Communications Manager.

Objectifs :

Dans un environnement de travail spacieux et fraîchement rénové (2200m2 sur 8 niveaux + 1 cour), vous avez le souci de la sécurité et du bien-être de chaque personne présente sur le lieu (Evaneossien.ne.s et sous-locataires, environ 250 postes de travail)

Vos missions 📝

Working Environment & Safety

• With our cleaning partner “Cleany”, ensure that work areas are clean, pleasant, and conducive to everyone’s work (regular tours of offices, rooms, etc.)

• Monitor and maintain the standards and proper operation of technical installations with the building owner: air conditioning (hot/cold), fire extinguishers, fire alarms, etc.

• Manage site access (access badges, intercoms, alarms, etc.)

• Detect, monitor, and deal with all building emergencies (leaks, minor repairs, etc.), either on our own or in cooperation with our various service providers

• Organize and maintain order in the storage area

Services to Evaneossians & Subtenants

• Supplies and consumables: working with Shaan, our housekeeper, with a budget of your own and in line with our CSR policy, manage stocks and orders for everyday supplies and consumables (coffee, fruit, household products, etc.).

• Employee/IT supplier interface: centralize and prioritize requests, equipment orders, follow up and provide assistance when iCare needs to be visited for repairs.

• On & off-boarding of Evaneossians with our recruiters: prepare the arrival kit (configured computers, headsets, goodies, etc.), create or close access to cross-functional tools (Google Workspace, Slack, Notion, etc.).

• Distribute and send mail & parcels if needed

• Send gifts for special occasions (weddings, births, deaths, etc.)

• Manage relations with sub-tenants ( inventory of fixtures, move-ins & move-outs, exceptional bookings, follow-up of their requests…)

Communication & Events

• Propose and organize regular in-house events: monthly breakfasts, after-works, annual kids’ day, etc.

• Help to organize the annual seminar

• Prepare and coordinate the bi-monthly general meeting, while setting up video and audio equipment

• Share life at La Voyagerie and beyond by creating and sending out the in-house newsletter (Canva)

• Communicate information related to office life: writing via Slack or in person at our general meetings.

Estimation de la répartition du temps de travail :

60% Office Management
30% Communication & Événementiel
10% On & off boarding

Cadre de travail 🙌

Nous plaçons le bien être des “Evaneosien·nes” au centre de nos valeurs :

• Bureaux proches de Saint-Lazare réaménagés il y a peu, et avec une superbe cour intérieure permettant d’échanger avec l’ensemble des collègues

• Budget voyage via le CSE pour découvrir les services Evaneos

• Une flexibilité du temps de travail : télétravail ponctuel et aménagement des horaires possibles en accord avec votre équipe

• Différents groupes de loisirs : musique, jeu de sociétés, sports,…

• Accès à des cours et salle de sports pris en charge en partie par Evaneos grâce au partenariat avec Gymlib

• Des événements internes pour se connaître, découvrir et échanger : déjeuners culturels, afterworks,…

• PC ou MacBook Pro fourni au choix

📢 Note : Peut-être ne remplissez-vous pas tous ces critères… alors a minima vous vous retrouvez dans nos valeurs : Iteration, Curiosité, Collaboration, Authenticité, Confiance, et le reste, on en reparle !

Votre profil 🗣️

• Vous adorez le contact humain et allez facilement vers les autres en travaillant à tous les niveaux de l’organisation

• Vous êtes flexible, diplomate et avez le sens du service !

• Vous aimez être autonome et savez être force de proposition & d’assertivité

• De nature organisée et méthodique, vous savez gérer les priorités, les deadlines et nombreuses sollicitations

• Vous avez des connaissances techniques en matière de bâtiment

• Vous êtes à l’aise avec les outils digitaux et ne paniquez pas quand un écran de salle de réunion ne s’allume plus, ou qu’une pieuvre est déconnectée

• Vous avez un sens pratique et une orientation “Do it yourself” (bricoleur ou bricoleuse quoi!)

• Vous avez une appétence pour les sujets de développement durable

• Vous aimez embarquer et fédérer autour de nouveaux projets et événements, de petite ou de grande envergure

• Vous avez une très bonne communication orale et écrite

• Comme cette job offer, vous êtes à l’aise avec both le français et l’anglais pour connecter avec nos 15 nationalities :)

💡 Ce poste nécessite d’être présent(e) au moins 4,5 jours par semaine sur 5 au bureau afin d’être au plus proche des équipes sur site et de faire battre le cœur de l’entreprise.

Vos contacts principaux 👋

• Greismar & Marion pour l’on et l’off-boarding

• Lola, Head of HR Operations pour les sujets d’office et de communication

et bien sûr, l’ensemble des Evaneossiens et Evaneossiennes sur place ou à distance !

1/ First interview with Marion (one of your future teammate)

2/ Interview with Lola (your future team leader) & Claire (our Chief People Officer)

3/ Case Study restitution + Team fit to meet all the people you’re gonna work with!