Responsable administratif H/F

Concevoir un avenir industriel conciliant performance et responsabilité impose de mieux gérer les ressources naturelles et d’intégrer les dimensions environnementales et sociales aux décisions, qu’elles soient d’ordre stratégique ou opérationnel.


Pour répondre à ces enjeux, ENEA a fait le choix d’accompagner l’ensemble des acteurs de la chaine de valeur de l’énergie, des grands énergéticiens mondiaux aux entrepreneurs engagés dans l’accès à l’énergie.
ENEA les conseille - des études préliminaires à la définition d’une vision marketing, stratégique ou financière - et les accompagne opérationnellement dans la mise en œuvre de leur projet.
 ENEA a fait les choix de l’indépendance actionnariale et de l’expertise technique pour proposer une approche globale des sujets énergétiques et environnementaux, à même de faire émerger des solutions innovantes et performantes.

Depuis 2007, ENEA conseille et accompagne les leaders du secteur privé et les institutionnels sur l’ensemble des filières et des marchés de la transition énergétique, partout dans le monde.
A travers une offre de conseil dédiée et un soutien bénévole aux entrepreneurs sociaux et ONG sélectionnés pour leur fort potentiel d’impact, ENEA s’engage également en faveur de l’accès à l’énergie.


ENEA est une société indépendante basée à Paris, Melbourne et Hong Kong, et qui intervient dans le monde entier.

Afin de renforcer son pôle adminsitratif, Enea est à la recherche de son/sa Responsable administratif H/F afin de gérer les missions suivantes :

Gestion administrative de la société
Gestion financière de la société :
Scan et archivage des documents bancaires (relevé de compte, note de frais, …)
Validation des notes de frais dans E2time
Gestion de la relation avec les banques

Gestion des actionnaires :
Mise à jour des registres d’actionnaires
Accompagnement à la préparation des Assemblées Générales

Executive assistance :
Réservation hôtel, déplacement, salle de réunion…
Préparation documents à haut niveau
Gestion des parcours de signature des documents
Archivage des documents
Gestion des locaux, en lien avec Spaces

Gestion des appels d’offre
Soutien opérationnel à l’activité :
Création sur Odoo des projets commerciaux et internes pour l’année N+1, avec les macro-tâches associées

Soutien administratif à l’avant-vente :
Structuration des fichiers de suivi
Tenue à jour des documents administratifs pour les appels d’offre
Tenue à jours de fichiers de suivis (éléments financiers, RH, RSE, …)
Mise en place de la facturation sur Odoo : mise en œuvre des politiques des clients, envoi des factures
Suivi de la trésorerie, suivi du paiement des factures
Renseignement des documents administratifs lors de RAO : DC1, DC2, DC3, DC4, CV ou références aux formats demandés, autres documents selon RAO
Suivi de l’avancement de ces tâches en lien avec le vendeur ou chef de projet

Gestion des ressources humaines
Effectifs / administration du personnel :
On boarding
Affiliations mutuelle, prévoyance, retraite supplémentaire
Demandes de cartes tickets restaurant
Demande de visite d’information et de prévention, et visites de reprise
Suivi des dossiers salariés étrangers auprès de l’OFII et suivi des autorisations (de séjour)
Préparation admin de l’arrivée des nouveaux (lien Covateam outils et PC/téléphone, créations éléments Egnyte, Odoo, E2time, autres outils selon évolutions)
Mise à jour des listes de diffusion par grade
Brief administratif des nouveaux

Suivi des collaborateurs
Mise à jour du fichier de suivi RH, des informations Odoo, et dossiers Egnyte lors des promotions.
Coordination avec Covateam pour changement des droits IT lors de promotions.
Gestion des listes de diffusions par grade.
Suivi de la prise des congés par personne et remontées d’alertes/rappels (2 semaines annuelles, et prévisionnels de congés au 31/12)
Restitution du matériel, fermeture des accès informatiques (lien avec Covateam)
Résiliations ou portabilités auprès des organismes tels que la mutuelle et la prévoyance, etc…

Paie
Préparation des paies avec KPMG (envoi des éléments variables mensuels, commentaires draft, vérification corrections)
Recharge des cartes tickets restaurant
Création des attributions de congés / RTT /Equiv RTT dans Odoo
Réponse aux questions des salariés sur leurs bulletins
Calcul annuel des montants de PV collective.
Vérification des calculs d’intéressement de KPMG, demandes de corrections
Paiement (et suivi des paiements) des contributions sociales

Suivi du budget Formation :
La formation est gérée par la RRH, il s’agit d’opérer le suivi des dossiers de financement et du budget :
Elaboration et suivi des dossiers de financement auprès de l’OPCO
Renseignement du tableau de suivi budgétaire et ingénierie financière pour l’optimiser (financement OPCO, CPF, Enea, …)

• Expérience de minium 3 ans dans un poste similaire
• comptabilité, gestion administrative, gestion des RH
• Rigueur
• Autonomie
• Capacité d’adaptation
• Confidentialité
• Très bon niveau d’anglais pour accompagner Enea dans son développement à l’international

• Entretien de pré-qualification téléphonique
• Entretien avec le DG et la RRH
• Entretien avec la DRH