Rattaché au Responsable des Opérations du Medical Office, vos missions consisteront à apporter un support à ce service et au département Immuno-assays et Host Response des Global Medical Affairs (15 personnes).

Vous évoluerez dans un environnement matriciel international, et vous serez en contact régulier avec des membres de l’équipe Medical Office Global, les collaborateurs Medical Affairs régionaux et avec des professionnels de santé externes (Key Opinion Leader).

Quelles sont vos missions ?

Dans un contexte international, prendre en charge la gestion administrative quotidienne et/ou ponctuelle des deux départements en toute autonomie :

• Gestion des agendas pour les projets complexes transversaux au sein du département ;

• Accompagnement des nouveaux entrants et participation à l'amélioration du process d'intégration ;

• Organisation de déplacements internationaux et de réunions d’équipes/séminaires, ou avec des partenaires extérieurs ;

Assister dans le suivi budgétaire en gérant les demandes d’achat et les réceptions mensuelles, puis si besoin la facturation, ainsi que la préparation de document de synthèse, en lien avec la comptabilité et les achats.

Assurer le support organisationnel des départements y compris les interfaces avec les partenaires :

• En facilitant les processus contractuels, en collaboration avec les équipes ;

• Assurer la conformité aux process de l’entreprise (notamment par rapport aux lois régissant les interfaces avec les professionnels de santé) ;

• Participer à l’amélioration continue des processus administratifs du département ;

Participer aux initiatives de digitalisation, et gérer les initiatives de communication de l’équipe,  en lien avec le service communication corporate et mettre en forme le contenu au format digital. 

Superviser les aspects logistiques et douaniers des expéditions/livraisons des équipements et des réactifs dans le cadre des études cliniques.

Assister dans la mise en forme et la publication de documents Qualité dans les outils de gestion du système documentaire de l'entreprise (Livelink Doc Control, EDMS, Wrike, etc …).

Faciliter la cohésion des équipes et l’efficacité des interactions avec les autres départements.

Qui êtes-vous?

 Vous avez acquis une expérience minimum de cinq ans dans un poste similaire.

La maîtrise orale et écrite de l’anglais pour la bonne tenue de ce poste est indispensable, de même que la maîtrise des outils bureautiques (Office), d'autres outils type SAP (E-Proc) ou autres Entreprise Resource Planning.

 Une expérience d’administration de canaux de communication digitaux (Microsoft Share Point, intranet, réseaux sociaux) est également nécessaire.

 Rigueur, autonomie, travail en équipe et agilité sont les atouts indispensables pour la réussite dans cette mission.

 Une expérience en gestion de projet et en Qualité serait un plus.