A propos d'Ardian

Ardian est l’un des leaders mondiaux de l’investissement privé, avec 160 milliards de dollars d’actifs gérés ou conseillés pour le compte de plus de 1 470 clients dans le monde. Forts de nos expertises Private Equity, Real Assets et Credit, nous offrons à nos clients un large choix d’opportunités d’investissement et nous avons la capacité de répondre à leurs besoins avec l’agilité qui nous caractérise. Pour nos clients institutionnels, Ardian Customized Solutions constitue des portefeuilles d’investissement sur-mesure, développe une stratégie d’investissement spécifique adaptée aux besoins du client et donne accès à des fonds gérés par des partenaires de premier plan. Private Wealth Solutions propose des services dédiés et des solutions d'accès pour les banques privées et les gestionnaires de patrimoine du monde entier. Détenue majoritairement par ses employés, Ardian accorde une importance particulière au développement de ses talents et valorise une culture collaborative basée sur l’intelligence collective. Répartis dans 19 bureaux en Europe, en Amérique et en Asie, nos 1080+ collaborateurs, sont pleinement engagés à générer des rendements supérieurs à travers des stratégies d’investissement responsable et dans le respect des standards éthiques et de responsabilité sociale les plus élevés.

Chez Ardian, nous nous investissons pleinement pour bâtir des entreprises pérennes.

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1. Descriptif du poste

L’équipe Communication est basée à Paris et se compose de 17 personnes réparties entre les pôles Presse, Contenu, Digital, Evénements et Marque.

Au sein d’Ardian, l’équipe Events est en charge de l’organisation de nombreux évènements clients, événements & séminaires internes, et également notre assemblée générale annuelle qui rassemble chaque année environ 450 participants dans une grande ville européenne.

Rattaché à la Senior Events manager, le candidat intègrera le pôle Events composé de 7 personnes.

Les principales missions seront :

• Réaliser les dossiers et documents préparatoires de l’événement (briefs, propositions, repérages, rendez-vous…)
• Gérer et suivre les budgets ainsi que la facturation
• Concevoir les cahiers des charges, retroplanning, rooming et les autres outils/documents nécessaires en fonction des besoins de l’événement
• Rechercher, comparer, négocier (accompagné de votre responsable) avec les prestataires et fournisseurs
• Organiser et assurer la coordination des prestataires en amont et après chaque événement
• Organiser et assurer les différentes opérations de productions en amont et après chaque événement
• Réalisation de tous les documents de présentation des événements en amont, pendant et post-event
• Mise à jour de nos différents documents de suivi (Site-web, Documents Excel etc…)
• Présence sur site lors des événements pour veiller à leur bon déroulement (livraison, montage, répétition, test, sécurité, entrées, technique, installations variées, menu, plan de table, respect du contrat par les prestataires…)
• Gestion de participants : développement d’une base sur Evenium, création des Save the Date, Invitations, Résumé d’inscription, Mini siteweb | Graphisme (Bandeau, images, traitement d’images) | Liste, Transferts, Rooming, Meeting rooms
• Amélioration des processus et des outils techniques et IT
• Aide technique en amont et sur place pour les différents événements (suivi des Run of Show et du déroulé technique, gestion des speakers, coordination avec les équipes techniques etc).

Les événements sont divers :

Evénements internes :

• Séminaires Internes de 15 à 150 personnes en France ou à l’étranger
• Noël des Enfants
• Webinars & Conférences
• Evénements internes divers
• Aide sur les événements internes de la Fondation, d’Ardian Women Club & du CSE

Evénements clients

• Aide sur des événements clients divers
• Organisation d’événements clients divers de manière ponctuelle
• Coordination de l’agence pour l’organisation des assemblés générales digitales (3 à 7 réunions en format webinar)
• Aide à l’organisation des assemblés générales en physique (gestion de participants, support logistique global)

• Respect de la confidentialité (Evénements très haut de gamme)
• Sens du service
• Rigueur et précision
• Bonne gestion des aléas
• Dynamisme
• Bon relationnel et esprit d’équipe
• Excellente organisation et gestion des priorités
• Flexibilité & disponibilité
• Déplacements à prévoir

3. Profil

Expérience préalable de 3-5 ans minimum au sein d’une agence ou d’une entreprise.

Langues : anglais courant (oral/écrit)

Informatique :

• Maîtrise de Word, Power Point, Excel, pack Office 365
• Bonne connaissance de Photoshop et Illustrator, la maîtrise de Premiere pro est un plus
• Appétence pour l’IT et la technique audiovisuelle
• La connaissance d’Evenium et/ou FileMaker est un plus*

4. Modalités du poste

Le poste est à pourvoir dès que possible.

Le poste est localisé à Paris (9 Place Vendôme 75001)

Avantages : Ticket restaurant, +60% du passe Navigo pris en charge, participation employeur à la mutuelle, CSE, Convention Assurance

5. Egalité des chances chez Ardian

Ardian est fier d'être un employeur qui favorise l'égalité des chances. Nous savons que la diversité des profils présents au sein d’une organisation est un facteur clé de performance, d’innovation et d’excellence. Promouvoir un environnement de travail divers et inclusif est donc un de nos objectifs stratégiques permettant notre succès long-terme. Ardian s'engage à offrir un accès équivalent à ses opportunités d’emploi et de développement de carrière sur la base des qualifications individuelles, sans tenir compte des différences liées à la religion, l’âge, le genre, l’origine sociale, ethnique ou culturelle, la nationalité, l’état de santé, le handicap physique et mental, ou l’orientation sexuelle.