Le chef(fe) de projet production pilote l’exécution des projets signés, en lien direct avec les clients et les prestataires.

Véritable chef(fe) d’orchestre, il/elle est garant(e) du bon déploiement opérationnel du projet, de la tenue des délais, du respect du budget, de la qualité des prestations, et surtout de la satisfaction client.

MISSIONS PRINCIPALES

- Prise en main du projet après signature

• Participer à la passation entre les pôles planning et production

• Vérifier la cohérence du budget, du rétroplanning et des prestations engagées

• Identifier les points encore à arbitrer (prestations annexes, animations, transferts…)

• Prendre contact et assurer la bonne gestion et coordination des prestataires tout au long de la phase de production : transmission claire des informations, sens relationnel, négociation.

- Pilotage de la production

• Finaliser les prestations manquantes (transports, transferts, activités, coordination food…)

• Construire une roadmap détaillée avec les étapes clés du projet

• Anticiper les risques, points de friction ou dépendances critiques

• Gérer les réservations, la logistique et les aléas

- Relation client

• Être l’interlocuteur·rice principal·e du client pendant toute la phase de production

• Organiser des points réguliers (hebdomadaires ou bi-mensuels selon projet) et préparer des ordres du jour structurés avant chaque réunion

• Rédiger les comptes-rendus, suivre les deadlines, proposer des solutions

• Être garant(e) de l’expérience client et du sens du service à chaque étape

- Suivi budgétaire

• S’assurer du respect du budget validé

• Travailler en lien avec l’équipe finance sur les paiements, acomptes, clôtures

• Documenter toutes les lignes budgétaires (achats, marges, écarts)

- Management & gestion des ressources

• Manager 1 à 2 stagiaires pour t’assister dans la production de tes évènements

• Staffer des ressources terrain si nécessaire (freelances, stagiaires…)

• Briefer les équipes sur leurs rôles et responsabilités pendant l’événement

- Reporting au pôle planning

• Préparer un report au pôle planning hebdomadaire et structuré de l’avancement des différents projets : ordre du jour à préparer, outils de suivi à jour etc.

- Exécution terrain

• Se déplacer sur les événements à Paris, en France ou à l’étranger

• Coordonner les prestataires, accueillir les participants, gérer les imprévus

• Être garant(e) du bon déroulé et de la qualité de l’expérience jusqu’au départ du groupe

Compétences & expérience

• 1 à 2 ans d’expérience minimum en gestion de projets événementiels

• Maîtrise des outils de gestion de projet (Notion, Slack, Suite Google, etc.)

• Capacité à gérer plusieurs projets en parallèle à des stades différents

• Excellentes compétences rédactionnelles, relationnelles et de synthèse

• Maîtrise du français et de l’anglais (écrit + oral)

Qualités humaines

• Sens aigu de l’organisation, du détail et du service client

• Empathie, fiabilité, fermeté bienveillante

• Rigueur, pro-activité et autonomie

• Capacité à garder la tête froide en situation de stress

• Esprit entrepreneurial et leadership naturel, à l’aise dans une structure agile, exigeante et responsabilisante

• Très bon sens relationnel : tu communiques de façon claire, directe et précise (avec nos clients comme avec nos prestataires), tu aimes les relations humaines et est drivé par la satisfaction client

Culture d’entreprise

• Tu es à l’aise et tu as envie d’évoluer dans un environnement très exigent où tout va très vite

• Tu recherches un job à responsabilité, où la culture de l’autonomie et de la confiance règne

• Epicurien.ne & bon.ne vivant.e, tu aimes les belles choses et les moments de partage en équipe

• Nos bureaux sont situés dans un coworking inspirant et à taille humaine au coeur du 9e arrondissement de Paris.

Le processus de recrutement se fait en 4 étapes :

• 1er entretien avec Joséphine, Head of Prod

• 2nd entretien avec Elise, Head of Ops

• Case study

• 3ème entretien (physique ou call) avec Eugénie, CEO & Fondatrice