Gestionnaire ADP Paie / Office Manager (H/F)

Créée fin 2014, Ecov est une start-up de l’économie sociale et solidaire (agréée ESUS), lauréate French Impact et reconnue Jeune Entreprise Innovante.

L’objectif d’Ecov est de créer un nouveau transport en commun dans les territoires qui en sont dépourvus, soit les territoires peu denses (territoires périurbains et ruraux). Ici, chacun est dépendant de sa voiture individuelle pour ses déplacements du quotidien, et malheureusement celle-ci n’est que peu remplie. En moyenne, chaque véhicule compte seulement 1,3 personne pour ces trajets quotidiens.

Or, les flux de véhicules se concentrent autour d’axes majeurs. Ecov propose ainsi d’y déployer des lignes de covoiturage, à l’image des lignes de bus, composées d’un point de départ et d’un point d’arrivée, ainsi que d’arrêts physiques sur le chemin.

Pas d’organisation en amont, il s’agit de covoiturage spontané, avec une garantie de départ dans les 5 à 10 mn pour chaque passager. Garantie grâce à l’équipe d’experts mobilité d’Ecov qui analyse le fait d’avoir un flux suffisant de conducteurs qui mettent à disposition leurs sièges libres.

Ce service, Ecov le déploie sur-mesure en partenariat avec les collectivités locales pour proposer un nouveau service public dans lequel chaque citoyen est acteur.

Moins de voitures en circulation, moins de bouchons, moins de pollution, plus de pouvoir d’achat. Tout le monde est gagnant !

Dans le cadre de sa croissance continue, Ecov construit progressivement son département RH et recrute un-e nouveau/nouvelle gestionnaire pour assurer la gestion administrative et opérationnelle des activités RH et administratives de l’entreprise.

Vous assisterez le Responsable RH d’Ecov dans l’accomplissement de missions variées, au service des opérationnels et du collectif, ancrées dans la construction du futur :)

Sous la responsabilité du Responsable RH, vos missions seront :

1. Administration du personnel (50 %)

• Gérer tout le process administratif d’embauche et le process de sortie d’un salarié, y compris des stagiaires et des alternants (convention, dossiers…) ; participer à la relation écoles/universités ; assurer le suivi du financement Opco
• Participer à l’organisation de l’onboarding entreprise
• Contribuer à la préparation des équipements nécessaires à l’accueil des nouveaux collaborateurs (matériel informatique, badges d’accès…)
• Préparer tous les documents réglementaires liés à la gestion du personnel : contrats de travail, avenants, soldes de tout compte, affiliations aux diverses caisses, etc.
• Gérer et tenir à jour les dossiers administratifs de chaque salarié
• Établir les attestations courantes
• Assurer les relations avec les instances légales et les organismes de santé pour les diverses déclarations et démarches à effectuer (assurance maladie, mutuelle, prévoyance, médecine du travail, Urssaf, caisses de retraite, Pôle emploi…)
• Gérer le suivi et l’organisation des visites médicales des salariés
• Contribuer, pour la partie administrative, à tout projet ou séquence RH
• Participer à l’élaboration des supports de suivi et de gestion, et des tableaux de bord, et assurer en continu le suivi et le contrôle
• Participer à l’élaboration des dossiers liés aux obligations de l’entreprise (ex : DUERP, création d’établissement, etc.)

2. Paie (15 %)

• Recueillir, contrôler et saisir les éléments variables de paie dans un logiciel de paie
• Transmettre les éléments variables au gestionnaire de paie, suivre la gestion externalisée des bulletins de paie
• Communiquer et répondre aux questions des salariés en matière de paie (explication des éléments du bulletin de salaire, congés, charges sociales…)

3. Services généraux / office management (35 %)

• Traiter le courrier administratif
• Gérer les archives, assurer le rangement et l’organisation des espaces de travail
• Assurer le standard téléphonique et si besoin, accueillir les visiteurs
• Gérer les relations avec les prestataires, mener des benchmarks, négocier des prestations, etc.
• Organiser et animer des réunions
• Gérer l’approvisionnement et les stocks nécessaires à chaque collaborateur
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables, et vérifier la conformité des livraisons
• Contribuer à l’aménagement des bureaux ou d’espaces de travail
• Contribuer à l’application des règles d’hygiène, d’entretien et de sécurité
• Planifier et suivre les interventions d’installation, d’aménagement, de maintenance et de surveillance, ainsi que l’entretien des locaux

A noter : un déplacement par trimestre sur chaque site (Nantes, Lyon, principalement) est nécessaire.

Conditions et avantages

• CDI
• Forfait 218 jours par an, avec présence minimale 9h-18h
• Période d’essai : 3 mois (renouvelable 1 fois)
• Congés payés
• 8 à 11 RTT par an, selon calendrier civil
• Jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine (progressif le temps de l’onboarding)
• Prime de vacances chaque été
• Mutuelle d’entreprise chez Alan
• Tickets restaurant sur une carte Swile
• Prise en charge à 50% de l’abonnement transport ou indemnité km vélo
• Ambiance chaleureuse (petit déj, afterwork, soirées à thème, activités…)
• Rituels d’entreprise (2 x 30 min de visio collective chaque semaine, séminaires d’équipe et d’entreprise…)

Formation de niveau Bac +2 minimum
Expérience d’au moins 5 ans en administration du personnel, paie et office management

Hard skills

• Parfaite maîtrise de la langue française (orthographe, conjugaison, grammaire), à l’écrit comme à l’oral
• Maîtrise des normes rédactionnelles et du traitement de texte
• Appétence et agilité avec les outils de communication et collaboratifs (type Slack), les logiciels bureautiques et numériques… bref, un esprit geek !
• Expérience de la suite Google (Gmail, Drive, Agenda, Docs, Sheets, Slides, Forms…)
• Expérience des logiciels de gestion de paie, notamment SILAE
• Bases solides en droit du travail, législation sociale
• Si possible, connaissance de la convention collective Syntec
• Capacités de négociation et d’argumentation (ex : relation prestataire)
• Capacité à prendre la parole en public, à organiser et mener des rdv et des réunions, etc.

Soft skills

• Autonomie et organisation

Sens des priorités

• Proactivité, force de proposition, prise d’initiatives
• Rigueur

Respect des process et des deadlines
Se relire et détecter ses propres erreurs

• Esprit pragmatique, logique et méthodique
• Esprit de synthèse et d’analyse
• Rapidité d’exécution, réactivité et disponibilité
• Résistance au stress et capacité à travailler dans des délais contraints

Accueillir la contrainte avec recul et résilience
Capacité d’adaptation et souplesse d’esprit

• Goût pour le travail administratif, polyvalence
• Goût pour les chiffres
• Sens du service, générosité

Personnalité

• Dynamisme
• Personnalité extravertie, qui va vers les autres
• Charisme, oser et avoir de l’entregent
• Un certain sens de l’humour :)
• Diplomatie, rondeur
• Confidentialité et confiance
• Et si possible, une sensibilisation à l’engagement et la transition écologique

Après un rapide échange téléphonique, voici le process :

1. Entretien avec Christophe le RRH (1h) pour parler de toi et de nous
2. Cas pratique + débrief (1h) pour tester tes compétences
3. Entretien avec une autre personne des équipes Support, pour croiser les regards
4. Enfin, entretien RH avec Christophe, pour mieux connaître ta personnalité