Ako zvládať obdobia zhonu v práci?

Ako zvládať obdobia zhonu v práci?

Mám príliš veľa práce, je toho nad hlavu… Keď sa nápor práce zvyšuje a spolu s ním aj pracovné tempo, je ťažké nenechať sa tým zdolať. Obdobia zhonu sú náročné a môžu mať negatívny vplyv na náš profesijný (stres, vyčerpanie či dokonca vyhorenie), ako aj osobný život (podráždenosť, strata sebavedomia, spoločenská izolácia). Ako zvládnuť rušné obdobie, ako sa naň pripraviť a čo sa vďaka nemu môžeme naučiť? Prinášame vám 6 tipov, ako sa udržať nad vodou a nenechať sa utopiť v mori povinností.

1. Neskáčte do toho po hlave

Manažér prišiel s tým, že vás čaká náročné obdobie s rýchlo sa blížiacimi termínmi a prácou, ktorú treba odovzdať v krátkom čase. Nepúšťajte sa do ničoho bez premyslenia. Ľahko skončíte tak, že budete len strácať čas a zbytočne sa zdržiavať nedôležitými drobnosťami. Doprajte si pauzu a čas na premyslenie a položte si niektoré základné otázky:

  • Aký je cieľ nového projektu (pre firmu, klienta, vašich kolegov)?
  • Máte všetky potrebné informácie?
  • Čo presne sa od vás očakáva?
  • Aká je potrebná úroveň vášho zapojenia?
  • Môžete spolupracovať s niekým ďalším z tímu?
  • Čo sa bude počas tohto obdobia hodnotiť?
  • Čo z toho budete mať: viac zodpovednosti, možnosť riadiť tím, skúsenosti, bude vás vo firme viac vidieť?

2. Organizujte a plánujte dopredu

Akonáhle máte zadefinované ciele, je čas zamerať sa na projekt.

  • Napíšte si zoznam úloh. Každú úlohu popíšte čo najdetailnejšie. Nebojte sa rozdeliť ju na menšie úlohy. Dá vám to pocit, že postupujete vpred a taktiež vám to pomôže na nič nezabudnúť.
  • Každej úlohe dajte prioritu. Môžete na to použiť napríklad tzv. Eisenhowerovu metódu. Metóda využíva štyri kvadranty: dôležité a naliehavé (Do, urobiť), dôležité a nenaliehavé (Decide, rozhodnúť), nedôležité a naliehavé (Delegate, delegovať na kolegov) a nedôležité a nenaliehavé (Delete, odstrániť). Najnaliehavejšie a najdôležitejšie úlohy vpíšte do vrchných okienok − získate tak prehľad o tom, čo treba vybaviť ako prvé, a nestratíte zo zreteľa svoj cieľ.
  • Každej úlohe priraďte termín. Vyčíslite si, koľko hodín každá z úloh zaberie, následne si rozdeľte deň na časové úseky, či už na dva, alebo na štyri. Snažte sa však mať realistické predstavy. Neplánujte si dve hodiny na úlohu, o ktorej veľmi dobre viete už dopredu, že bude vyžadovať viac času.
  • Spíšte to všetko do spätného plánu. Už na pohľad vám bude jasné, ako projekt deň po dni postupuje, a dokážete identifikovať možné zdržania. Spätné plánovanie je skvelým nástrojom aj na komunikáciu s tímom či s manažérom. Pokiaľ tím riadite práve vy, jasne stanovte konečný termín, do kedy bude zhon v práci trvať, aby jeho členovia nestratili motiváciu. Na zdieľanie plánu medzi všetkých a pre lepšiu organizáciu použite niektorú z aplikácií na organizáciu práce ako Trello, Monday alebo Asana.

3. Prijmite fakt, že nie všetko bude dokonalé

Akonáhle budete mať hotový rozvrh, dôjde vám, že niektoré úlohy sa v danom časovom úseku nepodarí dotiahnuť úplne do dokonalosti. Snaha všetko vyšperkovať môže byť zdrojom stresu navyše. Porozprávajte sa s manažérom alebo s tímom a určite si, ktoré úlohy môžu byť odložené na neskôr a aká úroveň kvality sa pri každej z nich očakáva.

Prichádza stále viac a viac práce? Pokiaľ nie je naliehavá, nebojte sa presadiť a odmietnuť ju. Naučte sa hovoriť „nie“. Povedať to nie je jednoduché, ale umožní vám to nastaviť si hranice a ochrániť sa pred prepracovaním. Najskôr si predstavte, čo by pre vašu prácu a zoznam úloh znamenalo povedať „áno“. Následne si vymenujte zoznam dôvodov, pre ktoré musíte odmietnuť. Uvidíte tiež, že povedať „nie“ vám umožní presadiť sa a ukázať ostatným, že máte nad projektom absolútnu kontrolu.

4. Delegujte

Keď je v práci zhon, máme tendenciu mať klapky na očiach a dávať do práce úplne všetko. Nezabúdajte, že ste súčasťou organizácie a tímu! Nebojte sa porozprávať s manažérom či kolegami. Môže vám to pomôcť nastaviť si priority či prísť na nové nápady.

  • Ste na manažérskej pozícii? Náročné obdobia sú šancou dať kolegom viac zodpovednosti a umožniť im plne sa zúčastniť „vojnového ťaženia“. Delegujte činnosti podľa schopností každého jednotlivca. Identifikujte najpodstatnejšie úlohy, nechajte si ich pre seba a vedľajšie veci delegujte na tím, aby boli jednotliví členovia do projektu zapojení.

  • Máte nad sebou nadriadeného? Super! Náročné obdobie ponúka možnosť otestovať si svoju komunikáciu s ním. Informujte ho o postupe aj prípadných problémoch a určite sa nebojte ozvať, keď budete mať pocit, že sú úlohy príliš náročné. Nadriadení sú tu na to, aby vám pomohli a naviedli vás.

  • A čo sa zatiaľ deje doma? Nálož práce v kancelárii môže mať zlý vplyv na váš osobný život aj emočné prežívanie (stres, únava, podráždenosť). Navyše, po nekonečnom dni v práci začína doma nové zamestnanie: práca manažéra domácnosti. Je treba nakúpiť, upratať, vyprať a to všetko môže byť ďalším zdrojom stresu. Multitasking medzi prácou, rodinou a spoločenským životom sa označuje ako „mentálna záťaž“. Skúste teda delegovať čo najviac úloh na ostatných členov domácnosti. Povedzte im o tom, čo práve prežívate v práci. Pomôže vám to trochu vypustiť paru a racionalizovať stres.

5. Nájdite rovnováhu

Dlhé dni, neskoré večery, práca, ktorá zasahuje aj do obedných prestávok… Aj na vašom osobnom živote sa môže zhon v práci rýchlo odraziť. Tu je pár tipov, čo s tým:

  • Nevzdávajte sa fyzickej aktivity. Prínosov cvičenia počas obdobia stresu je neúrekom. V prvom rade pohyb pozitívne ovplyvňuje vašu psychiku, umožňuje vám na chvíľu vypnúť, myslieť na niečo iné a mať kontrolu nad telom (vďaka čomu sa zvyšuje sebavedomie). A potom sú tu fyzické benefity, za ktoré môžu slávne endorfíny, ktoré sa vylučujú po 30 minútach od fyzickej aktivity. Tieto „hormóny šťastia“ redukujú negatívne emócie aj stres a zároveň bojujú proti vyčerpanosti. Že na pohyb už v diári nemáte miesto? Prejdite sa domov pešo, vybehnite schody miesto použitia výťahu, často počas práce vstávajte a urobte pár krokov.
  • Nájdite si počas dňa čas na oddych. Hovorí vám niečo meditácia? Toto čoraz obľúbenejšie cvičenie znižuje hladinu stresu, pocity úzkosti a riziko vzniku depresie. Štúdia, ktorú viedli výskumníci z Harvardovej univerzity, ukázala, že denným praktizovaním 30 minútovej meditácie počas ôsmich týždňov sa môže prebudovať sivá hmota, časť mozgu, ktorá má na starosti pamäť, sebavedomie, empatiu a zvládanie stresu. Polhodinku denne si môže nájsť naozaj každý.
  • Snažte sa jesť vyvážene. Dať si kávu či energetický nápoj môže byť počas zhonu lákavé, ale v skutočnosti tieto nápoje môžu stres ešte zhoršiť. Pokúste sa obmedziť jedlá náročné na tuky a cukry, ktoré na strávenie vyžadujú viac energie, dôsledkom čoho vás môže prepadnúť ospalosť, a to hlavne po obede.
  • Pravidelne si dávajte prestávku, hlavne počas obeda. Pomôže vám to zredukovať stres a uvoľniť sa, vďaka čomu vlastne stúpne vaša produktivita. V neposlednom rade predstavuje obed spoločenskú chvíľu, ktorá má veľký význam pre utužovanie vzťahov v tíme. A k tomu sa ešte prejdete a nadýchate čerstvého vzduchu.
  • Pospite si! Podľa prieskumu verejnej mienky od OpinionWay z roku 2016 sa až 80 % zamestnancov cíti počas dňa unavene, ale iba 26 % si na pracovisku zdriemne. Je treba povedať, že krátke zdriemnutie v práci má množstvo výhod: pomáha vyhnúť sa ospalosti, a teda neefektívnej práci. NASA ich odporúča už dlho! Štúdia, ktorú agentúra robila v roku 1995, zistila, že mikrozdriemnutie (presne 26 minút) môže zvýšiť produktivitu o 34 % a pozornosť o 54 %. Výhody z toho majú tak zamestnanci, ako aj zamestnávatelia. Nepresvedčilo vás to? A čo tak fakt, že zdriemnutie zvyšuje pocit šťastia? Podľa výskumníkov z Hertfordshirskej univerzity v Británii sú ľudia, ktorí si zdriemnu, šťastnejší (66 %) ako tí, ktorí nie (60 %). Toľko k vede o spánku.

6. Rušné obdobie vás môže veľa naučiť

Podarilo sa vám napokon udržať sa nad hladinou? Venujte chvíľu zamysleniu nad tým, čo si z tohto obdobia môžete vziať, a položte si nasledovné otázky:

  • Prečo vlastne zhon nastal? Bolo to pre oneskorenie sa s nejakou úlohou? Bola na vine zlá organizácia tímu?
  • Čo môžete urobiť, aby sa to nestalo znovu? Ako to môžete predvídať?
  • Čo vás to naučilo o sebe ako človeku? O vašich schopnostiach? Limitoch? Bolo možné podať lepší výkon? Ako? Nebol nejaký čas premrhaný zbytočne?
  • Čo vás to naučilo o firme? O tom, ako funguje váš tím? Vynikol niekto?

Akonáhle bude všetko hotové, môžete koniec tohto náročného obdobia spokojne osláviť spolu s členmi tímu, priateľmi alebo rodinou. A nezabudnite im poďakovať za ich podporu.

Preklad: Eva Lalkovičová

Fotografia: WTTJ

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.

Marie Béatrice Vinit

  • Pridať medzi obľúbené
  • Zdieľať na Twitteri
  • Zdieľať na Facebooku
  • Zdieľať na LinkedIn

Súvisiaci obsah

Najnovšie články

Ako zvládať dominantných kolegov

Každý je nejaký a tieto rozdiely robia z tímovej práce obohacujúci proces. Ten je však v ohrození, keď sa stretneme so silnými osobnosťami.

Ako prestať chodiť všade neskoro

Už sa vám niekedy stalo, že vám príležitosť prekĺzla cez prsty len preto, že ste meškali? Ak áno, tento článok je presne pre vás.

Sledujte nás!

Získajte užitočné rady a informácie o spoločnostiach, ktoré hľadajú zamestnancov, každý týždeň priamo do vášho inboxu.

Z odberu sa môžete kedykoľvek odhlásiť. Sľubujeme, že vás nebudeme otravovať. Viac o našich zásadách ochrany osobných údajov sa môžete dozvedieť tu

A na našich sociálnych sieťach: