1/ Développement administratif de la société, à titre principal.

- Organisation de la vie de l’entreprise avec le Président (communication interne et externe ; marketing ; évènementiel : organisation déjeuners mensuels équipe, afterworks, diners internes (2/an), pots anniversaires collaborateurs, cocktail annuel ; services généraux ; informatique, …

- Gestion des prestataires de la vie courante de l’entreprise (entretien, immeuble, approvisionnement, gestion des stocks, courriers)

- Office management : facturation clients et partenaires, suivi des commissions partenaires pour la facturation, interface avec le cabinet d’expertise-comptable pour la comptabilité (préparation des éléments comptables mensuels avec les relevés de banque, notes de frais…)  et pour les éléments de paies ; On-boarding et Off-boarding des collaborateurs et stagiaires (préparation de tous les documents administratifs et du poste de travail)

- Animation de la vie réglementaire de l’entreprise vis-à-vis de ses autorités de tutelles et chambre professionnelle (ex : organisation et préparation des formations annuelles ).

- Conformité de la documentation clients ; Mise à jour annuelle des documents réglementaires, suivi mensuel de la conformité avec l’audit interne de conformité, tenue des classeurs papier le cas échéant de conformité clients

- Accueil des rendez-vous clients et partenaires

2/ Accompagnement des Family Officers selon leurs besoins, à titre secondaire.

- Assistance technique et support commercial avec les Family Officers (préparation des dossiers administratifs pour les partenaires)

- Assistance administrative des clients (assurances, sinistres, banques, suivi des échéances) ; Secrétariat privé dans certains cas

- Suivi des sujets relatifs aux actifs immobiliers des clients en binôme avec les Family Officers et les prestataires (syndics de copropriété, agences immobilières, …) ; suivi des travaux en lien avec les gestionnaires immobiliers, suivi des biens immobiliers (DPE, Baux, Travaux…)

Et de façon générale :

- Partage des « bonnes pratiques » et des « bonnes idées » ;

- Participation aux stratégies de développements de la Société (évènements, supports digitaux, site internet, présentations, etc …).

Dans le cadre d’un remplacement, Altheo Partners recherche en CDI son Office Manager dont la mission couvrira principalement les aspects suivants :

Véritable “couteau Suisse”, la Mission sera de garantir le bon fonctionnement quotidien de nos activités. L’Office Manager est le point de contact privilégié pour de nombreux sujets

o    Formation

Master 1 ou 2 / Ecole de commerce / Université (finance ou droit)

Maîtrise du Pack Office

Maîtrise du français et de l’anglais

Une première expérience en banque privée ou société de gestion est un plus

o    Qualités requises

Capacités rédactionnelles et d’expression orale et écrite, sens de l’organisation, rigueur, sens du service, empathie, éthique et conscience professionnelle, sens du contact, autonomie, humilité, sérieux et exigence, curiosité, proactivité, confidentialité, enthousiasme et esprit d’équipe.

Les profils sélectionnés seront évalués lors d’un premier entretien en visio, avant le cas échéant, d’organiser des rencontres en présentiel.