En tant que membre de l’équipe Employee Experience, l’Office Manager a un rôle pivot dans la vie de bureau au quotidien : il/elle s’assure que tous les collaborateurs de Welcome to the Jungle évoluent dans un cadre de travail agréable et sécurisé : la vitrine de nos valeurs sur le terrain !

Le but est d’offrir la meilleure expérience collaborateur possible dans nos locaux, le poste nécessite donc une présence 4 jours par semaine au bureau.

Voici les différentes missions clés de l’Office Manager :

Vie au bureau :

• Échanges réguliers et négociations avec tous nos prestataires impliqués dans la maintenance de nos locaux (ménage, ascenseur, alarmes …) et la vie de bureau (café, fruits…)

• Gestion du budget Office Management en autonomie, suivi quotidien des factures et paiements avec l’aide de notre équipe Finance

• Challenge de nos outils existants et de nos équipements (process, sécurité, service support…) pour accompagner la croissance forte de Welcome to the Jungle

• Mise en place de hauts standards de sécurité dans nos deux immeubles en plein coeur de Paris, en s’assurant que toutes les installations sont conformes aux réglementations

• Supervision des hôtes d’accueil en assurant notamment avec eux la gestion du courrier et des livraisons ainsi que le suivi des badges d’accès à nos locaux

• Coordination avec nos équipes situées en République Tchèque

Communication interne :

• Mise en place de l’onboarding pour chaque nouveau collaborateur et accueil de tous les nouveaux lors de leur premier jour d’arrivée chez nous

• Organisation d’événements, à l’échelle des équipes et de l’entreprise, dans nos locaux ou à l’extérieur (team buildings, séminaires, Jungle parties…)

• Soutien de nos équipes de production pour la logistique de certains tournages

• Gestion de notre outil de réservation de voyage et animation de la communauté de collaborateurs travaillant en full remote

QVT et RSE :

• Soutien et relai de la démarche RSE engagée par Welcome to the Jungle auprès des collaborateurs, notamment en matière de tri et recyclage des déchets sur site

• Aide à l’évolution de nos outils et process en lien avec notre certification B-Corp

• Adaptation des espaces de travail en lien avec la Médecine du Travail

• Aide à la rédaction du DUERP pour le présenter en CSE

• Organisation des formations sécurité incendie et premiers secours

Il n’y a pas de profil type chez Welcome to the Jungle, nous venons tous d’horizons différents et c’est ce qui fait notre force !

Nous t’invitons à postuler si tu es motivé(e), dynamique et si :

• Tu as une expérience significative en Office Management ou en gestion de projet (évènementiel) dans une entreprise en forte croissance
• Tu as le sens du service et un sens du détail aiguisé
• Tu es une personne très organisée : passer rapidement d’un sujet à un autre ne te fait pas peur et tu sais prendre du recul sur les projets à mener
• Autonome, fiable, tu es également très réactif(ve) et problem-solver
• Rigoureux(se) et professionnel(le), tu aimes travailler en équipe
• Tu as impérativement un niveau d’anglais courant : écrit et parlé

• Etape 1 : entretien avec Faustine, Talent Acquisition Specialist (45 minutes)
• Etape 2 : entretien avec Aurélia, Employee Experience Manager (45 minutes)
• Etape 3 : entretien avec Camille P, Senior Office Manager (45 minutes)
• Etape 4 : entretien avec Noëlla, Chief People Officer (45 minutes)
• Etape 5 : entretien avec Camille F, General Manager (45 minutes)