Office Manager

Welcome to the Jungle is the experience at work expert.

With articles, videos, podcasts, newsletters, our media explores the world of work, sharing first-hand advice from experts, managers and people going through the same experiences as you to help you navigate your career.

Our job board showcases the detailed profiles of over 4500 companies that give candidates a way to get to the heart of what companies do, what they stand for, and give them a taste of what it’s like to work for them. In other words, we curate job opportunities so that people can find more sustainable career paths in companies that are a good fit, and companies, the right platform to attract the people that will make them thrive.

Behind the scenes, we develop an ecosystem of HR tech products to help companies provide the best candidate and employee experience, such as Welcome Kit, a collaborative, easy to use ATS (Applicant Tracking System) that helps recruiting managers to provide the best candidate experience

Key figures:

+2,5M unique visitors per month
+1M of social media followers
+4 500 clients in France and Czech Republic
Series B Funding

En tant que membre de l’équipe Employee Experience, l’Office Manager a un rôle pivot dans la vie de bureau au quotidien : il/elle s’assure que tous les collaborateurs de Welcome to the Jungle évoluent dans un cadre de travail agréable et sécurisé : la vitrine de nos valeurs sur le terrain !

Le but est d’offrir la meilleure expérience collaborateur possible dans nos locaux.

Voici les différentes missions clés de l’Office Manager :

Vie au bureau :

• Échange régulier et négociation avec tous nos prestataires impliqués dans la maintenance de nos locaux (ménage, ascenseur, alarmes …) et la vie de bureau (café, fruits…)
• Gestion du budget Office Management en autonomie, suivi quotidien des factures et paiements avec l’aide de notre équipe Finance
• Challenge de nos outils existants et de nos équipements (process, sécurité, service support…) pour accompagner la croissance forte de Welcome to the Jungle
• Mise en place de hauts standards de sécurité dans nos deux immeubles en plein coeur de Paris, en s’assurant que toutes les installations sont conformes aux réglementations
• Supervision des hôtes d’accueil, en assurant notamment avec eux la gestion du courrier et des livraisons ainsi que le suivi des badges d’accès à nos locaux
• Coordination avec nos équipes situées en République Tchèque

Communication interne :

• Mise en place de l’onboarding pour chaque nouveau collaborateur et accueil de tous les nouveaux lors de leur premier jour
• Organisation d’événements, à l’échelle des équipes et de l’entreprise, dans nos locaux ou à l’extérieur (team buildings, séminaires, Jungle parties…)
• Soutien de nos équipes de production pour la logistique de certains tournages
• Gestion de notre outil de réservation de voyage et animation de la communauté de collaborateurs travaillant en full remote

QVT et RSE :

• Soutien et relai de la démarche RSE engagée par Welcome to the Jungle auprès des collaborateurs, notamment en matière de tri et recyclage des déchets sur site
• Aide à l’évolution de nos outils et process en lien avec notre certification B-Corp
• Adaptation des espaces de travail en lien avec la Médecine du Travail
• Aide à la rédaction du DUERP pour le présenter en CSE
• Organisation des formations sécurité incendie et premiers secours

On vous invite à postuler si :

• Vous avez une expérience similaire d’au moins 5 ans dans une entreprise en forte croissance
• Vous avez le sens du service et un sens du détail aiguisé
• Vous êtes une personne très organisée : passer rapidement d’un sujet à un autre ne vous fait pas peur
• Vous savez rester calme sous la pression, vous êtes multitâches et savez gérer vos priorités
• Autonome, fiable, vous êtes également très réactif et savez respecter des délais parfois courts
• Sur le terrain, vous êtes partout : réparer une machine à café, accrocher un panneau au mur ou encore organiser un apéro au dernier moment ne vous fait pas peur !
• Rigoureux(se) et professionnel(le), vous aimez travailler en équipe. Vous travaillerez notamment étroitement avec l’IT Manager et vos collègues directs de l’équipe Employee Experience.
• Vous avez un très bon niveau d’anglais

Etape 1 : entretien avec Auriane, Talent Acquisition Specialist
Etape 2 : entretien avec Camille P, Senior Office Manager et Aurélia, Employee Experience Manager
Etape 3 : entretien avec Noëlla, Chief People Officer
Etape : entretien avec Camille F, General Manager