Office Manager / Admin Assistant

• Our Story:

Wisear is a DeepTech company that is committed to building the future of human-computer interface with neural interface. We believe that the way we interact with technology can be more intuitive, more private, and more accessible. Our goal is to make technology a natural extension of ourselves, empowering people to do more and be more.

We are proud to announce that we have secured significant funding, enabling us to take our vision to the next level. With this support, we have successfully built our first prototype equipped with neural-interface technology, which has received widespread recognition and accolades, including being named the CES ‘23 Best of Innovation Honoree and receiving the AcCESsability Award.

• Our Vision

Over the past 30 years, we have expanded our human capabilities through digitalization.  This has made us more productive but our interfaces to interact with them haven’t kept up. Keyboards and mice, 30 years old inventions, have remained the standard & voice is still slow & not private.

With wearables becoming universal (e.g.: earphones, smart watches…) and the advent of AR/VR, our digital capabilities are poised to expand even faster and be even more integrated in our daily lives. We need to rethink how we interface with the digital world.

This is the problem we are solving at Wisear. We build the next-generation of human-machine interface. We record and analyze bioelectrical activity coming from the user’s eyes (ElectroOculography), facial muscle (ElectroMyography) & brain (ElectroEncephalography) to transform it into high-speed, hands-free, silent & accessible controls.

🤓 Tes missions

WISEAR est aujourd’hui en pleine phase de croissance et de structuration de ses équipes et de ses process.

Accompagné du CEO, en tant qu’Office manager/Admin Assistant (H/F/NB), tu seras en charge de la gestion opérationnelle sur différents aspects de la vie/fonctionnement quotidien de l’entreprise.

Pour relever ce défi, tes missions seront axées sur les thématiques suivantes :

Vie d’équipe : Tu seras en charge de la gestion quotidienne de notre bureau parisien, et l’interlocuteur privilégié de nos collaborateurs.rices. Votre mission, avec l’aide de tous nos prestataires de services, sera de construire « the best place to work », en gardant nos bureaux chaleureux, propres et sûrs. Tu seras le premier point de contact des employés pour les questions et besoins quotidiens (commandes, gestion du courrier, etc.).

Organisation d’événements : Tu favoriseras la cohésion de l’équipe en organisant régulièrement des événements et la gestion de notre tooling interne (Notion etc…).

People : Tu coordonneras l’onboarding de nos nouveaux employés, mais aussi la préparation du contrat de travail avec nos partenaires Legal, la fourniture d’un nouvel appareil, et l’accès sur les outils. Tu géreras également la paie mensuelle (ListoPaye), et assureras le suivi des routines légales liées au personnel, telles que les DPAE et les visites médicales. Tu seras le contact en cas de demande concernant la couverture santé (Alan), les chèques repas (Swile). Tu assureras les aspects administratifs sur les sujets de formation.

Recrutement : Tu travailleras en collaboration avec les différents.es managers pour poster les différentes offres d’emploi sur les plateformes (JobTeaser, LinkedIn, WTTJ etc…) et sourcer des candidats.es selon les besoins du poste.

Admin : Tu assureras également le suivi des dépenses effectuées par nos employés (frais de déplacement, indemnité de travail à domicile, etc.), tu t’assureras que toutes les factures sont accessibles au comptable sur une base mensuelle (Qonto + Revolut + Pennylane) et tu seras le gardien du courrier postal entrant et sortant.
Enfin, tu seras le point de contact principal de notre cabinet d’expert comptables ainsi que de nos partenaires d’accompagnement aux aides publiques (CIR/CII, Aide à l’innovation…)

Bonus : Parce que Wisear est une boîte en croissance où il y a toujours plein de chose à faire, tu seras aussi libre de proposer toi-même les sujets sur lesquels tu veux travailler ou même d’accompagner le CEO sur des tâches plus complexes (ex: relations investisseurs.ses etc…)

😇 Et toi ?

• Tu as une en formation de type BTS/DUT en gestion des entreprises et de l’administration (GEA), Assistant de gestion PME-PMI, ou une formation supérieure en Management et Gestion d’entreprises

• Tu possèdes une expérience significative sur des missions similaires dans un environnement startup

• Tu possèdes :

  • Des qualités d’organisation, de rigueur et une réelle attention aux détails

  • Un excellent relationnel, une énergie positive, une excellente communication écrite et orale

  • Le sens des responsabilités et de la confidentialité

• Tu es à l’aise avec l’Anglais et le Français à l’écrit et à l’oral

• Tu maîtrises la suite Google, Notion et plus généralement tu es à l’aise avec les outils informatiques en général

• Tu es pro-actif·ve et prêt·e à monter rapidement en compétence

• Tu as une appétence pour le travail en équipe

😎 Pourquoi Wisear ?

• Tu travailleras avec une équipe incroyable composée d’employés.es dont la motivation n’est plus à prouver (ni les talents au karaoké)

• Tu bénéficieras d’un package très attractif (BSPCEs) que l’on te détaillera en cours de process 🙂

• Tu contribueras à développer le futur de l’interface homme-machine

🤩 Notre process de recrutement

• Screening Interview: 15 minutes avec Yacine notre CEO ou Quentin notre VP of Finance

• Technical Interview: Business Case à préparer puis à présenter à notre CEO Yacine ou Quentin notre VP of Finance

• Fit Interviews: Visite de notre bureau et rencontre avec l’équipe

• Prise de références

• Founders Interview: Call avec Yacine notre CEO ou Alain notre CTO

Nous sommes impatient•e•s de te rencontrer !