Sous la responsabilité du/de la chef(fe) de bureau, le/la gestionnaire administratif gère des dossiers transversaux, prend en charge les activités liées à la gestion du budget et aux achats et apporte son assistance à sa hiérarchie et aux collaborateurs(trices) du bureau.

Plus précisément, ses missions seront les suivantes : 

• En matière de gestion budgétaire et d’achats :

o    contribue à l’élaboration de la stratégie budgétaire pluriannuelle (hors titre 2) ;

o    pilote, avec le/la chef(fe) de bureau, l’exercice de programmation annuelle du budget et des achats et en suit finement l’exécution ;

o    assure pour cela un dialogue de gestion avec les acteurs impliqués, internes et externes ;

o    élabore les expressions de besoins et les demandes d’achats, assure le suivi jusqu’à réalisation des prestations commandées et valide le service fait ;

o    assure un contrôle de gestion fin, produit des tableaux de bord de l’activité, veille à la qualité et à l’intégrité des données alimentant les outils de pilotage ;

o    procède aux achats en ligne sur les sites dédiés : achats de proximité et sur marchés (carte achats) ;

o    assiste les prescripteurs pour identifier et mettre en œuvre les vecteurs d’achats les plus appropriés ;

o    représente le service au sein du réseau des acheteurs du SGDSN et, à ce titre, participe à l’élaboration de la politique d’achat du service, puis en assure la mise en œuvre et réalise le reporting dans le domaine ;

o    contribue à l’optimisation et à la sécurisation des processus de contrôle interne.

• En lien et en appui des collaborateurs(trices) du bureau et plus généralement du service, il/elle :

o    gère les stocks de fournitures courantes ;

o    coordonne les interventions de prestataires extérieurs (réception des livraisons, suivi des prestataires de maintenance, etc.) ;

o    appuie sur le plan logistique l’organisation des événements du service (séminaires, forums, etc.) ;

o    gère le suivi logistique des biens, assure un suivi des inventaires du mobilier et des autres moyens alloués au service.

• De manière générale, il/elle :

o    produit des bilans à destination de la hiérarchie pour mettre en évidence les tendances et les risques afin de proposer des leviers d’amélioration ;

o    réalise tous types de tâches, dans son domaine de compétence, en appui de l’exécution des missions des autres collaborateurs(trices) du bureau. 

Il(elle) sera amené(e) à intervenir dans un environnement interministériel et dans des domaines d’activités exigeant une grande disponibilité, une forte réactivité et des compétences organisationnelles.

Profil d’attaché(e) d’administration ou contractuel de niveau équivalent (Cat A), le/la candidat(e) dispose de compétences avérées en gestion financière et maitrise les fondamentaux de la commande publique.

• Les connaissances suivantes sont requises pour le poste :

• Gestion budgétaire et comptable ;

• Chaîne financière et chaîne de la dépense ;

• Systèmes d’information budgétaires et financiers (CHORUS COEUR, CHORUS-FORMULAIRE) ;

• Outils bureautiques, notamment tableurs (fonctions avancées) ;

• Principes fondamentaux du contrôle interne financier ;

• Principes fondamentaux et règles générales de la commande publique.

Le/la candidat(e) devra aussi disposer des savoir-faire et savoir-être suivants :

• Recueillir les besoins des services utilisateurs et formaliser une expression de besoin ;
  Elaborer des outils de suivi et de reporting ;

• Construire et analyser un budget ;

• Animer un réseau ;

• Diriger une réunion ;

• Construire une analyse et un argumentaire en vue d’un arbitrage ;

• Rigueur formelle ;

• Sens de l’organisation prononcé ;

• Polyvalence et adaptabilité ;

• Sens du service, disponibilité, réactivité ;

• Autonomie ;

• Qualité d’expression écrite (courriels) et orale (téléphone) ;

• Discrétion, loyauté et confidentialité ;

• Savoir rendre compte de son activité ;

• Savoir travailler en équipe ;

• Sens des relations humaines.

Chez VIGINUM, nous croyons que la diversité est une force. Nous nous engageons à créer un environnement inclusif où chaque voix compte. Nous valorisons les différences et les expériences uniques de chacun. Rejoignez-nous et formez une équipe dynamique et variée.