Au sein de l’équipe ADV, vous êtes responsable du bon fonctionnement administratif. Vous êtes l’interface privilégiée entre les managers, les clients et les consultants.

Vous veillez au bon fonctionnement du suivi des missions d’un point de vue financier, juridique et administratif.

Vos missions :

• Réceptionner l’information et contrôler la production des consultants.

-    Collecter les activités des consultants et des fournisseurs.

-    Vérifier et Valider la production des consultants dans l’ERP.

• Gestion administrative et budgétaire des missions

-    Réceptionner les éléments contractuels (contrats, commande, etc..) auprès des clients et/ou des managers, permettant d’établir la facturation.

-    Alerter en cas d’anomalie ou d’absences de commandes les managers.

-    Saisir les contrats clients et les commandes sur l’ERP.

-    Suivre avec les managers les éléments de facturation manquant.

-    Traiter les documents administratifs des dossiers clients.

-    Classement et Archivage.

• Etablir la facturation clients en respectant les clôtures calendaires.

-    Etablir la facturation client.

-    Envoi des factures dématérialisées sur Primobox et autres outils clients.

-    Analyse des FAE/PCA.

• Gestion des litiges :

-    Gestion des anomalies de facturation (retour de factures, anomalie nbr de jours facturés, …).

• Gestion des fournisseurs en respectant les clôtures calendaires :

-    Analyse des factures fournisseurs (FNP).

-    Validation des factures fournisseurs avant règlement.

-    Recouvrement client

Mes livrables (ma production/contribution) Optionnel :

• Clôture mensuelle des RMA :

Vérification et validation des RMA

• Clôture mensuelle de facturation :

Validation de la facturation sur l’outil

• Clôture mensuelle des encours :

-    Analyse des encours.

-    Validation dans l’ERP.

Disponible pour septembre au plus tard, vous avez une première expérience en tant qu’assistant adv. Vous aimez travailler en équipe, le contact client et êtes de nature rigoureuse.

Vous maitrisez un logiciel de facturation.

Un premier échange téléphonique avec la HRBP pour connaitre votre projet professionnel, ce à quoi un entretien en visio suivra

Un entretien avec la Responsable ADV est par la suite à prévoir