Vous accompagnerez le Comex dans ses tâches en apportant le soutien opérationnel et logistique dans la réalisation de ses missions.

Sous la responsabilité de la Directrice Générale Adjointe :

• Vous prenez en charge l’agenda du Président et des 2 directeurs généraux adjoints

• Vous montez et préparez les réunions (dossiers, suivi des participations et accueil), organisation logistique de réunions de direction

• Vous organisez les déplacements professionnels en France et à l’étranger (logistique, visas, feuille de route, dossiers..)

• Vous contribuez à l’organisation des événements internes et externes (déjeuners, diners, séminaires..) mis en œuvre à l’initiative de la Direction

• Vous aurez à réaliser la gestion administrative des devis, contrats et factures des demandes de location d’espaces ou de bureaux de l’Institut

• Vous rédigez les notes, les courriers, ainsi que les comptes-rendus de réunions si nécessaire

• Vous tenez à jour les fichiers de contacts

• Vous suivez les dépenses, budget, notes de frais et commandes, dans le respect des procédures internes

• Savoir-faire:

  • Très bon niveau d’anglais

  • Excellentes capacités de prise de notes, orthographe excellente

  • Habitué.e à travailler sur environnement google workspace et sur nouveaux outils digitaux

  • Expérience de CRM

• Savoir-être:

  • Vous êtes dynamique, réactif.ve, structuré.e et capable de gérer plusieurs dossiers en même temps. Vous disposez d’un très bon relationnel et avez l’habitude de travailler avec un haut niveau d’exigence. Vous savez travailler en toute autonomie en allant chercher les informations quand elles manquent mais aussi avec des interlocuteurs multi-culturels

  • Vous avez l’habitude des environnements changeants, tournés vers l’international

  • Vous savez gérer les priorités

  • Vous faites preuve d’une discrétion absolue et vous savez prendre des initiatives. Vous représentez l’Institut et plus particulièrement la direction auprès des contacts externes

Nous nous engageons à effectuer des recrutements aussi inclusifs que possible. Nous nous basons donc uniquement sur votre personnalité et vos compétences pour la sélection.

Certains avantages qui ont été mis en place 🌟

🏡 Une charte de télétravail à 2 jours de télétravail par semaine (pour les contrats en temps plein) + 10 jours flottants annuellement en France ou à l’étranger (jusqu’à +2/-2h fuseau horaire Paris)

Ⓜ️ Le remboursement à 60% de l’abonnement transport ou le forfait mobilité durable (remboursement de 50€ par mois) 🚲

🍽️ Une carte Swile pour les tickets restaurant (10€ par jour travaillé)

🧘 La mutuelle Alan prise en charge à 70% avec des avantages Alan Mind

🏖️ 6 semaines de congés payés, un forfait cadre de 210 jours (12 RTT en 2024) et des autorisations d’absences pour événements familiaux plus avantageuses que le légal 🧑‍🤝‍🧑

🤝 La journée de solidarité offerte