Rattaché(e) au secrétariat général et en lien direct avec notre Chef de Cabinet, vous assurez les missions suivantes : 

Organisation des instances (40%)

Le Health Data Hub est un GIP qui compte 56 membres répartis en 9 collèges. Les membres se réunissent dans le cadre de son assemblée générale, les représentants des collèges se réunissent au sein de conseil d’administration. Ces instances décisionnaires sont appuyées par des comités consultatifs (audit et rémunérations etc.) 

• Participation à l’élaboration du rétroplanning des instances

• Mise à jour des mailing lists et fichiers des membres des instances, vérification des DPI  (déclaration publique d’intérêt) des membres

• Préparation des convocations, des ordres du jour et des dossiers préparatoires

• Organisation de la partie logistique (préparation des salles de réunion, des accès à distance, de l’accueil des participants, etc.)

• Garant de la réception des supports de présentation

• Relecture des documents

• Gestion des appels de fonds et de la base de données de nos membres

Contribuer à la gestion et la préparation des interventions extérieures (30%)

• Appui à la rédaction d’une note de préparation à une intervention extérieure (logistique, calendrier etc.) de type table ronde / colloque, 

• Contribuer au suivi des interventions extérieures, 

• Contribuer au post-mortem de l’intervention (remerciements, capitalisation etc.). 

Contribution à des travaux internes (10%)

• Alimentation et mise à jour d’un répertoire de contacts

• Aide à la préparation de travaux institutionnels (appui à la mise en forme, archivage etc.)

En parallèle de ces missions, le/la candidat(e) pourra être amené(e) à avoir d’autres missions comme:

Assistance Qualité (10 %) : mission en création  

• Recensement et centralisation des procédures des directions du HDH

• Recensement des anomalies 

• Audit des procédures 

• Rédaction de compte-rendus 

Également de manière ponctuelle les missions suivantes:

Missions administratives / RH de manière ponctuelle (10%)

• Traitement et rédaction des courriers 

• Gestion de bases de données des collaborateurs (badges, mutuelle…)

• Gestion ponctuelle de l’agenda de la directrice (quand l’assistante de direction est absente)

• Gestion fournisseurs des locaux, des stocks et commandes des fournitures

• Suivi CPAM arrêts maladie

• Suivi des notes de frais avec vérification des ordres de mission 

• Suivi des OPCO (organisme paritaire collecteur)

Cette liste est non exhaustive; le collaborateur pourra appuyer sa direction dans d’autres missions.

Compétences techniques et relationnelles

• Maîtrise des outils bureautiques (Google doc, Google sheet, etc.) et du drive

• Qualités rédactionnelles irréprochables

• Aisance relationnelle

• Réactivité

• Respecter les délais et travailler dans un environnement challengeant

• Tenue d’agenda

• Savoir faire face aux imprévus ou changements de dernière minute

• Sens des priorités

• Bonnes qualités d’expression écrite et orale

• Autonomie

Après avoir postulé, le recrutement se déroulera de la manière suivante : 

• Un premier entretien avec le directeur de l’équipe

• Une mise à situation à réaliser chez soi en amont ou sur place

• Un 2nd entretien technique, basé sur le test

• Un entretien final avec la secrétaire générale ou la directrice du Health Data Hub