Assistant de Service et Appui Administratif Gestion Marchés H/F - CDD 7 mois
Département des Yvelines

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Assistant de Service et Appui Administratif Gestion Marchés H/F - CDD 7 mois

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  • Public Administration, Public and Local Agencies
  • > 2000 employees

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Assistant de Service et Appui Administratif Gestion Marchés H/F - CDD 7 mois

This position was filled!

Qui sont-ils ?

Les équipes du Département s’engagent chaque jour pour l’action sociale, l’aménagement du territoire, l’éducation, la culture et la jeunesse. Elles œuvrent dans l’ombre pour l’avenir du département mais aussi, et surtout, pour rendre le quotidien des Yvelinois plus facile.

  • Quoi de commun entre une maison de santé, un collège, un EHPAD, un équipement sportif, un service d’aide aux personnes handicapées ? Le Département !
  • Qui agit pour l’insertion des personnes éloignées de l’emploi, la rénovation urbaine, le logement social, les mobilités, la biodiversité, l’attractivité touristique et la sauvegarde du patrimoine ? Le Département !

Autant de sujets clés, parmi beaucoup d’autres, sur lesquels vous pourrez agir en intégrant les équipes du Département.
Car derrière ces services rendus à la collectivité, qui ont un impact direct sur la vie quotidienne des habitants, il y a des femmes et des hommes engagés, conscients d’exercer, au-delà de leur métier, une mission qui a du sens.

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Descriptif du poste

Les équipes du Département s’engagent chaque jour pour l’action sociale, l’aménagement du territoire, l’éducation, la culture et la jeunesse. Elles œuvrent pour l’avenir du Département mais aussi, et surtout, pour rendre le quotidien des Yvelinois plus facile.

La Direction des Bâtiments assure la gestion, l’entretien et le développement d’un parc immobilier de près d’un million de mètres carrés.

La typologie des bâtiments concernés se compose principalement des 114 collèges gérés par le Département, mais aussi des bâtiments affectés aux services sociaux, à la gendarmerie nationale, aux centres d’incendie et de secours et aux activités culturelles du Département et autres.

L’ambition du Département est d’investir massivement pour améliorer le niveau de son parc de bâtiments, dans un souci de cohérence patrimoniale via un très haut niveau d’exemplarité environnementale.

Pour accompagner ce projet, nous recherchons avec beaucoup d’enthousiasme nos 3 futurs Chefs de projets travaux d’aménagement et de réhabilitation pour rejoindre la Sous Direction Travaux et Interventions et plus précisément au sein du Service Travaux d’Aménagement.

Au sein de la Direction des Bâtiments Unifiée, le Service Travaux d’Aménagements de la Sous-Direction des Travaux et Intervention (SDTI) assure la conduite d’opérations d’aménagement des bâtiments existants (Gros Entretien Renouvellement, mise aux normes techniques et règlementaires, mise en œuvre de l’agenda d’accessibilité programmé des bâtiments ERP, réhabilitations partielles, améliorations fonctionnelles …).

Les opérations sont conduites en majorité en maîtrise d’œuvre externe via des marchés à procédure adaptés de MOE ou des accords cadre à marchés subséquents, mais également en maîtrise d’œuvre interne.

Les travaux d’aménagement recouvrent principalement des travaux multi-techniques tous corps d’état. Ils concernent les mises aux normes règlementaires et techniques (mise en accessibilité, mise aux normes techniques des équipements et des installations), des améliorations fonctionnelles sans changement d’usage du bâtiment (avec, ou sans extension) ou encore des travaux de pérennité du patrimoine (étanchéité, couverture, façade, VRD, …).

Le Service Travaux d’Aménagement est composé d’une équipe de 7 Chefs de projets, d’une Assistante de Service, et un Chef de Service.

Vous serez directement rattaché au Chef de Service.

Votre objectif principal ? Assurer les missions d’Assistant du Chef de Service Travaux d’Aménagement, ainsi que des 7 chefs de projets d’aménagement et réhabilitation relevant de son périmètre. Vous aurez un rôle clé dans l’équipe du Service Travaux d’Aménagement !

Les missions en bref …

En tant qu’Assistant du Chef de Service Travaux d’Aménagement H/F, votre quotidien sera rythmé par les missions suivantes :

Gestion administrative en lien avec les 5 Chefs de projets :
→ Mise en forme et suivi des rapports et délibérations à présenter en vue de leur présentation en Commission permanente (CP) et Conseil Départemental (CD) – Gestion dans AirDélib
→ Rédaction et gestion des pièces administratives liées à l’exécutions des marchés publics de maîtrise d’œuvre et travaux (bons de commande, actes d’engagement, ordres de service, avenants, DC4, procès-verbaux, courriers,…)
→ Suivi des calendriers opérationnels et des procédures en cours
→ Participation à l’archivage des documents liés aux opérations de travaux

Secrétariat du service :
→ Gestion du courrier arrivé et des parapheurs (suivi, contrôle des documents et des circuits de validation)
→ Participation à l’organisation pratique du service et à son fonctionnement opérationnel.
→ Organisation des évènements visant à la cohésion d’équipe.
→ Gestion des demandes DSI
→ Gestion des fournitures

Rôle d’Assistant du Chef de service :
→ Gestion de l’agenda (organisation des rendez-vous, réunions et déplacements, préparation des dossiers correspondants..) ;
→ Accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs ;
→ Rédaction de courriers, notes et compte-rendu de réunion ;
→ Gestion du courrier arrivé et des parapheurs (suivi, contrôle des documents et des circuits de validation)

A travers ce poste, vous serez en interaction avec de nombreux interlocuteurs internes (différents Directions et Services du Département) et externes (Collectivités, Collèges, Entreprises, etc.).

Nos atouts :

Notre ambition :

En choisissant de travailler à nos côtés, vous placez votre ambition au service de ce qui compte vraiment.
Nous rejoindre, c’est aussi vous engager auprès d’une entreprise de service public innovante et attentive au bien-être de ses collaborateurs où chacun peut façonner les contours de son poste.

Pas besoin de passer de concours pour nous rejoindre. Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs, et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général. Quel que soit votre parcours, quel que soit votre domaine de compétence, votre profil forcément unique nous intéresse car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Notre promesse : vous faire vivre une expérience professionnelle riche de sens, source d’employabilité et d’équilibre.

La vie au Département des Yvelines :

Concrètement, vous bénéficiez de nombreux avantages :

  • un accompagnement dès votre arrivée, avec un parcours d’intégration complet pour faciliter votre prise de poste et découvrir votre nouvel environnement : sessions d’intégration « Bienvenue à bord ! », boxe de bienvenue, promotion virtuelle Teams, modules de formation e-learning, sessions « Au coeur de nos métiers », etc.

  • des conditions de travail souples, avec la possibilité de télétravailler pour les métiers qui le permettent (2 jours par semaine) et de travailler dans les différents espaces de co-working dans les Départements des Yvelines et des Hauts-de-Seine

  • un investissement important pour votre formation, avec une large palette de formations qualifiantes ou certifiantes pour développer votre employabilité, ainsi qu’un accompagnement individualisé pour soutenir vos projets professionnels et vos souhaits de mobilité lors de votre Entretien de Parcours Professionnel avec votre référent RH

  • un parcours professionnel dont vous êtes acteur, avec des moments d’information clés pour vous ressourcer et élargir votre horizon professionnel : conférences inspirantes mensuelles, semaines thématiques, séminaires, ateliers managers, formations à l’utilisation des réseaux sociaux, organisation d’un shooting photo avec un professionnel, newsletter mensuelle RH l’Essentiel, magazine interne Ressources & Vous, podcasts, bibliothèque numérique, etc.

  • un large panel d’avantages pour un équilibre professionnel optimal, avec jusqu’à 47 jours de congés annuels, une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance, l’accès à des titres restaurant et des offres négociées auprès des restaurateurs de proximité ou encore des prestations sociales attractives par le biais du CNAS : sport, voyages, billetterie, culture, aide à l’accès au logement, activités sportives à tarifs très avantageux, etc.

  • la possibilité d’exprimer vos engagements auprès d’une organisation engagée dans une démarche RSO (Responsabilité Sociétale des Organisations) et d’écoresponsabilité.

Profil recherché

Vos atouts :

FORMATION :
Vous êtes titulaire d’un Bac+2 Assistant Manager ou équivalent.

EXPERIENCE :
Vous avez idéalement une expérience confirmée (3 ans minimum) en tant qu’Assistant de Direction dans un service spécialisé en maîtrise d’ouvrage public / conduite d’opération.

A travers votre expérience, vous avez acquis de solides compétences en appui au management et soutien administratif sur des dossiers techniques.

SAVOIR, SAVOIR-FAIRE ET SAVOIR-ETRE :

  • Vous êtes rigoureux et méthodique. Vous savez prendre des initiatives pour apporter votre plus value au service.
  • Vous démontrez de bonnes capacités rédactionnelles, de synthèse et d’analyse.
  • Vous savez travailler en transversalité et vous avez des qualités d’animation. Vous appréciez le travail en équipe et vous avez un bon relationnel.
  • Vous êtes bon communiquant et cela facilite vos échanges avec les différentes parties prenantes.
  • Vous êtes à l’aise sur les logiciels bureautiques.
  • Vous aimez les domaines techniques.

Le permis B est obligatoire pour ce poste car des déplacements sur le territoire du département des Yvelines.

Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Alors, nous avons hâte de vous rencontrer !

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :

  • Ce poste est un poste à pourvoir en CDD de 7 mois dans le cadre d’un remplacement de congé maternité
  • Ce poste est à pourvoir début février 2023

Parce que nous sommes des acteurs de proximité au service de la population Yvelinoise et parce que vous souhaitez vivre un métier créateur de liens :

Rejoignez les équipes du Département des Yvelines !

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Questions et réponses sur l'offre
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