AUDITOIRE, groupe international de conseil en communication évènementielle recrute en CDI avec prise de poste dès que possible

Un(e) Assistant(e) de Direction
Poste basé à Paris 16ème (pas de déplacement prévu) et rattaché à la Direction Groupe et France (3 personnes)

Les missions :

Vous assisterez au quotidien le Président Groupe, le Directeur Général Groupe ainsi que le Directeur Général France.
Vous travaillerez en interaction avec l’ensemble des équipes de l’agence (commerciales, production et logistique, création, communication, développement et fonctions support).

Vos missions d’assistanat s’articulent autour des principaux axes suivants :

ORGANISATION

• Gestion de trois agendas complexes et mouvants, organisation des rendez-vous (clients, externes, internes), réservation des salles de réunions, de restaurants…
• Organisation des voyages et déplacements (feuilles de route, hôtels, billets d’avion/train, visas, car booking …)
• Gestion des boites mails (rédaction et réponse).

ADMINISTRATIF

• Gestion quotidienne du courrier (arrivée et départ) et des abonnements presse de la Direction.
• Gestion des notes de frais, édition de bons de commande et validation de factures sous logiciel Gespub.
• Mise à jour des contacts de la Direction dans la base de données commerciale (en collaboration avec l’équipe Développement).
• Saisie, mise en forme divers documents et/ou scan et diffusion

RELATIONNEL/REUNIONS

• Organisation des meetings réguliers (physiques et par visio-conférence) avec les managers commerciaux à Paris ainsi qu’avec les Managers des bureaux internationaux.
• Accueil personnalisé des visiteurs de la Direction, facilitation de leur présence dans l’agence
• Préparation des différents supports en vue des réunions et réalisation des comptes rendus.
   

ASSISTANAT COMMUNICATION
En collaboration avec le Directeur Marketing

• Gestion et suivi du budget annuel (facture, bon de commande…)
• Participation aux réunions de coordination de communication internationale
• Préparation des dossiers en vue des prix et trophées.
• Relation avec l’interprofessionnel (L’association LEVENEMENT)
• Gestion des retombées presse, pilotage et suivi des publications (guide, presse, etc …)
• Organisation des événements internes
• Gestion de la charte graphique (carte de visite, signature emails, etc…) et des objets publicitaires (clés USB, totebag, carnets…)

De formation supérieure, vous justifiez d’une expérience d’au moins 3 années en assistanat d’une Direction Générale obligatoirement au sein d’une agence de communication.

Bonne maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…), de préférence dans un environnement Mac.

Excellent relationnel, bonne présentation, bonne expression orale et aisance rédactionnelle.
Réactivité, forte capacité d’organisation et de priorisation des demandes, rigueur, curiosité, méthode et polyvalence.
Aptitude à travailler en équipe et bonne humeur.
Discrétion, sens de la confidentialité

Un niveau parfaitement courant en anglais est indispensable.